Obračun plače

Plača delavca je znesek, ki ga dobi zaposleni za opravljeno mesečno delo. Plačo sestavljata fiksni (osnovna plača, dodatki  za prehrano in prevoz ter druge ugodnosti) in variabilni del (nagrade, plačilo po uspešnosti itd). 

PANTHEON omogoča enostavno obračunavanje plač in enkraten vnos podatkov, po tem ko si podjetje nastavi in uredi nastavitve za prvi obračun.

NAMIG  Več o nastavitvah za prvi obračun plač lahko preberete TUKAJ.

 

V nadaljevanju vam prikazujemo primer obračuna plače v podjetju Tecta.

OPIS PRIMERA: Katarina Kader, odgovorna oseba podjetja Tecta želi kreirati obračun plače za zaposlenega Dare Delavec, za obdobje 2022-04. Dare je redno zaposlen delavec za nedoločen čas v oddelku proizvodnja. Obračun bo naredila na naslednji način: Personalna mapa Nastavitve šifrantov Priprava obračuna plače Obračun plače

1. Personalna mapa

Personalna mapa delavca je osnova za obračun plače. V njej imamo o delavcu zapisne vse pomembne podatke.

V ta namen izbere meni Kadri | Personalne mape.

V Ukazni vrstici preko navigacijskih gumbov poišče delavca za katerega bo preverila ali ima vnesene vse podatke.

V našem primeru odgovorna oseba poišče delavca Dare Delavec.

NAMIG Obvezna polja personalne mape so označena z rdečo barvo. Če podatki niso vnešeni nam program ne bo pravilno naredil ali sploh ne bo kreiral obračuna delavca.

Odpre se okno Personalne mape.

NAMIG Navodila za nov vnos delavca v Personalno mapo lahko preberete TUKAJ.

1.1. Osnovni podatki

Samodejno se odpre okno personalne mape na panelu Osnovni podatki.

Odgovorna oseba preveri ali ima vnesene obvezne podatke: 

• Ime
• Priimek
• EMŠO in
• Davčna številka

Če ima podatke urejene nadaljuje na naslednji panel.

NAMIG Obarvanje obveznih polj v Personalni mapi si nasatvitve v Administratorski konzoli | Kadri  | Plače pod Ostale nastavitve, zavihek Način obračuna.

1.2. Delovna knjižica

Odgovorna oseba se postavi na panel Delovna knjižica, kamor se vnašajo delovne dobe zaposlenega.

V našem primeru odgovorna oseba vidi, da ima delavec v Delovno knjižico vnesene podatke o delu izven podjetja in zaposlitev v podjetju.

NAMIG Več o Delovni knjižici lahko preberete v poglavju Delovna knjižica.

V spodnjem delu okna, Delovna doba se avtomatsko preračunava delovna doba zaposlenega po spremenljivkah.

Spremenljivke (prikazane na spodnji sliki) se uporabljajo v formulah za izračun minulega dela, dopusta, na vrstah zaslužka itd.

Odgovorna oseba nadaljuje naprej na panel Delovno mesto/Plače, podpanel Parametri za izračun plače.

1.3. Parametri za izračun plače

Odgovorna oseba se postavi na panel Parametri za izračun plače. Tukaj ima vnešeno celotno fluktuacijo zaposlenega znotraj podjetja.

Ključno za obračun plače je, da ima izpolnjena polja:

• Delovno mesto in
• Delovno razmerje.

V našem primeru je delavec zaposlen v proizvodnji za polni nedoločen čas.

Podlaga za zavarovanje ima določeno 001 -  pri podjetju, zavodu, drugi organizaciji ali delodajalcu; pri podružnicah tujih poslovnih subjektov; izvoljeni ali imenovani nosilci javne ali družbene funkcije, v polju Podlaga zav.

Odgovorna oseba ima za delavca v polju Prevoz na delo izbrano relacijo prevoza delavca.

