Arată documentele în grilă
Folosind această opțiune, poți previzualiza toate documentele care au fost importate anterior folosind opțiunea pentru Importați documente:
Tabloul afișează datele principale ale documentului, de exemplu, starea acestuia, arhivă, data documentului, subiectul, clasificarea și stocare ID. Afișarea poate fi personalizată cu diferite Filtre.
Datele din tabel sunt afișate în coloanele următoare:
|
Stare
|
Arată starea documentului.
Numărul și numele stărilor pot fi definite după cum se dorește. În PANTHEON, două stări ale documentului sunt predefinite:
- A – Aprobat: Documentul cu această stare a fost aprobat de persoana responsabilă.
- N – Neaprobat: Documentul cu această stare nu a fost încă aprobat de persoana responsabilă.
Opțiunile disponibile în acest domeniu pot fi create pe documentul de tip arhivă pe tab-ul Stări al Tipurilor de Documente registru.
 |
SUGESTIE
Pentru mai multe informații despre cum să creezi stări ale documentelor, vezi instrucțiunile descrise în capitolul Arhivă din ghidul tehnic.
|
|
|
Cheie
|
Arată o cheie unică folosită ca identificator al documentului. În termeni simpli, aceasta înseamnă că poate exista doar un singur record cu această cheie primară în acest tabel sau formular. Dacă încerci să introduci un record cu un număr de cheie primară care există deja, programul raportează o eroare.
|
|
Arhivă
|
Arată arhiva în care a fost clasificat documentul. Documentul de tip arhivă este definit în Tipurile de Documente registru. Arhiva și stocarea documentului sunt definite pe baza schemei de clasificare.
O arhivă poate primi documente din diferite căsuțe poștale, care pot fi specificate în Panoul de Administrare | Setări | Căsuțe poștale.
|
SUGESTIE
Poti avea atâtea arhive câte dorești. Dacă păstrezi arhive, de exemplu, pe unități de afaceri sau pe locații, poți defini o arhivă separată pentru fiecare locație sau unitate de afaceri individuală.
|
|
|
Data
|
Arată data și ora creării documentului selectat.
|
|
Data limită
|
Arată data limită a documentului, care este completată din schema de clasificare.
|
|
Subiect
|
Arată subiectul legat de document, care este completat din Registrul Subiectelor .
|
|
Numele Subiectului 2
|
Arată datele numelui 2, adică numele lung al subiectului, care este completat din Registrul Subiectelor .
|
|
Clasificare
|
Arată numele clasificării (categorie) a documentului selectat. Pe lângă clasificarea unui document, o clasificare definește și modul în care documentul este gestionat (ce stocare este atribuită documentului).
|
|
Titlu
|
Arată numele documentului, care este generat automat în modulul în care a fost creat documentul, de exemplu, primit de la bizBox, scanat, e-document.
|
|
Notă
|
Introdu orice notă referitoare la document.
|
|
ID Stocare
|
Arată numele stocării în care este păstrat documentul. Stocările pot fi create din meniul Setări | Program | Panoul de Administrare, panou Setări | Documentație | Stocare. De asemenea, poți seta stocarea care va fi atribuită documentului atunci când selectezi clasificarea (categorie) documentului.
|
|
ID Căsuță poștală
|
Arată căsuța poștală din care documentul a fost trimis sau primit. Căsuțele poștale pot fi create în meniul Setări | Program | Panoul de Administrare, panou Setări | Documentație | Căsuțe poștale.
|
| Departament |
Arată Departamentul legat de document, care este completat din Registrul Departamentelor . |
|
| Centru de Cost |
Arată Centrul de cost legat de document, care este completat din Registrul Centrelor de Cost . |
| Număr de Referință |
Adaugă orice text personalizat. |
Tab-ul Linkuri al documentelor
3. Metadate Tab-ul Metadate al documentelor afișează metadatele documentului selectat, definite sau setate pentru fiecare document clasificare
separat.
4. Fișiere În tab-ul Fișiere al documentelor , toate fișierele aparținând documentului selectat sunt afișate. Aici poți adăuga fișiere, cum ar fi contracte, liste de prețuri, imagini ale articolelor, note de livrare etc.
Tab-ul Jurnal de chat, în documentele form, afișează informații despre cine, când și ce sarcină a fost efectuată în legătură cu documentul și ce flux de lucru (de exemplu, validare) controlează sarcinile.
Tab-ul Documente Subiect, în documentele form, afișează informații despre toate celelalte documente legate de Subiectul selectat.