IM AUFBAU - Bestätigung einer Rechnung (einfach)

Die einfache Bestätigung einer Rechnung in PANTHEON Web Light wird durch den vordefinierten eWorkflow ermöglicht. In kleinen Unternehmen können Sie den standardmäßigen Rechnungsprüfer für den eWorkflow festlegen, was bedeutet, dass Aufgaben für die Rechnungserfassung für den Prüfer geöffnet werden, nachdem die verantwortliche Person die Rechnung in die Dokumentation gescannt oder importiert hat.

HINWEIS Für weitere Informationen zum eWorkflow Bestätigung der Rechnung (einfach) siehe das Kapitel Bestätigung der Rechnung (einfach).

In diesem Kapitel wird gezeigt, wie der eWorkflow Bestätigung der Rechnung (einfach) verwendet wird.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person möchte den eWorkflow Bestätigung der Rechnung (einfach) verwenden, um die Rechnung in die Dokumentation zu importieren und die Daten für die Eingabe der Rechnung vorzubereiten. Zuerst importiert die verantwortliche Person das Dokument in die Dokumentation, indem sie einen gescannten PDF-Anhang hinzufügt und ihm die entsprechende Klassifizierung zuweist. Dies führt den eWorkflow aus, der verwendet wird, um die für die Rechnungserfassung vorbereiteten Daten zu bearbeiten. Der eWorkflow ist so konfiguriert, dass Adele Administratorin für die Aufgabe der Rechnungserfassung verantwortlich ist, was bedeutet, dass sie die neue Rechnung dann in PANTHEON Web Light eingibt. Dies geschieht wie folgt: Übertragung des eWorkflows über den PANTHEON Web Service Eingabe der gescannten Rechnung in Dokumente und Aufgaben Vorbereitung der Daten für die Rechnungserfassung Überprüfung der erhaltenen Aufgabe Eingabe der neu erhaltenen Rechnung Überprüfung des Aufgabenverlaufs

1. Übertragung des eWorkflows über den PANTHEON Web Service

Die verantwortliche Person möchte die Arbeit beschleunigen, indem sie den eWorkflow Bestätigung der Rechnung (einfach)verwendet.

Bevor der vordefinierte eWorkflow verwendet werden kann, muss er zuerst mit dem Web Servicein das Register übertragen werden.

Für weitere Informationen zur Übertragung eines eWorkflows in PANTHEON Web Light siehe das Kapitel Übertragung des eWorkflows über den PANTHEON Web Service nach PANTHEON Web Light.

Sobald der eWorkflow übertragen wurde, kann die verantwortliche Person ihn ausführen.

2. Eingabe der gescannten Rechnung in Dokumente und Aufgaben

Die verantwortliche Person öffnet das Modul Dokumente und Aufgaben | Dokumente.

Eine Liste aller Dokumente wird angezeigt. In der Symbolleiste klickt die verantwortliche Person auf Neues Dokument.

Dann beginnt die verantwortliche Person, die gescannte Rechnung einzugeben.

Im Dokumenttyp Feld wählt die verantwortliche Person den gewünschten Typ aus der Dropdown-Liste: SKN0 SCAN.

Als nächstes definiert die verantwortliche Person die Klassifizierung des Dokuments. Im Klassifizierung Feld wählt die verantwortliche Person: 250 – Rechnungen (erhalten, ausgestellt, intern) und erforderliche Dokumentation zu deren Erstellung.

WARNUNG Für die ausgewählte Klassifizierung, in diesem Fall 250 – Rechnungen (erhalten, ausgestellt, intern) und erforderliche Dokumentation zu deren Erstellung, muss der eWorkflow Bestätigung der Rechnung (einfach) im Workflow Feld im Klassifizierungsschemaausgewählt werden. Andernfalls wird der eWorkflow NICHT im Hintergrund ausgeführt.

Im Kunde/Zahler Feld wählt die verantwortliche Person den Lieferanten, in diesem Fall: Post SLO, Ltd.

Als nächstes gibt die verantwortliche Person die Allgemeinen Rechnungsdaten ein.

Im Dokumentdatum Feld gibt die verantwortliche Person das Erstellungsdatum der Rechnung ein: 10.5.2023.

Dann wählt die verantwortliche Person das Fälligkeitsdatum (Fälligkeitsdatum des Dokuments): 18.5.2023.

Im leeren Hinweis Feld gibt die verantwortliche Person den Text ein: Rechnung für Postdienstleistungen Mai 2023.

Jetzt fügt die verantwortliche Person einen PDF-Anhang zur Rechnung vom Desktop hinzu.

