Prikaži dokumente u gridu
Pomoću ove opcije možete pregledati sve dokumente koji su prethodno uvezeni pomoću opcije za Uvoz dokumenata:
Tablica prikazuje glavne podatke dokumenta, npr. njegov status, arhivu, datum dokumenta, subjekt, klasifikaciju i šifru pohrane. Zaslon se može prilagoditi različitim filtrima.
Podaci u tablici prikazani su u sljedećim stupcima:
|
Status
|
Prikazuje status dokumenta. Broj i nazive statusa možete definirati po želji. U PANTHEON-u su unaprijed definirana dva statusa dokumenta:
- A – Potvrđeno : Dokument s ovim statusom odobrila je odgovorna osoba.
- O – Otvoreno: Dokument s ovim statusom još nije odobrila odgovorna osoba.
Opcije dostupne u ovom polju mogu se kreirati na vrsti dokumenta za arhivu na tabu Statusi šifranta Vrste dokumenata.
 |
savjet
Za više informacija o izradi statusa dokumenata, pogledajte upute opisane u poglavlju Arhiva tehničkog priručnika.
|
|
|
Pregled ključa
|
Prikazuje jedinstveni ključ koji se koristi kao identifikator dokumenta. Jednostavno rečeno, to znači da u ovoj tablici ili formi može postojati samo jedan zapis s ovim primarnim ključem. Ako pokušate unijeti zapis s primarnim ključem koji već postoji, program javlja grešku.
|
|
Arhiva
|
Prikazuje arhivu u koju je dokument svrstan. Vrsta dokumenta arhive definirana je u Šifrantu vrsta dokumenata. Arhiva i pohrana dokumenta definirana je klasifikacijskim planom. Arhiva može primati dokumente iz različitih poštanskih sandučića, koji se mogu odrediti u Administratorskoj konzoli | Postavke | Poštanski sandučići.
|
savjet
Možete imati koliko god želite arhiva. Ako čuvate arhive npr. po poslovnim jedinicama ili po lokacijama, možete definirati zasebnu arhivu za svaku pojedinu lokaciju ili poslovnu jedinicu.
|
|
|
Datum
|
Prikazuje datum i vrijeme kreiranja odabranog dokumenta.
|
|
Datum dospijeća
|
Prikazuje datum dospijeća dokumenta koji se popunjava iz klasifikacijskog plana.
|
|
Subjekt
|
Prikazuje subjekt povezan s dokumentom koji se popunjava iz Šifranta subjekta.
|
|
Subjekt Naziv 2
|
Prikazuje podatke o nazivu 2, odnosno dugom nazivu subjekta koji se popunjava iz Šifranta subjekta.
|
|
Šifra klasifikacije
|
Prikazuje naziv klasifikacije (kategorije) odabranog dokumenta. Osim klasifikacije dokumenta, klasifikacija također definira kako se rukuje dokumentom (koja je pohrana dodijeljena dokumentu).
|
|
Naziv
|
Prikazuje naziv dokumenta koji se automatski generira u modulu u kojem je dokument kreiran, npr. primljeno od bizBoxa, skenirano, e-dokument.
|
|
Napomena
|
Unesite bilo koju napomenu na dokument.
|
|
Šifra pohrane
|
Prikazuje naziv pohrane u kojojo je pohranjen dokument. Pohrane se mogu kreirati u izborniku Postavke | Program | Administratorska konzola, panel Postavke | Dokumentacija | Pohrana. Također možete postaviti pohranu koja će se dodijeliti dokumentu prilikom odabira klasifikacije (kategorije) dokumenta.
|
|
ID Poštanskog sandučića
|
Prikazuje poštanski sandučić iz kojeg je dokument poslan ili primljen. Poštanski sandučići mogu se kreirati u izborniku Postavke | Program | Administratorska konzola, panel Postavke | Dokumentacija | Poštanski sandučići.
|
| Odjel |
Prikazuje odjel koji se odnosi na dokument, a koji se popunjava iz Šifranta odjela. |
|
| Nositelj troška |
Prikazuje Nositelja troška povezanog s dokumentom, koje se popunjava iz Šifranta nositelja troška. |
| Referentni broj |
Dodajte bilo koji proizvoljni tekst. |
Tab Veze, na formi Dokumenti prikazuje informacije o dokumentima povezanim s odabranim dokumentom. Prikazane su samo veze na postojeće dokumente. Povezani dokumenti mogu se otvoriti jednostavnim dvoklikom na ključ povezanog dokumenta.
Tab Metapodaci, na formi Dokumenti prikazuje metapodatke odabranog dokumenta, definirane ili postavljene za svaku klasifikaciju dokumenta posebno. Metapodaci su informacije o podacima, tj. oznake koje opisuju vrstu sadržaja. Može, ali i ne mora predstavljati obveznu informaciju za dokument i obično uključuje naziv dokumenta, vrstu dokumenta, njegovu veličinu, ime osobe koja je izradila dokument itd. Metapodaci olakšavaju pronalaženje, filtriranje, grupiranje dokumenata slične vrste dokumenta u dokumentaciji.
Tab Datoteke, na formi Dokumenti prikazuje sve datoteke koje pripadaju odabranom dokumentu. Ovdje možete dodavati datoteke kao što su ugovori, cjenici, slike idenata, otpremnice itd.
Tab Log razgovora, na formi Dokumenti, prikazuje informacije o tome tko je, kada i koji zadatak izvršio u vezi s dokumentom i koji tijek rada (npr. provjera valjanosti) kontrolira zadatke.
Tab Subjekt dokumenti, na formi Dokumenti, prikazuje informacije o svim drugim povezanim dokumentima za trenutno odabrani Subjekt.