Kreiranje nove inventure

Nova inventura se opravi ob koncu leta ali krajšega obračunskega obdobja. Ko je popis zalog opravljen in vnesen v (računalniški) sistem, je treba popis zalog primerjati s stanjem zalog v evidencah (računalniškega) sistema. Primerjava se opravi med novo, dejansko prešteto zalogo in številom, navedenim na skladiščnih karticah.

V tem poglavju je prikazano, kako vnesti inventuro v granuli Inventura skladišča.

Opis primera Ob koncu leta se Tectov delavka Ines Weiz odloči, da bo opravila inventuro v skladišču na debelo. Najprej zabeleži dejansko zalogo v skladišču in nato vnese podatke v program. To stori na naslednji način: Odpre okno Nova inventura Vnos podatkov v glavo dokumenta Vnos splošnih podatkov v dokument nove inventure Vnos podatkov inventure v pozicije Uporaba čarovnikov Preverjanje podatkov v dokumentu inventure Potrjevanje inventure

1. Odpiranje okna Nova inventura

Dejansko zalogo v skladišču v program vnese odgovorna oseba.

V glavnem meniju izbere modul Inventura in podmodul Nova Inventura.

Odpre se prazno okno za vnos podrobnosti o inventure.

Nadaljuje z vnosom podatkov v glavo dokumenta.

2. Vnos podatkov v glavo dokumenta

V glavo novega dokumenta inventure vnese naslednje podatke:

V polju Vrsta dokumenta izbere ustrezno vrsto dokumenta: 9A00 – Inventura.

Nato vnese Skladišče v katerem se izvaja inventura, tako da s spustnega seznama izbere skladišče Tecta skladišča.

OPOZORILO Ime skladišča je obvezen vnos v nov dokument inventure. Po potrditvi inventure se za to skladišče pripravijo dokumenti o presežku ali primanjkljaju zalog.

Nato odgovorna oseba izbere, za kateri oddelek se bo evidentiral presežek ali primanjkljaj, ugotovljen med inventuro. Privzeti oddelek, ki se samodejno izpolni ob vnosu novega dokumenta o popisu, je oddelek, dodeljen uporabniku, ki je ustvaril nov dokument o inventuri.

NAMIG Če je oddelek že opredeljen s privzeto nastavitvijo vrsto dokumenta se polje Oddelek se polje samodejno izpolni.

V tem primeru odgovorna oseba izbere Oddelek: Nabava.

Polje Status ostane nespremenjeno saj se samodejno spremeni v Potrjen , ko dokument odobri ustrezna odgovorna oseba.

OPOZORILO Pri dokumentu inventure status Potrjen pomeni, da vrstic inventure ni več mogoče spreminjati, zato se status spremeni šele, ko je inventure končana.

Z izbiro gumba Shrani shrani dokument in saodejno ustvari Št. inventure.

NAMIG Številka dokumenta je sestavljena iz tekočega koledarskega leta, številke vrste dokumenta in zaporedne številke dokumenta.

Nadaljuje z vnosom splošnih podatkov o dokumentu.

3. Vnos splošnih podatkov v dokument nove inventure

S klikom na gumb s puščico desno (Prikaži) de prikaže razdelek Osnovni podatki.

V razdelku Osnovni podatki dokumenta inventure odgovorna oseba določi želeni datum inventure in potrdi želene preklopne gumbe.

V tem primeru odgovorna oseba vpiše datum: 25.11.2024.

Če je preklopni gumb Prikaži idente brez zaloge omogočen, se pri izbiri Statusa v čarovnikih prikažejo tudi elementi z ničelno zalogo. Privzeto je preklopni gumb onemogočen.

Če je omogočen preklopni gumb Upoštevaj tudi emb. in sest. blago se pri iskanju števila zalog (polna zaloga ali delna zaloga) ali pri vnosu vrstic upoštevajo postavke pakiranega ali sestavljenega blaga. Tudi ta preklopni gumb je privzeto onemogočen.

Nato odgovorna oseba določi osebo, ki je odgovorna za inventuro, v tem primeru je to skladiščni inventarist.

NAMIG Polje Referent se samodejno izpolni s trenutno prijavljenim uporabnikom in ga ni mogoče spreminjati.

4. Vnos podatkov inventure v pozicije

Odgovorna oseba doda Pozicije inventure tako, da poišče postavke s spustnega seznama po šifri, imenu šifri dobavitelja.

Ko najde pravi artikel/izdelek, ga doda v pozicijo dokumenta s klikom na gumb plus (Dodaj pozicije) in pritiskom na tipko Enter.

Odgovorna oseba začne vnašati podatke o inventuri v pozicije, s prvim elementom v vrstici: ALU-A301000.

Nato odgovorna oseba v čarovnikih izbere ustrezno možnost.

5. Uporaba čarovnikov

Z uporabo čarovnikov lahko hitro izpolni zalogo v dokumentu.

Izbere lahko:

• Stanje- možnost za iskanje števila zalog v skladišču. Po tej operaciji program izpolni pozicije in stolpec Stanje.
• Delna zaloga - možnost iskanja stanja zaloge na določen dan za določeno skladišče in samo za artikle, ki so bili predhodno vneseni v vrstice za štetje zalog. Po tej operaciji program v pozicijah dokumentov izpolni stolpec Na zalogi.

OPOZORILO Gumb Čarovniki se aktivira, ko izberemo skladišče.

6. Preverjanje podatkov v dokumentu inventure

Na koncu v nogi popisnega lista, preveri skupno vrednost prodajnih in maloprodajnih cen vseh pozicij na dokumentu popisnega lista ter skupno vrednost pozicij popisnega lista in po potrebi doda opombo.

7. Potrjevanje inventure

Ko so vneseni vsi podatki o inventuri, odgovorna oseba to potrdi s klikom na gumb Potrdi v orodni vrstici.

Štetje zalog je potrjeno, ko se prikaže opozorilo, ki potrjuje, da je bilo štetje zalog uspešno zaključeno.

Hkrati se za maloprodajno skladišče ustvarijo ustrezni dokumenti o presežku ali primanjkljaju zalog.

Ko je popis inventure potrjen, se status dokumenta spremeni v Potrjen in datum popisa inventure v skladišču se kopira v skladišče v šifrant Subjektov.