Kreiranje plačilnega naloga

Plačilni nalog je eden izmed negotovinskih računov poravnanja obveznosti podjetja.

V nadaljevanju prikazujemo primer priprave plačilnega naloga v PANTHEON-u.

Za uvoz plačilnega naloga v banko, je potrebno kreirati naloge v veljavnem ISO SEPA XML formatu, katerega morajo podpirati vse banke, saj je to standard, ki je predpisan na področju monetarne unije EU.

OPOZORILO Navodila za uporabo plačilnega standarda ISO SEPA XML in ZBSXML preberite v poglavju UPN in SEPA.

OPIS PRIMERA: Romana Računovodja, odgovorna oseba podjetja Tecta želi za dokument prevzema 22-1000-000001 kreirati plačilni nalog. Gre za dokument nabave osnovnega sredstva Delovni stroj 1.  Plačilni nalog za izbrani dokument kreira po naslednjih korakih: Nastavitve šifrantov plačilnega naloga Nastavitev vrste dokumenta likvidature Izbira računa za plačilo Kreiranje plačilnega naloga Kreiranje XML datoteke za uvoz v spletno banko

1. Nastavitve šifrantov plačilnega naloga

Pred kreiranjem prvega plačilnega naloga mora imeti odgovorna oseba v PANTHEON-u urejene šifrante.

Pomembne šifrant dostopa preko menija Nastavitve | Računovodstvo | Plačilni promet.

Prikaže se seznam naslednjih šifrantov, ki jih je treba urediti pred kreiranjem plačilnih nalogov:

• šifrant oznak za zvezo
• šifrant namenov nakazila
• šifrant modelov za sklic
• šifrant organizacijskih enot
• šifrant kod namenov nakazila ter
• instrumenti plačil.

2. Nastavitve vrste dokumenta likvidature

Pred samim kreiranjem plačilnih nalogov za plačilo računov, mora odgovorna oseba kreirati dokument likvidature.

To stori v Šifrantu vrst dokumentov prevzema.

Odgovorna oseba odpre šifrant vrst dokumentov preko menija Nastavitve | Program | Vrste dokumentov.

NAMIG Navodila za vnos nove vrste dokumenta lahko preberete v Kreiranje nove vrste dokumenta.

V našem primeru kreira vrsto dokumenta LI00 - Plačilni promet doma.

Na levi strani v meniju izbere panel Denar | Plačilni promet in Plačilni promet – Doma (kot prikazano na spodnji sliki).

NAMIG Več o parametrih Vrste dokumenta za Plačilni promet domači lahko preberete v Domači plačilni nalogi.

3. Izbira računa za plačilo

V naslednjem koraku odgovorna oseba izbere račun oziroma dokument prevzema, ki ga želi plačati.

V našem primeru želi odgovorna oseba plačati dokument prevzema dobavitelja Extra Lux d.o.o. dokument številka  22-1000-000001.

NAMIG Postopek kreiranja zgoraj omenjenega dokumenta prevzema lahko preberete v poglavju Pridobitev osnovnega sredstva.

Odgovorna oseba izbere vrsto dokumenta, kjer je bil račun katerega želi plačati, kreiran v našem primeru v meniju Blago | prevzem dokument 1000 – Nabava - Materialno skladišče.

V Ukazni vrstici preko navigacijskih gumbov poišče želeni račun.

Odpre se okno izbranega dokumenta 22-1000-000001.

Račun je že poknjižen. Postopek knjiženja tega dokumenta lahko preberete v poglavju Knjiženje neposredno z dokumenta.

4. Kreiranje plačilnega naloga

Dokument je sestavljen iz treh delov, glave dokumenta, pozicij in vrednostne vrstice.

V glavi dokumenta so izpolnjena polja o dobavitelju, datumu prevzema in prejema računa, datum zapadlosti in odgovorni osebi. 

V pozicijah dokumenta odgovorna oseba izbere zavihek Plačila, kjer lahko za prejeti račun kreira plačilni nalog, obroke plačila ali blagajniški izdatek.

Odgovorna oseba za kreiranje plačilnega naloga izbere zavihek Plač. nalog.

Ker gre za plačilo domačemu dobavitelju, Extra Lux d.o.o. v domači valuti, se odgovorni osebi samodejno napolni polje Domača z vrsto dokumenta LI00 – Plačilni promet doma.

NAMIG Druge možnosti kreiranja plačilnih nalogov: navodila za kreiranje preko menija Plačilni nalogi domači na osnovni odprtih postavk, preberete v Plačilni nalogi navodila za avtomatsko kreiranje npr. pri obračunu plač, preberete v poglavju Obračun plače VSEM ter navodila za kreiranje na osnovi vnesenih dokumentov prevzema v meniju Priprava plač. nalogov iz računov-Domači.

V polje Plačaj na se samodejno napolni številka pozicije transakcijskega računa katerega ima v šifrantu subjektov izbranega pod Osnovni podatki | Računi kot Privzeto.

