Dokumente im Raster anzeigen
Mit dieser Option können Sie alle Dokumente, die zuvor mit der Option für Dokumente importieren:
Die Tabelle zeigt die Hauptdaten des Dokuments an, z.B. seinen Status, Archiv, Dokumentdatum, Betreff, Klassifizierung und Speicherung ID. Die Anzeige kann mit verschiedenen Filternangepasst werden.
Die Daten in der Tabelle werden in den folgenden Spalten angezeigt:
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Status
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Zeigt den Status des Dokuments an.
Die Anzahl und Namen der Status können nach Wunsch definiert werden. In PANTHEON sind zwei Dokumentstatus vordefiniert:
- A – Genehmigt: Das Dokument mit diesem Status wurde von der verantwortlichen Person genehmigt.
- N – Nicht genehmigt: Das Dokument mit diesem Status wurde von der verantwortlichen Person noch nicht genehmigt.
Die in diesem Feld verfügbaren Optionen können auf dem Dokument des Typs Archiv im Status Tab des Dokumenttypen Registers erstellt werden.
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HINWEIS
Für weitere Informationen zur Erstellung von Dokumentstatus siehe die Anweisungen im Kapitel Archiv des technischen Handbuchs.
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Schlüssel
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Zeigt einen eindeutigen Schlüssel, der als Dokumentenidentifikator verwendet wird. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass es in dieser Tabelle oder diesem Formular nur einen Datensatz mit diesem Primärschlüssel geben kann. Wenn Sie versuchen, einen Datensatz mit einer Primärschlüsselnummer einzugeben, die bereits existiert, meldet das Programm einen Fehler.
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Archiv
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Zeigt das Archiv, in das das Dokument klassifiziert wurde. Die Dokumente des Typs Archiv sind im Dokumenttypen Register definiert. Das Archiv und die Speicherung des Dokuments werden basierend auf dem Klassifizierungsschemadefiniert.
Ein Archiv kann Dokumente aus verschiedenen Postfächern empfangen, die im Administrationspanel | Einstellungen | Postfächerangegeben werden können.
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HINWEIS
Sie können so viele Archive haben, wie Sie möchten. Wenn Sie Archive z.B. nach Geschäftsbereichen oder Standorten führen, können Sie für jeden einzelnen Standort oder Geschäftsbereich ein separates Archiv definieren.
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Datum
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Zeigt das Datum und die Uhrzeit der Erstellung des ausgewählten Dokuments an.
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Fälligkeitsdatum
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Zeigt das Fälligkeitsdatum des Dokuments an, das aus dem Klassifizierungsschemaübernommen wird.
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Betreff
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Zeigt den Betreff an, der mit dem Dokument verbunden ist, der aus dem Betreffs Register übernommen wird.
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Betreff Name 2
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Zeigt die Daten des Namens 2 an, d.h. den langen Namen des Betreffs, der aus dem Betreffs Register übernommen wird.
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Klassifizierung
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Zeigt den Namen der Klassifizierung (Kategorie) des ausgewählten Dokuments an. Neben der Klassifizierung eines Dokuments definiert eine Klassifizierung auch, wie das Dokument behandelt wird (welche Speicherung dem Dokument zugewiesen ist).
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Titel
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Zeigt den Namen des Dokuments an, der automatisch im Modul generiert wird, in dem das Dokument erstellt wurde, z.B. empfangen von bizBox, gescannt, E-Dokument.
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Hinweis
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Geben Sie eine beliebige Notiz zum Dokument ein.
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Speicher-ID
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Zeigt den Namen des Speichers an, in dem das Dokument gespeichert ist. Speicher können über das Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel, Panel Einstellungen | Dokumentation | Speichererstellt werden. Sie können auch den Speicher festlegen, der dem Dokument zugewiesen werden soll, wenn Sie die Klassifizierung (Kategorie) des Dokuments auswählen.
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Postfach-ID
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Zeigt das Postfach an, von dem das Dokument gesendet oder empfangen wurde. Postfächer können im Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel, Panel Einstellungen | Dokumentation | Postfächererstellt werden.
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| Abteilung |
Zeigt die Abteilung an, die mit dem Dokument verbunden ist, die aus dem Abteilung Register übernommen wird. |
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| Kostenstelle |
Zeigt die Kostenstelle an, die mit dem Dokument verbunden ist, die aus dem Kostenstelle Register übernommen wird. |
| Referenznummer |
Fügen Sie beliebigen benutzerdefinierten Text hinzu. |
Der Links Tab des Dokumente Formulars zeigt Informationen zu den mit dem ausgewählten Dokument verknüpften Dokumenten an. Nur vorhandene Dokumentenlinks werden angezeigt. Verknüpfte Dokumente können einfach durch Doppelklicken auf den Schlüssel des verknüpften Dokuments geöffnet werden.
Der Metadaten Tab des Dokumente Formulars zeigt die Metadaten des ausgewählten Dokuments an, die für jede Dokumenten Klassifizierung separat definiert oder festgelegt sind.
Metadaten sind Informationen über Daten, d.h. Tags, die eine Art von Inhalt beschreiben. Sie können obligatorische Informationen für ein Dokument darstellen oder auch nicht und umfassen normalerweise den Namen des Dokuments, den Dokumenttyp, seine Größe, den Namen der Person, die das Dokument erstellt hat, usw. Metadaten erleichtern das Finden, Filtern und Gruppieren von Dokumenten eines ähnlichen Dokumenttyps in der Dokumentation.
Im Dateien Tab des Dokumente Formulars werden alle Dateien angezeigt, die zum ausgewählten Dokument gehören. Hier können Sie Dateien hinzufügen, wie z.B. Verträge, Preislisten, Bilder von Artikeln, Lieferscheine usw.
Der Tab Chat-Protokoll, im Dokumente Formular zeigt Informationen darüber an, wer, wann und welche Aufgabe im Zusammenhang mit dem Dokument ausgeführt wurde und welcher Workflow (z.B. Validierung) die Aufgaben steuert.
Der Tab Betreffsdokumente, im Dokumente Formular zeigt Informationen über alle anderen verknüpften Dokumente für den aktuell ausgewählten Betreff an.