Email an DMS

Mailservertyp

Wählen Sie eine der Optionen aus der Dropdown-Liste:

• Postfacheinstellungen verwenden – Wendet die Einstellungen des ausgewählten Postfachs im Postfach Feld an. In diesem Fall wird ein zusätzliches Postfacheinstellungen Abschnitt angezeigt.

  HINWEIS Die Mailserverparameter für das Postfach können direkt im Workflow-Einstellungsformular geändert werden (außer Benutzername). Die Änderungen werden in der Tabelle der Postfacheinstellungen gespeichert. Einstellungen können auch manuell in: Einstellungen | Administrationspanel | Einstellungen | Dokumentation | Postfächer.

• Systemeinstellungen verwenden – Wendet die Einstellungen aus dem Administrationspanelan.

  • Bei der Auswahl von Systemeinstellungen steht ein zusätzlicher Parameter zur Verfügung Postfach-Login verwenden (falls angegeben). Standardmäßig ist dieser Parameter aktiviert.

  • Wenn aktiviert, versucht der Workflow-Block, die Anmeldeparameter aus den Postfacheinstellungen zu laden. Wenn das Postfach nicht angegeben ist oder das Login für das Postfach nicht angegeben ist, werden die Anmeldeparameter aus den Systemeinstellungen verwendet.
  • Wenn deaktiviert, werden die Anmeldeparameter aus den Systemeinstellungen geladen (Administrationspanel | Einstellungen | Internet | Server | (POP3 oder IMAP), abhängig vom Wert des Mailservertyps).
• POP3
• IMAP

Postfach

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Postfach aus, das Sie verwenden möchten.

• Wenn Postfach ausgewählt ist, werden Informationen über empfangene E-Mails in die tMN_MailboxLog Tabelle gespeichert. Sie können das Protokoll im Administrationspanel | Einstellungen | Dokumentation | Postfächer.
• Wenn Postfach nicht ausgewählt ist (leer gelassen), werden keine Protokollinformationen gespeichert.

HINWEIS Es wird empfohlen, für jeden Mailserver ein unabhängiges Postfach hinzuzufügen.

Name

Geben Sie den Servernamen ein.

Port

Geben Sie die Portnummer ein. Die Standardeinstellung für POP3: 110, für IMAP: 993.

Timeout (Sek)

Geben Sie die Zeit ein, nach der das Programm aufhört, zu versuchen, eine Verbindung herzustellen, wenn es Probleme beim Verbinden mit dem Server gibt.

Benutzername

Geben Sie den Benutzernamen ein.

TLS/SSL verwenden

Wählen Sie, ob das Transport Layer Security (TLS)/Secure Sockets Layer (SSL) Protokoll verwendet werden soll. Die Standardeinstellung: Ja.

SASL verwenden

Wählen Sie, ob das Simple Authentication and Security Layer (SASL) Protokoll verwendet werden soll. Die Standardeinstellung: Nein.

Posteingang (nur IMAP)

Geben Sie den Namen des Posteingangs ein. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn IMAP ausgewählt ist.

TLS 1.2 erzwingen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das sicherere TLS 1.2 Protokoll zu erzwingen.

Nachrichten auf dem Server belassen (nur POP3)

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Nachrichten nach dem Empfang in Ihrem E-Mail-Client auf dem Server belassen möchten. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn POP3 ausgewählt ist. Wenn dieser Parameter deaktiviert ist, löscht der EmailToDMS-Block die Nachrichten vom Server, nachdem sie erfolgreich in DMS gespeichert wurden. Aber manchmal können E-Mails von mehreren Personen verwendet werden, und alle sollten alle Nachrichten von dieser E-Mail-Adresse erhalten. In diesem Fall sollte der Parameter `Nachrichten auf dem Server belassen` aktiviert werden, um anderen die Möglichkeit zu geben, E-Mail-Nachrichten zu empfangen. Wenn die E-Mail-Adresse nur für den Import in DMS verwendet wird, können Sie diesen Parameter deaktivieren, und nur nicht empfangene Nachrichten werden auf dem eingehenden E-Mail-Server gespeichert.

Test

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um die Verbindung zum E-Mail-Server zu testen.

Dateien zum Import filtern

Sie können einen Filter für Dateien eingeben, die an die E-Mail angehängt sind und in die Dokumentationimportiert werden.

Mehrere Filter sollten durch ein Semikolon getrennt werden (zum Beispiel, *.pdf;*.xml;*.docx).

Wenn dieses Feld leer ist, werden alle Dateien importiert. Eine *.eml-Datei wird immer importiert, d.h. der Inhalt einer E-Mail-Nachricht.

Titel

Geben Sie den Titel für die Daten ein, die aus der E-Mail in die Dokumentationimportiert werden.

Betreff

Wählen Sie den Betreff aus der Dropdown-Liste, die im erstellten Dokument in Dokumentationerscheint.

Das Feld kann leer gelassen werden.

Verknüpfungsdokument

Geben Sie die Nummer des verknüpften Dokuments ein.

DMS-Archiv

Definieren Sie den Dokumenttyp für das Archiv, in dem Sie die empfangenen E-Mails speichern möchten.

Klassifizierung

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Klassifizierungsschema, das es Ihnen ermöglicht, die importierten Dateien in der Dokumentation nach Klassifizierung zu klassifizieren.