V našem primeru se Dare vozi le po Ljubljani, za kar mu priprada povračilo stroškov za mestni potniški promet, kar označuje izbrana vrednost LJ. 

NAMIG Relacije in vrednosti povračila stroškov prevoza na delo zaposlenih imamo urejene v Šifrantu relacij.

 

OPOZORILO Če ima delavec obračunano boniteto za vozila mora imeti to vpisano v panel Vozila.

 

Polje Formula za bruto je napolnjeno s formulo, ki vrši kontrolo višine plače.

Všija vrednost plače od minimalne je dovoljena. Najnižji znesek izplačane plače mora biti najmanj minimalna plača.

Odgovorna oseba nadaljuje na naslednji panel.

1.4. Poljubna polja

Panel Poljubna polja se napolni s podatki vnešenimi v panel Delovna knjižica in Parametri za izračun plače.

OPOZORILO Nazive Poljubnih polj ureja v Administratorski konzoli | Kadri | Plače | Poljubna polja.

Pomembno je, da ima odgovorna oseba tukaj napolnjeno polje Bruto plača.

V našem primeru vidimo, da ima delavec bruto plačo v vrednosti 2.198,84 EUR.

Vnešene mora imeti podatke za refundirana nadomestila bolniške odsotnosti v poljih:

• Osnova za boleznine
• Leto osnove in
• Ure v letu osnove.

In podatek za bolniško odsotnost do 30 dni v polju Bruto urna postavka.

Kot je vidno na sliki ima odgovorna oseba za izbranega delavca vse vnešeno.

NAMIG Podatke za osnovo za nadomestila boleznine do 30 dni in osnovo za nadomestilo boleznine nad 30 dni si nastavi preko Kadri | Plače | Iskanje osnove za nadomestila do 30 dni in Iskanje osnove za nadomestila nad 30 dni.  Nastavi si lahko po tej poti, če ima za delavca vnesene podatke za 1 leto za nazaj. Če gre za prvi vnos, morate to nastaviti ročno.

V polju Minulo delo ima delavec preračunan odstotek, ki mu pripada na minulo delo. V našem primeru za Dareta je to 11 % bruto plače.

NAMIG Minulo delo se v polju Minulo delo preračunava kot rezultat formule, katero ima vpisano v Administratorski konzoli l ... l Plače l Osnovi podatki l Minulo delo v polju Skupno - Del02. V kolikor je polje v Administratorski konzoli prazno, potem Del02 predstavlja vsoto rezultatov formule katero imamo vpisano v Administratorski konzoli l ... l Plače l Osnovi podatki l Minulo delo v polju Minulo delo pred vstopom in Po vstopu oz. je vsota polja Del08 in Del09.

Odgovorna oseba nadaljuje s preverjanjem obveznih polj.

1.5. Vrste obračunov

V naslednjem koraku odgovorna oseba preveri ali ima za delavca nastavljeno Vrsto obračuna plače.

Postavi se na panel Vrste obračunov in za vsakega delavca posebaj nastavi v katerem obračunu plač naj se prikazuje. Če tega nima izpolnjenega se delavca ne bo zajelo v obračun.

V našem primeru vidi, da je delavec zajet v P000 - Redni obračun in P100 - Regres.

Vrsto dokumenta obračunov ima zapisane v Šifrantu vrst dokumentov-Plače.

NAMIG Navodila za kreiranje nove Vrste dokumenta lahko preberete TUKAJ.

Stolpec Obdobje od se tukaj napolni samodejno z datumom vstopa delavca v podjetje.

Na desni strani v oknu vidimo, da ima odgovorna oseba nastavljene Vrste zaslužka, ki pripadajo posamezni vrsti obračuna za posameznega delavca.

V našem primeru torej vidimo, da ima za delavca Dare na vrsti dokumenta P000 nastavljene vrste zaslužkov PRE, PRV in RDČ.

1.6. Računi

Odgovorna oseba nadaljuje s preverjanjem vnosa podatkov o transakcijskem računu delavca.

