Prikaži dokumente u mreži
Korištenjem ove opcije, možete pregledati sve dokumente koji su prethodno uvezeni koristeći opciju za Uvoz dokumenata:
Tabela prikazuje glavne podatke dokumenta, npr. njegov status, arhiva, datum dokumenta, subjekt, klasifikaciju i skladište ID. Prikaz se može prilagoditi različitim Filterima.
Podaci u tabeli prikazani su u sljedećim kolonama:
|
Status
|
Prikazuje status dokumenta.
Broj i nazivi statusa mogu se definirati po želji. U PANTHEON-u su unaprijed definirana dva statusa dokumenta:
- A – Odobreno: Dokument s ovim statusom odobrio je odgovorna osoba.
- N – Nije odobreno: Dokument s ovim statusom još nije odobren od strane odgovorne osobe.
Opcije dostupne u ovom polju mogu se kreirati na dokumentu tipa arhiva na Statusi kartici u Tipovi dokumenata registru.
 |
SAVJET
Za više informacija o tome kako kreirati statuse dokumenata, pogledajte upute opisane u poglavlju Arhiva tehničkog vodiča.
|
|
|
Ključ
|
Prikazuje jedinstveni ključ koji se koristi kao identifikator dokumenta. Jednostavno rečeno, to znači da u ovoj tabeli ili formi može postojati samo jedan zapis s ovim primarnim ključem. Ako pokušate unijeti zapis s brojem primarnog ključa koji već postoji, program prijavljuje grešku.
|
|
Arhiva
|
Prikazuje arhivu u koju je dokument klasificiran. Dokumenti tipa arhiva definirani su u Tipovi dokumenata registru. Arhiva i skladište dokumenta definirani su na osnovu šeme klasifikacije.
Arhiva može primati dokumente iz različitih poštanskih sandučića, koji se mogu specificirati u Administrativni panel | Postavke | Poštanski sandučići.
|
SAVJET
Možete imati onoliko arhiva koliko želite. Ako arhive vodite npr. po poslovnim jedinicama ili lokacijama, možete definirati zasebnu arhivu za svaku pojedinačnu lokaciju ili poslovnu jedinicu.
|
|
|
Datum
|
Prikazuje datum i vrijeme kreiranja odabranog dokumenta.
|
|
Rok
|
Prikazuje rok dokumenta, koji se popunjava iz šeme klasifikacije.
|
|
Subjekt
|
Prikazuje subjekt povezan s dokumentom, koji se popunjava iz Subjekti registra.
|
|
Naziv subjekta 2
|
Prikazuje podatke o nazivu 2, tj. duži naziv subjekta, koji se popunjava iz Subjekti registra.
|
|
Klasifikacija
|
Prikazuje naziv klasifikacije (kategorije) odabranog dokumenta. Osim klasifikacije dokumenta, klasifikacija također definira kako se dokument obrađuje (koje skladište je dodijeljeno dokumentu).
|
|
Naslov
|
Prikazuje naziv dokumenta, koji se automatski generira u modulu u kojem je dokument kreiran, npr. primljen iz bizBox-a, skeniran, e-dokument.
|
|
Bilješka
|
Unesite bilo koju bilješku o dokumentu.
|
|
ID skladišta
|
Prikazuje naziv skladišta u kojem je dokument pohranjen. Skladišta se mogu kreirati iz menija Postavke | Program | Administrativni panel, panel Postavke | Dokumentacija | Skladište. Možete također postaviti skladište koje će biti dodijeljeno dokumentu prilikom odabira klasifikacije (kategorije) dokumenta.
|
|
ID poštanskog sandučića
|
Prikazuje poštanski sandučić iz kojeg je dokument poslan ili primljen. Poštanski sandučići se mogu kreirati u meniju Postavke | Program | Administrativni panel, panel Postavke | Dokumentacija | Poštanski sandučići.
|
| Odjel |
Prikazuje odjel povezan s dokumentom, koji se popunjava iz Odjel registra. |
|
| Centar troškova |
Prikazuje centar troškova povezan s dokumentom, koji se popunjava iz Centar troškova registra. |
| Referentni broj |
Dodajte bilo koji prilagođeni tekst. |
Linkovi kartica u Dokumenti formi prikazuje informacije o dokumentima povezanim s odabranim dokumentom. Prikazani su samo postojeći linkovi dokumenata. Povezani dokumenti mogu se otvoriti jednostavnim dvostrukim klikom na ključ povezanog dokumenta.
Metapodaci kartica u Dokumenti formi prikazuje metapodatke odabranog dokumenta, definirane ili postavljene za svaki dokument klasifikaciju posebno.
Metapodaci su informacije o podacima, tj. oznake koje opisuju vrstu sadržaja. Oni mogu, ali ne moraju predstavljati obavezne informacije za dokument i obično uključuju naziv dokumenta, vrstu dokumenta, njegovu veličinu, ime osobe koja je kreirala dokument itd. Metapodaci olakšavaju pronalaženje, filtriranje, grupiranje dokumenata sličnog tipa dokumenta u dokumentaciji.
U Datoteke kartici u Dokumenti formi, prikazane su sve datoteke koje pripadaju odabranom dokumentu. Ovdje možete dodati datoteke, kao što su ugovori, cjenovnici, slike artikala, otpremnice itd.
Kartica Chat zapis, u Dokumenti formi, prikazuje informacije o tome ko, kada i koji zadatak je izvršen u vezi s dokumentom i koji workflow (npr. validacija) kontrolira zadatke.
Kartica Dokumenti subjekta, u Dokumenti formi, prikazuje informacije o svim drugim povezanim dokumentima za trenutno odabrani subjekt.