Im Dokumente Tab auf der rechten Seite des Formulars klickt die verantwortliche Person auf die Anhang hinzufügen Schaltfläche.

Das Windows-Explorer-Fenster öffnet sich, in dem die verantwortliche Person nach dem Ordner sucht, in dem sich die PDF-Rechnung befindet.

Die verantwortliche Person wählt die PDF-Rechnungsdatei aus und klickt auf die Öffnen Schaltfläche.

HINWEIS Sie können ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen.

Das Dokument wird in PANTHEON Web Light hochgeladen und auf der rechten Seite des Formulars angezeigt.

Sobald das PDF-Dokument zu PANTHEON Web Light hinzugefügt wurde, wird der eWorkflow Bestätigung der Rechnung (einfach) im Hintergrund ausgeführt.

Die verantwortliche Person kann die Daten für die Rechnungserfassung vorbereiten.

3. Vorbereitung der Daten für die Rechnungserfassung

Wenn Adele Administratorin sich bei PANTHEON Web Light anmeldet, bemerkt sie in der Symbolleiste, dass es eine offene Aufgabe gibt.
Die verantwortliche Person klickt auf die offene Aufgabe Daten für die Rechnungserfassung eingeben im Aufgabenverlauf Bereich.

Ein leeres Aufgabenfenster Daten für die Rechnungserfassung eingeben öffnet sich.

Die verantwortliche Person gibt die folgenden Daten ein:

• Im Dokumenttyp Feld wählt die verantwortliche Person den Dokumenttyp aus, der erstellt werden soll, in diesem Fall: 1200 – Rechnung für Kosten.
• Das Datum Feld wird automatisch mit dem heutigen Datum ausgefüllt. In diesem Fall lässt die verantwortliche Person es unverändert: 24.5.2023.
• Als nächstes gibt die verantwortliche Person den Absender an, von dem die Rechnung erhalten wurde, im Betreff Feld: Post SLO, Ltd.
• Aus der Dropdown-Liste des Lager Feld wählt die verantwortliche Person das Lager aus, mit dem die Rechnung verknüpft ist. In diesem Fall lässt die verantwortliche Person es unverändert: KOSTENSTELLEN.
• Aus der Dropdown-Liste des Abteilung Feld wählt die verantwortliche Person die Abteilung aus, mit der die Rechnung verknüpft ist, in diesem Fall: Verwaltung.
• Im Kommentar Feld gibt die verantwortliche Person einen Kommentar zum Dokument ein: Bitte überprüfen Sie den Betrag.

Sobald alle Daten eingegeben sind, klickt die verantwortliche Person auf die Weiter Schaltfläche.

Dies schließt die Arbeit ab, die von der verantwortlichen Person durchgeführt werden sollte. Die Aufgabe zur Rechnungserfassung wurde nun für die verantwortliche Person erstellt, wie im eWorkflow zugewiesen, was im Aufgabenverlauf Bereich angezeigt wird.

In diesem Fall ist die verantwortliche Person aus dem oben genannten eWorkflow Adele Administratorin.

4. Überprüfung der erhaltenen Aufgabe

Sie klickt auf den Link, der das Formular zum Eingeben der neu erhaltenen Rechnung öffnet.

5. Eingabe der neu erhaltenen Rechnung

Adele beginnt, die Daten im Formular Neue Rechnung erhalten einzugeben.

In den Zeilen des Position hinzufügen Feld gibt sie »Mail« ein und wählt den entsprechenden Artikel aus der Liste: -KOSTEN_POST.

Im Quantität Feld gibt Adele "1" und den Nettobetrag der erhaltenen Rechnung im Preis Feld ein. In diesem Fall beträgt der Betrag: EUR 325,26.

Als nächstes klickt sie auf die Schaltfläche (Position hinzufügen).

Im Allgemeinen Bereich gibt Adele die fehlenden Daten ein.

Im Abschnitt Feld wählt sie Verwaltung.

Im Rechnung Feld kopiert Adele die PDF-Rechnungsnummer "2023-12" und das Rechnungsdatum "10.5.2023".

Sobald alle allgemeinen Informationen eingegeben sind, speichert Adele die Rechnung, indem sie auf die Fertigstellen Schaltfläche klickt.

Der Dokumente Tab öffnet sich automatisch.

6. Überprüfung des Aufgabenverlaufs

Im automatisch geöffneten Tab kann Adele sehen, dass alle Aufgaben abgeschlossen sind, wer sie abgeschlossen hat und wann.

Der eWorkflow ist abgeschlossen und das Dokument wird jetzt in der Liste der Dokumente im Dokumente Tab angezeigt.