Postavi se na panel Računi.

V pozicije lahko vnaša tuje ali domače transakcijske račune delavca. 

NAMIG Dolžina TRR računa se vrši z kontrolo nastavljeno v Administratorski konzoli | Kadri z označenim preklopnikom .

Delavec ima izbran aktiven račun odprt pri Addiko bank, z označenim preklopnikom v stolpcu Akt.

OPOZORILO Če delavec spremeni račun, prejšnjega ne briše ampak doda pozicijo in novega označi za aktivnega..

Bistvenega pomena je, da ima v spodnjem delu Podatki o računu izpolnjena polja:

• Kreiran.plač.nal.: izbrano ima, da se plačilni nalog kreira za delavca
• Način izplačila: da se izplača plačo na transakcijski račun. 

V stolpcu %VSE se samodejno izpolni polje z vrednostjo 100,00 %, kar označuje da gre celo izplačilo na izbran transakcijski račun. 

NAMIG Če gre za izplačilo plačila na več transakcijskih računov se razmerje določi v stolpcu %VSE.

 

Odgovorna oseba nadaljuje na panel Olajšava.

1.7. Olajšava

Panel Olajšava je namenjen spremljanju olajšav za:

• za prostovoljno in nepoklicno opravljanje nalog zaščite
• posebne olajšave družinskih članov
• dodatne splošne olajšave in
• splošne olajšave.

 

NAMIG Če ima delavec za katerega pripravljate obračun, vzdrževanega družinskega člana je treba predhodno vnesti ga v panel Družinski člani. Le tako ga bo možno izbrati v polju Posebne olajšave za družinske člane.

V našem primeru zaposleni nima nobenega vzdrževanega družinskega člana.

 

Samodejno pa se napolni pozicija pri polju Dodatna splošna olajšava Zdoh2A in ima označen preklopnik Aktivno. 

 

OPOZORILO Zakon o dohodnini  - ZDoh-2 izračun akontacije dohodnine od dohodkov iz delovnega razmerja določa, da glavni delodajalec pri izračunu akontacije dohodnine upošteva 1/12 zneseka splošne, osebne, posebne olajšave, ki se drugače upošteva pri odmeri dohodnine od letne davčne osnove. Višino splošne olajšave pri izračunu dohodnine ima vneseno v Administratorski konzoli | Kadri | Plače v polju .  Z dvoklikom dostopa do Šifranta olajšav.

 

1.8. Krediti

V panel Krediti odgovorna oseba vnaša vse podatke o kreditih, izvršbah ali preživnini otroka delavca. 

V našem primeru ima delavec odprt kredit pri Addiko bank d.d., skupna neobračunana vrednost pa znaša 1.200,00 EUR.

Vrednost mesečnega obroka, ki se na obračunu plače tretira kot odbitek od neto plače znaša 100,00 EUR.

NAMIG Navodila za vnos kredita, izvršbe, preživnine za otroka lahko preberete TUKAJ.

2. Nastavitve šifrantov

Odgovorna oseba mora imeti za obračun plač urejene naslednje šifrante, do katerih dostopa preko Nastavitve | Zaposleni | Plače:

• Šifrant razredov dohodnine in davki
• Šifrant osebnih in dodatnih splošnih olajšav
• Šifrant prispevkov
• Šifrant povprečnih plač

NAMIG Če se pojavijo zakonske spremembe ali delamo prvi obračun, je treba v šifrantih preko  (Uvoz/Izvoz podatkov) možnosti Prenos šifrantov s spletnega strežnika prenesti nove podatke. Navodila za uporabo funkcije Prenos šifrantov lahko preberete TUKAJ.

 

• V Šifrantu vrst dokumentov mora imeti odgovorna oseba kreirano vrsto dokumenta za redni obračun plače. Kot smo že zgoraj pri Personalni mapi na Vrste obračunov povedali ima za redni obračun plače kreiran dokument P00 - Redni obračun.