Če želi plačilo narediti na drug transakcijski račun in ima v Šifrantu subjektov vnesene podatke o drugem transakcijskem računu, le tega izbere v polju Plačaj.

Polje Ref. se napolni samodejno iz nastavitev v šifrantu vrst dokumentov.

Na izbrani vrsti dokumenta, LI00 ima odgovorna oseba v panelu Privzete vrednosti izpolnjene podatke o privzeti vrednosti reference, referenca SI.

Privzeto vrednost lahko nastavi tudi za polje Koda namena ali ročno izbere s spustnega seznama na izbranem računu (kot prikazano na spodnji sliki).

V našem primeru odgovorna oseba izbere ročno kodo namena COST.

Kreiranje sklicne številke plačilnega naloga se nastavi v Privzete vrednosti in sicer se iz spustnega seznama izbere šifra modela za sklic, v našem primeru ima izbrano šifro 00.

Pri Polnjenje dok. izbere podatek, ki želi, da se izpiše v polju sklica za obremenitev.

Odgovorna oseba ima izbrano možnost, da se v polje samodejno napolni podatek 1-Dokument1.

Izpiše se številka, ki jo ima v vrsti dokumenta 1200, vneseno v polje Vezni dokument 1.

 V našem primeru prepiše številko 2022-04.

Polje Iz našega računa se samodejno napolni s podatkom o poziciji transakcijskega računa našega podjetja, torej Tecte d.d., ki ga ima izbranega v šifrantu subjekto kot privzet račun.

Preklopnik Kreiraj nalog je označen privzeto glede na nastavitve iz šifranta subjektov.

Odgovorna oseba s klikom na gumb Kreiraj plačilni nalog  kreira dokument vrste LI00, v našem primeru 22-LI00-000033.

Plačilni nalog vsebuje podatke iz dokumenta in podatke glede na nastavitve vrste dokumenta plačilnih nalogov.

NAMIG Za podrobnejši opis podatkov na plačilnem nalogu lahko preberete v Opis podatkov na plačilnem nalogu.

Pripravljene podatke lahko odgovorna oseba pred izpisom popravi ali podvoji zapis in kreira novega.

4.1. Plačilni nalog v pripravi

Kreiran plačilni nalog se izpiše v panel PN v pripravi.

Odgovorna oseba izbere Denar | Plačilni promet | Plačilni nalogi domači in vrsto dokumenta LI00 - Plačilni promet doma.

Odpre se uporabniški vmesnik za plačilni promet, ki je sestavljen iz dveh delov.

V zgornjem je seznam transakcijskih računov podjetja Tecta iz katerega se poravnava obveznosti, spodaj pa je več zavihkov s podatki in opravili, ki olajšajo pripravo plačilnih nalogov.

Odgovorna oseba nadaljuje s plačilom kreiranega naloga.

Na zavihku PN v pripravi izbere pozicije oziroma plačilne naloge, ki jih želi zajeti v plačilo.

V našem primeru izbere račun dobavitelja Extra Lux d.o.o. kot je prikazano na spodnji sliki. 

Klikne na gumb Plačaj.

Plačilni nalog se prestavi v zavihek PN v plačilu.

4.2. Plačilni nalog v plačilu

NAMIG V zavihku PN v plačilu so plačilni nalogi obarvani z različnimi barvami, ki označujejo naloge glede na zapadlost. V Šifrantu vrst dokumentov plačilni promet si lahko na kreirani vrsti dokumenta za plačilni promet nastavite barve po želji.

Odgovorna oseba odpre zavihek PN v plačilu in izbere datum plačila v polje Dat. valute.

V našem primeru izbere datum 18.5.2022.

V naslednjem koraku izbere pozicijo plačilnega naloga, kreiranega za plačilo račun.

NAMIG Če bi želela plačati več plačilnih nalogov naenkrat bi označila več pozicij s pomočjo funkcijske tipke CTRL.

V polje Izbrani se samodejno napolni vrednost izbranega računa za plačilo.

V našem primeru znaša vrednost plačila 37.210 EUR.

5. Kreiranje XML datoteke za uvoz v spletno banko

Odgovorna oseba bo izbran plačilni nalog prenesla v izbrano mesto datoteke s klikom na gumb Datoteka.

Na oknu LI00 - Plačilni promet doma v zgornjem delu klikne na gumb.

Kreira se XML datoteka, katera se shrani na lokalni disk oziroma mesto, ki ga ima nastavljeno v Administratorska konzola | Nastavitve | Denar | Plačilni nalogi (prikazano na spodnji sliki).

Po kliku na gumb Datoteka se odgovorni osebi pojavi okno z informacijo: Kreiranje datoteke končano (C:\Datalab\Local|siTkDis.xml)!

Datoteko nato odgovorna oseba uvozi v svojo spletno banko in izvede plačilo.

NAMIG Nastavitve pošiljanja plačilnih nalog preberite navodila v Pošiljanje nalogov.