План за класификација

План за класификација е систем за класификација на документи, кој го одредуваат во компанијата властите или произлегува од задачи, деловни процеси или активности на компанијата.

Тоа е основниот и најважниот план за уредување на документарен материјал. Многу прецизно ја дефинира хиерархијата на документацијата, видот на документацијата и нејзината намена, периодот на складирање и начинот на означување или нумерирање на документи.

Според планот за класификација, на пример, фактурите на снабдувачот со електрична енергија ќе бидат прецизно лоцирани и брзо може да се пронајдат. Ова ќе го одреди распоредот во кое складиште, во кој архив (кабинет) во складиштето и во која класификација (папка) се наоѓа документот. Дополнително, Планот за класификација одредува и ракување со документи, време на архивирање, нивоа на пристап (овластување) и слично.

Класификациите може да се групираат хиерархиски и со тоа да се создаде дрво на документи за класификација, што овозможува побрзо одредување и пребарување.

СОВЕТ Системот за класификација е жив организам кој може да се прошири и оживува според животниот циклус на вашата компанија. Во PANTHEON, секогаш можете да преместувате документи од една класификација во друга, да го менувате типот на складирање на класификацијата или да дефинирате дополнителни метаподатоци или процеси за неа.

Веб-услугите ни обезбедуваат однапред подготвени планови за класификација за најчестите типови на деловни субјекти за да го олеснат започнувањето со користење на системот за документи. По преземањето на планот за класификација, можеме да ги уредиме класификациите и, доколку е потребно, да креираме нови.

СОВЕТ Ви предлагаме да не ги комплицирате работите и да започнете да го користите системот за документи како што е претходно поставен во еден од овие планови за класификација. По 6-12 месеци употреба, кога употребата станува секојдневна, започнете со чистење и прилагодување на планот за класификација! Ја имате целата флексибилност и ниеден документ или други податоци нема да бидат изгубени!

Планот за класификација го воспоставуваме во следните чекори:

1. Преземање на однапред подготвен План за класификација
2. Креирање и уредување класификации
3. Поставки за овластување за класификација
4. Пребарување класификации