NAMIG Nekatere vrste dokumentov so v Šifrantu vrst dokumentov-Plače že preddefinirane, namenjene kot pomoč pri pripravi novih vrst obračunov. Ogledate si jih lahko TUKAJ.

• Šifrant vrst zaslužkov je namenjen vodenju vrst zaslužkov torej kaj vse pripada k obračunu. 

NAMIG Do Šifranta vrst zaslužkov lahko pridete po poti Nastavitve | Zaposleni | Plače | Vrste zaslužkov ali z dvoklikom v polje, kjer je vnesena kakšna vrsta zaslužka.

3. Priprava rednega obračuna

Za obračun plače odgovorna oseba izbere meni Kadri | Plače | Priprava obračuna. 

3.1. Izbira dokumenta obračuna

Iz nabora vrst dokumentov izbere dokument kreiran za pripravo rednega obračuna. V našem primeru je to dokument P00 - Redni obračun.

Odpre se okno P00 - Redni obračun, ki je razdeljen na štiri dele:

• Ukazno vrstico
• Glavo obračuna
• Podatki o delavcih in

v spodnjem delu šest dodatnih panelov:

• Priprava - priprava obračuna plač za trenutno izbranega delavca
• Krediti - panel prikazuje aktivne kredite trenutno izbranega delavca
• Napake -  obračuna plače
• Plačilni nalogi - panel namenjen kreiranju virmanov za obračun plač
• Knjižbe - panel namenjen avtomatskemu knjiženju plač
• Rekapitulacija - panel prikazuje rekapitulacijo obračunanih plači in prispevkov za vse delavce

3.2. Glava obračuna

Odgovorna oseba v Ukazni vrstici s klikom na gumb  (Vnesi zapis) kreira nov zapis.

Program samodejno kreira številko obračuna v Glavi obračuna, v polju Obračun.

3.2.1. Določitev obdobja in datumov

Polje Obdobje se izbere samodejno kot obdobje za katerega izdelujemo obračun (leto in mesec obračuna).

V nadaljevanju določi datum izplačila, v našem primeru se bo plača delavcu izplačala 10.5.2022. Odgovorna oseba ta datum izbere v polju Dat.izplačila.

Datum obračuna je vedno identičen datumu obdobja. Torej v našem primeru, ker gre za obdobje 2022-04 odgovorna oseba preveri, da ima v polju datum obračuna izbran datum 30.4.2022.

Prav tako pa je pomembno, da je datum davka v polju Dat.davka isti kot datum izplačila.

Odgovorna oseba shrani vnesen zapis s klikom na gumb  (Shrani spremembe).

3.2. Podatki o delavcih

Postavi se na del okna, kjer so Podatki o delavcih.

V nadaljevanju si bo omejila prikaz podatkov le za izbranega delavca, Dare Delavec.

Odgovorna oseba se postavi v vrstico, kjer so zapisani nazivi stolpcev. S klikom na gumb  si lahko omeji kriterije prikaza delavcev.

 

V našem primeru želi odgovorna oseba videti podatke le za izbranega delavca Dare Delavec zato označi kvadratek pred njegovim imenom v spustnem seznamu.

V pozicijah se ji prikažejo le podatki za izbranega delavca kot prikazano na spodnji sliki.

Odgovorna oseba si z desnim klikom miške na vrstico, kjer so nazivi stolpcev, stolpce lahko prilagaja. V ta namen izbere možnost Urejanje | Izbira stolpcev. 

Z levim gumbom miške se postavi na izbrani stolpec, ki ga želi prenesti in drži levi gumb miške, povleče ga iz okna Stolpci v vrstico med ostale stolpce.

V pozicijah delavca vidi podatke o:

• Matični številki: 0018
• EMŠO: 0208970500123
• Delovno mesto: Zaposlen v proizvodnji
• Oddelek: Proizvodnja
• TPRaz.: 42 plačilni razred
• Minulo delo: 11
• Bruto plača: 2.198,84 EUR

V nadaljevanju odgovorna oseba prenese v redni obračun podatke o rednem delu in odsotnosti delavca.

