Прикажи документи
Со изборот на функцијата прикажи документи, од менито Увоз/извоз на податоци во лента со алатки, можете да ги видите сите документи кои претходно се внесени со користење на опцијата Додади документ:
Во табелата се прикажуваат основните податоци на документот пр. статус, архив, датум на документот, податоци за субјектот, класификација и шифра на складиште. Приказот може да се менува со помош на различни Филтери.
Податоците се прикажани во следните колони:
|
Статус
|
Во полето е приказано статусот на документот.
Бројот и називот на статусот се произволни. Во PANTHEON се однапред дефинирани два статуса
- P – потврден
- N – непотврден
Постојат достапни опции, кои ги креираме според типот на архивскиот документ, во Шифрарникот на видови на документи во табот Статуси.
 |
СОВЕТ
За помош околу креирањето на статуси погледнете го упатството во Архив.
|
|
|
Клуч
|
Единствениот клуч или идентификатор на документот е запишан во полето. Тоа едноставно значи дека може да има само еден запис со тој примарен клуч во таа табела или форма. Ако се обидеме да внесеме запис со број на примарен клуч кој веќе постои, програмата известува за грешка.
|
|
Архива
|
Информациите за архивата, во која го вклучивме документот. Имаме типови на архивски документи креирани во форма Шифрарник на видови документи. Архивата и складирањето на документот се одредуваат од поставките класификации.
Документите од различни поштенски сандачиња можат да дојдат до одредена архива, врз основа на поставките на Сандачиња.
|
СОВЕТ
Можеме да имаме било кој број на архиви. Ако одржуваме архиви, на пр. по деловни единици, по локации можеме да имаме посебна Архива за секоја поединечна локација или деловна единица.
|
|
|
Датум
|
Прикажува датум и време на креираниот документ
|
|
Датум на доспевање
|
Во полето е запишан податок за доспевање кој се пренесува од план за класификации
|
|
Партнер
|
Партнерот со кој е поврзан документот е напишан во полето. Истото се пренесува од Шифрарник на субјекти.
|
|
Субјект назив 2
|
Во полето е запишано Назив2 на партнерот т.е долгиот назив на партнерот. Овој податок се пренесува од Шифрарник на субјекти
|
|
Класификација
|
Полето содржи назив на класификации од избраниот документ. Класификацијата овозможува, покрај класификацијата на документот, да се определи и постапувањето со овој документ (Складиште).
|
|
Назив
|
Полето го содржи името на документот, кој автоматски се генерира од модулот во кој е креиран документот. На пр. Скениран документ, е-документ итн.
|
|
Напомена
|
Во полето внесуваме произволна напомена.
|
| ИД Складиште |
Во полето се пишува името на магацинот каде што се чува документот. Во менито се креираат складишта Подесување | Програм| Администраторска конзола | Документација | Складишта односно на документот му се доделува одредено складиште при одбирање на класификации на документот. |
|
ИД Сандаче
|
Полето го содржи поштенското сандаче од кое е испратен или примен документот. Поштенските сандачиња се креираат во менито Подесувања | Програм | Aдминистраторска конзола | Документација | Сандачиња.
|
| Оддел |
Полето го содржи одделот поврзан со документот, кој се пополнува од шифрарникот на Оддел. |
|
| Носител на трошоци |
Полето го содржи носителот на трошоци поврзан со документот, кој се пополнува од шифрарникот на Носител на трошоци. |
| Референтен број |
Полето е за додавање на кој било прилагоден текст. |
Во табот Врски во Документи прикажува информации за поврзаните документи со избраниот документ. Прикажани се само врски на постоечки документи. Поврзаните документи може да се отворат едноставно со двоен клик на клучот од поврзаниот документ.
Во табот Метаподатоци во Документи се прикажани метаподатоците на документот, кои се подесени т.е дефинирани поединечно за секоја класификација .
Метаподатоците се податочни информации или ознаки кои го опишуваат типот на содржината. Информациите за документот може или не се потребни. Тие го содржат името на документот, видот на документот, неговата големина, името на лицето кое го создало документот итн. Тие го олеснуваат пребарувањето, филтрирањето и групирањето документи од сличен тип во документацијата.
На табот Датотеки форма Документи се прикажуваат сите датотеки кои припаѓаат на избраниот документ. Овде можеме да имаме дополнителни датотеки како што се договори, ценовници, слики од идеи, белешки за испорака итн.
На табот Лог коментари форма Документи ги гледаме информациите: кој, кога и која задача започнала поврзана со документот и деловниот процес (на пример потврда).
Табот Документи на партнерот, прикажува информации за сите поврзани документи за моментално избраниот Партнер