 | Loading… |
|
|
|
Prikaži dokumente v mreži
       
S to možnostjo si lahko ogledamo vse dokumente, ki smo jih predhodno uvozili z možnostjo Uvoz dokumentov:
V tabeli so prikazani glavni podatki o dokumentu, npr. njegov status, arhiv, datum dokumenta, subjekt, klasifikacija in ID hrambe. Prikaz lahko prilagodimo z različnimi filtri.
Podatki v tabeli so prikazani v naslednjih stolpcih:
|
Status
|
Prikazuje stanje dokumenta.
Številka in imena statusov se lahko določijo po želji. V PANTHEON-u sta vnaprej določena dva statusa dokumenta:
- P – Potrjen: dokument s tem statusom je odobrila odgovorna oseba.
- N – Nepotrjen: dokumenta s tem statusom še ni odobrila odgovorna oseba.
Možnosti, ki so na voljo v tem polju, je mogoče ustvariti na panelu arhiv na zavihku Statusi v Šifrantu vrst dokumentov.
 |
NAMIG
Za več informacij o ustvarjanju statusov dokumentov glejte navodila, opisana v poglavju Arhiv v tehničnem priročniku.
|
|
|
Ključ
|
Prikaže edinstven ključ, ki se uporablja kot identifikator dokumenta. Poenostavljeno to pomeni, da je v tej tabeli ali obrazcu lahko samo en zapis s tem primarnim ključem. Če poskušate vnesti zapis s številko primarnega ključa, ki že obstaja, program sporoči napako.
|
|
Arhiv
|
Prikazuje arhiv, v katerega je bil dokument razvrščen. Dokument vrste arhiv je opredeljen v Šifrantu vrst dokumentov. Arhiv in hramba dokumenta sta opredeljena na podlagi klasifikacijskega načrta.
Arhiv lahko prejema dokumente iz različnih nabiralnikov, ki jih lahko določimo v Administratorski konzoli | Nastavitve | Nabiralniki .
|
NAMIG
Imamo lahko poljubno število arhivov. Če vodimo arhive npr. po poslovnih enotah ali lokacijah, lahko za vsako posamezno lokacijo ali poslovno enoto določite ločen arhiv.
|
|
|
Datum
|
Prikaže datum in čas nastanka izbranega dokumenta.
|
|
Datum zapadlosti
|
Prikaže datum zapadlosti dokumenta, ki se napolni iz klasifikacijskega načrta.
|
|
Subjekt
|
Prikaže subjekt, povezan z dokumentom, ki se izpolni iz šifranta Subjektov.
|
|
Naziv subjekta
|
Prikaže podatek o nazivu 2, tj. dolgo ime subjekta, ki se izpolni iz šifranta registra Subjektov.
|
|
Klasifikacija
|
Prikaže ime klasifikacije (kategorije) izbranega dokumenta. Klasifikacija poleg razvrstitve dokumenta določa tudi, kako se dokument obravnava (katera hramba je dodeljena dokumentu).
|
|
Naziv
|
Prikazuje ime dokumenta, ki se samodejno ustvari v modulu, v katerem je bil dokument ustvarjen, npr. prejet iz bizBoxa, skeniran, e-dokument.
|
|
Opomba
|
Vnesemo kakršno koli opombo o dokumentu.
|
|
ID hrambe
|
Prikazuje ime shrambe, v kateri je shranjen dokument. Hrambo lahko ustvarimo v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola, panel Nastavitve | Dokumentacija | Hramba.
Pri izbiri klasifikacije (kategorije) dokumenta lahko določimo tudi hrambo, ki bo dodeljena dokumentu.
|
|
ID nabiralnika
|
Prikazuje nabiralnik, iz katerega je bil dokument poslan ali prejet. Nabiralnik lahko ustvarimo v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola, panel Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki.
|
| Oddelek |
Prikaže oddelek, povezan z dokumentom, ki se izpolni iz šifranta Oddelkov.
|
|
| Stroškovni nosilec |
Prikaže stroškovni nosilec, povezano z dokumentom, ki se napolni iz šifranta Stroškovnih nosilcev.
|
| Referenčna številka |
Dodamo poljubno besedilo po meri. |
Na zavihku Povezave so prikazane informacije o dokumentih, ki so povezani z izbranim dokumentom. Prikazane so samo obstoječe povezave do dokumentov. Povezane dokumente lahko odprete preprosto tako, da dvakrat kliknete ključ povezanega dokumenta.
Na zavihku Metapodatki obrazca Dokumenti so prikazani metapodatki izbranega dokumenta, ki so določeni ali nastavljeni za vsako klasifikacijo dokumenta posebej.
Metapodatki so informacije o podatkih, tj. oznake, ki opisujejo vrsto vsebine. Lahko predstavljajo obvezne informacije za dokument, lahko pa tudi ne, in običajno vključujejo ime dokumenta, vrsto dokumenta, njegovo velikost, ime osebe, ki je dokument ustvarila, itd. Metapodatki olajšajo iskanje, filtriranje, združevanje dokumentov podobne vrste v dokumentaciji.
Na zavihku Datoteke obrazca Dokumenti so prikazane vse datoteke, ki pripadajo izbranemu dokumentu. Tu lahko dodajamo datoteke, kot so pogodbe, ceniki, slike izdelkov, dobavnice itd.
Na zavihku Dnevnik pogovorov v obrazcu Dokumenti so prikazane informacije o tem, kdo, kdaj in katero opravilo je bilo opravljeno v zvezi z dokumentom ter kateri delovni tok (npr. potrjevanje) nadzoruje ta opravila.
Na zavihku Dokumenti subjekta v obrazcu Dokumenti so prikazane informacije o vseh drugih povezanih dokumentih za trenutno izbrani subjekt.
| Loading… |
| Loading… |
|
|
|
|