3.3. Zavihek Priprava obračuna

Panel Priprava prikazuje podatke o trenutno izbranem delavcu. Prikazani so podatki o posameznih vrstah zaslužkov, ki se jih delavcu pripiše.

Ker ne gre za prvi obračun plače delavca in ker ima odgovorna oseba v Šifrantu vrst zaslužkov označen preklopnik, na vseh treh prikazanih vrstah zaslužka:

• PRE - Prehrana
• PRV - Prevoz
• RDČ - Redno delo

se v pozicije te tri vrste zaslužka samodejno napolnijo.

OPOZORILO Vrste zaslužka za prevoz in prehrano imamo definirano v Administratorski konzoli | Kadri | Plače, Osnovne nastavitve v poljih označenih na spodnji sliki.

V našem primeru se odgovorni osebi za delavca Dare prikažejo vrste zaslužkov prikazane na spodnji sliki.

NAMIG Če se vnaša prvi obračun plače lahko pozicije v Pripravi obračuna dodajate s klikom na gumb   (Čarovnik) in izbiro možnosti Vnos posamezno ali Vnos vsem.

 

Pri polju Fond ur vidimo, da imamo z rdečo barvo napisan manjko ur. V našem primeru gre za -16 ur. 

OPOZORILO Program črpa podatek o mesečnem Fondu ur za obdobje, ki ga imamo vnesenega v Šifrantu povprečnih plač.

Da se fond ur napolni moramo iz koledarja zaposlenega uvoziti še podatke o odsotnosti.

3.3.1. Prenos odsotnosti v obračun plače

Odgovorna oseba prenese podatke o odsotnosti delavca iz koledarja.

To stori v Glavi obračuna s klikom na gumb  (Prenos iz koledarja) za vse delavce ali le za izbranega delavca, enak gumb v spodnjem delu okna (prikazano na spodnji sliki):

  

NAMIG Navodila za Vnos nove odsotnosti lahko preberete TUKAJ.

Odpre se okno z vprašanjem: Ali res želite uvoziti podatke o odsotnosti iz koledarja?

Odgovorna oseba klikne Potrdi in uvozi podatke iz koledarja zaposlenega.

Pojavi se informacija: Prenos podatkov končan!

Klikne gumb Potrdi.

V spodnjem delu okna, na zavihku Priprava program doda pozicije s podatki o odsotnosti.

V našem primeru se je iz koledarja delavca Dare prenesel podatek o odsotnosti, DOP - Letni dopust in DRP - Državnem prazniku. Delavec je koristil en dan dopusta in en dan je bil državni praznik.

Polje Fond ur se napolni z mesečnim fondom ur, 168.

Če želi lahko preveri podatek v koledarju delavca. Izbere v Personalni mapi panel Pregled odsotnosti, klikne na gumb (Pregled odsotnosti)​ in odpre se koledar delavca kot prikazano na spodnji sliki.

Vidi, da je delavec koristil dopust dne 15.4.2022 in zapis državnega praznika na datum 18.4.2022.

Ko ima odgovorna oseba vnesene podatke o odsotnosti, rednem delu, povračilu stroškov prevoza in prehrane nadaljuje z obračunom.

4. Obračun plače

Odgovorna oseba s klikom na gumb  (Obračun za vse delavce).

V spodnjem delu okna, s klikom na enak gumb naredi obračun plače za posamezno osebo na kateri je pozicionirana.

Program preračuna podatke o delavčevi plači v polja označena na spodnji sliki.

OPOZORILO Če bi se pri Obračunu plače pojavile napake, bi program to javil tako da se odpre panel Napake. Več o napakah pri pripravi obračuna si lahko preberete TUKAJ.

