Shfaq dokumentet në grid
Duke përdorur këtë opsion, mund të parashikoni të gjitha dokumentet që janë importuar më parë duke përdorur opsionin për Importo dokumentet:
Tabela tregon të dhënat kryesore të dokumentit, p.sh. statusin e tij, arkiv, data e dokumentit, subjekti, klasifikimi dhe ruajtja ID. Shfaqja mund të personalizohet me filtra të ndryshëm Filtrat.
Të dhënat në tabelë shfaqen në kolonat e mëposhtme:
|
Statusi
|
Tregon statusin e dokumentit.
Numri dhe emrat e statusit mund të përcaktohen sipas dëshirës. Në PANTHEON, dy statuset e dokumenteve janë të paracaktuara:
- A – Miratuar: Dokumenti me këtë status është miratuar nga personi përgjegjës.
- N – Nuk është miratuar: Dokumenti me këtë status nuk është miratuar ende nga personi përgjegjës.
Opsionet e disponueshme në këtë fushë mund të krijohen në dokumentin e tipit arkiv në Statuset tabin e Tipet e Dokumenteve regjistrit.
 |
KËSHILLË
Për më shumë informacion mbi mënyrën e krijimit të statuset e dokumenteve, shihni udhëzimet e përshkruara në kapitullin Arkiv të udhëzuesit teknik.
|
|
|
Çelësi
|
Tregon një çelës unik të përdorur si identifikues i dokumentit. Në terma të thjeshtë, kjo do të thotë se mund të ketë vetëm një regjistër me këtë çelës primar në këtë tabelë ose formë. Nëse përpiqeni të futni një regjistër me një numër çelësi primar që tashmë ekziston, programi raporton një gabim.
|
|
Arkiv
|
Tregon arkivën në të cilën dokumenti është klasifikuar. Dokumentet e tipit arkiv janë të përcaktuara në Tipet e Dokumenteve regjistrit. Arkiva dhe ruajtja e dokumentit përcaktohen në bazë të skemës së klasifikimit.
Një arkiv mund të pranojë dokumente nga kutitë e ndryshme postare, të cilat mund të specifikohen në Panelin e Administratës | Cilësimet | Kutitë postare.
|
KËSHILLË
Mund të keni sa më shumë arkiva që dëshironi. Nëse mbani arkiva p.sh. sipas njësive të biznesit ose sipas vendeve, mund të përcaktoni një arkiv të veçantë për çdo vend ose njësi biznesi individuale.
|
|
|
Data
|
Tregon datën dhe orën e krijimit të dokumentit të zgjedhur.
|
|
Data e skadimit
|
Tregon datën e skadimit të dokumentit, e cila plotësohet nga skema e klasifikimit.
|
|
Subjekti
|
Tregon subjektin e lidhur me dokumentin, i cili plotësohet nga Regjistri i Subjekteve .
|
|
Emri i Subjektit 2
|
Tregon të dhënat e emrit 2, pra emri i gjatë i subjektit, i cili plotësohet nga Regjistri i Subjekteve .
|
|
Klasifikimi
|
Tregon emrin e klasifikimit (kategoria) të dokumentit të zgjedhur. Përveç klasifikimit të një dokumenti, një klasifikim gjithashtu përcakton se si trajtohet dokumenti (cila ruajtje i është caktuar dokumentit).
|
|
Titulli
|
Tregon emrin e dokumentit, i cili gjenerohet automatikisht në modulin në të cilin është krijuar dokumenti, p.sh. marrë nga bizBox, skanuar, dokument elektronik.
|
|
Shënim
|
Futni çdo shënim mbi dokumentin.
|
|
ID e Ruajtjes
|
Tregon emrin e ruajtjes ku është ruajtur dokumenti. Ruajtjet mund të krijohen nga menuja Cilësimet | Programi | Paneli i Administratës, paneli Cilësimet | Dokumentacioni | Ruajtja. Mund të vendosni gjithashtu ruajtjen që do t'i caktohet dokumentit kur zgjidhni klasifikimin (kategoria) e dokumentit.
|
|
ID e Kutit Postar
|
Tregon kutinë postare nga e cila dokumenti është dërguar ose marrë. Kutitë postare mund të krijohen në menunë Cilësimet | Programi | Paneli i Administratës, paneli Cilësimet | Dokumentacioni | Kutitë postare.
|
| Departamenti |
Tregon Departamentin e lidhur me dokumentin, i cili plotësohet nga Regjistri i Departamenteve . |
|
| Qendra e Kostos |
Tregon Qendrën e Kostos të lidhur me dokumentin, e cila plotësohet nga Regjistri i Qendrave të Kostos . |
| Numri i Referencës |
Shtoni çdo tekst të personalizuar. |
Linket tabi i Dokumenteve tregon informacion mbi dokumentet e lidhura me dokumentin e zgjedhur. Vetëm lidhjet e dokumenteve ekzistuese shfaqen. Dokumentet e lidhura mund të hapen thjesht duke klikuar dy herë mbi çelësin e dokumentit të lidhur.
Metadatat tabi i Dokumenteve tregon metadatat e dokumentit të zgjedhur, të përcaktuara ose të vendosura për çdo dokument klasifikimi veçmas.
Metadatat janë informacion mbi të dhënat, pra etiketat që përshkruajnë një lloj përmbajtjeje. Ajo mund të përfaqësojë ose jo informacion të detyrueshëm për një dokument dhe zakonisht përfshin emrin e dokumentit, llojin e dokumentit, madhësinë e tij, emrin e personit që krijoi dokumentin, etj. Metadatat e lehtësojnë gjetjen, filtrimin, grupimin e dokumenteve të një lloji të ngjashëm në dokumentacion.
Në Skedarët tabin e Dokumenteve , të gjithë skedarët që i përkasin dokumentit të zgjedhur shfaqen. Këtu, mund të shtoni skedarë, si kontrata, lista të çmimeve, fotografi të artikujve, fletë dërgimi, etj.
Tabi Regjistri i Bisedave, në Dokumentet formë, tregon informacion mbi kush, kur dhe cila detyrë u krye në lidhje me dokumentin dhe cili proces (p.sh. validimi) kontrollon detyrat.
Tabi Dokumentet e Subjektit, në Dokumentet formë, tregon informacion mbi të gjitha dokumentet e tjera të lidhura për Subjektin aktualisht të zgjedhur.