4.1. Razlaga obračuna pozicij

• Redno delo se je preračunalo po formuli vpisani pri Vrsti zaslužka RDČ:

Bruto plača (Del03=bruto plača vnesena v Personalni mapi) * Ure (PRUre=ure vnešene v poziciji v Pripravi obračuna, na poziciji RDČ) / Mesečni fond ur (Fa3= mesečni fond ur vnesen v Šifrant povprečnih plač). 

V našem primeru torej: 2.198,84 * 152 / 168 = 1.989,43 EUR

Znesek vidimo na zavihku Obračun.

Naprej v stolpcih so preračunane vrednosti prispevkov, ki se morajo obračunati pri Vrsti zaslužka.

• Prevoz na Vrsti zaslužka PRV se je obračunala vrednost 37 EUR, ki jo ima zaposlena izbrano v polju Prevoz na delo v Personalni mapi. Predstavlja vrednost mesečne vozovnice ljubljanskega potniškega prometa.
• Vrsta zaslužka za Prehrano PRE pa se je preračunala po vpisani formuli:

Dni (VZRDČ-Dni=število dni vnešene v poziciji v Pripravi obračuna na vrsto zaslužka RDČ) / 8 * Znesek prehrane  (Fa5=znesek za prehrano vnesen v Šifrant povprečnih plač). 

Zaposleni dobi za vsak dan prisotnosti (ure rednega dela) povrnjen maksimalni znesek prehrane.

V našem primeru torej: 19 / 8 * 6,12 = 14,54 EUR

OPOZORILO Če bi se pri Obračunu plače pojavile napake, bi program to javil tako da se odpre panel Napake. Več o napakah pri pripravi obračuna si lahko preberete TUKAJ.

• Nadomestilo zaradi državnega praznika, Vrsta zaslužka DRP se je obračunalo po formuli:

​

Bruto urna postavka za izračun nadomestil do 30 dni (Del28=bruto urna postavka vnešena v Personalno mapo v Poljubna polja ..) * Ure (PRUre=ure vnešene v poziciji v Pripravi obračuna, na poziciji DRP)

V našem primeru torej: 13,27 EUR * 8 = 106,12 EUR

• Delavec je koristil še en dan dopusta, Vrsta zaslužka DOP. Bruto znesek za en dan dopusta se je preračunal po enaki formuli kot znesek za državni praznik in prav tako znaša 106,12 EUR.

• Na obračunu se je pojavila še vrsta zaslužka za minulo delo, pozicija z vrsto zaslužka MND - Minulo delo.

Delavcu pripada k plači 218,84 EUR bruto dodatka za delovno dobo.

Minulo delo se obračunava po vnešeni formuli v Administratorski konzoli | Kadri | Plače na delu okna Ostale nastavitve.

Formulo za minulo delo vnesemo v Šifrant formul za izračun minulega dela do katerega dostopamo z dvoklikom. Tukaj vpisan podatek velja za minulo delo v podjetju. Preddefinirana vrednost je 0,5% letno.

V formuli se sklicuje program na polja, ki so v Personalni mapi delavca na panelu Delovna knjižica.

NAMIG Formulo za izračun minulega dela, vnešenega v Personalno mapo | Delovna knjižica zaposlenega, najdete v Administratorski konzoli | Kadri | Plače, v delu okna Osnovni podatki. Več o minulem delu pred vstopom v podjetje lahko preberete TUKAJ. Več o minulem delu po vstopu v podjetje lahko preberete TUKAJ.

Odgovorna oseba se postavi na zavihek Obračun, kateri je namenjen za prikaz bruto in neto vrednosti, prispevkov na, prispevkov iz ter dohodnine po posameznih vrstah zaslužkov iz zavihka Priprava.

V tem delu lahko odgovorna oseba samo pregleda izračun.

OPOZORILO Za kreiranje storna obračuna plače preberite navodila v poglavju Storno obračuna plače.

 

 

POVEZANE VSEBINE:   Priprava obračuna   Bruto-Neto   Kako knjižimo obračun plač   Izplačilo do razlike minimalne plače