Разлики между eДокументация, Сертифицирана eДокументация и Локална eДокументация

Има няколко типа електронно съхранение на документи. Разликата между тях е в начина, по който документите се съхраняват.

1. eДокументация

eДокументация позволява съхранение на документи в безопасно облачно съхранение. Документите не са отделно цифрово времево маркирани и цифрово подписани, а са криптирани и версирани (по-стари версии на документите могат да бъдат запазени) в съхранението.

Следователно системата може да съхранява документи, които първоначално са създадени електронно, както и документи, създадени на хартия и дигитализирани по-късно.

100 MB безплатно облачно съхранение на документи е налично за всички активни потребители на PANTHEON. Услугата не трябва да бъде поръчвана. Инструкции за инсталиране на безплатната Cloud eДокументация могат да бъдат намерени ТУК.
*След надвишаване на 100 MB, услугата се таксува според актуалната ценова листа.

**Среден размер на документа; 400 KB.

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ Можете да използвате услугата eДокументация, ако сте активирали я предварително и сте потребител на PANTHEON DMS услугата, и сте определили съответните настройки в PANTHEON. Прочетете специфичните условия за ползване: Специфични условия за ползване на eДокументация - Роуминг услуги Специфични условия за ползване на eДокументация - локални лицензи За да поръчате услугата eДокументация или комбинация, и за всяка друга информация, свържете се с prodaja@datalab.si или 01 252 89 50 Препоръчваме комбинация от eДокументация и Сертифицирана eДокументация - съхранявайте документацията, регулирана от закона, в Сертифицирана eДокументация и използвайте редовна eДокументация за съхранение на търговска и техническа документация и пощенски книги.

2. Сертифицирана eДокументация

Сертифицирана eДокументация е електронно съхранение на документи, предоставяно от ЗЗИ, което е безопасно, в съответствие с законодателството и сертифицирано с Архива на Република Словения.

СЪВЕТ Прочетете за актуалното законодателство, свързано с защитата на документалния и архивен материал на Архивно законодателство на Република Словения. Регулации в подготовка могат да бъдат намерени на портала eDemocracy .

Следователно системата може да съхранява документи, които първоначално са създадени електронно, както и документи, създадени на хартия и дигитализирани по-късно.

Услугата Сертифицирана eДокументация включва всичко, което прави редовната eДокументация, плюс:

• Времево маркиране на документ при импортиране на документа в съхранението - документът е цифрово подписан и времево маркиран в момента на запазване, след което се запазва в архива и се създава резервно копие,
• В съответствие с закона и сертифицирано с Архивите на Република Словения - Ако използвате Сертифицирана eДокументация и сте определили архивни процедури, можете да елиминирате физическия архив на компанията и да унищожите физическите документи.

Сертифицирана eДокументация е малко по-скъпа заради технологичните си изисквания. Следователно, препоръчваме да я използвате за документи с законово предписано съхранение (напр. e-фактури, счетоводна документация, договори ...).

Потребителите избират между:

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ Прочетете Общите условия за ползване на електронни комуникационни услуги и съхранение на предадените документи. Ако искате да елиминирате физическия си архив, прочетете Инструкция за отказ от документален материал.

3. Локална eДокументация

Ако искате да съхранявате документи на собствените си сървъри, Локална eДокументация е налична.

Тя работи подобно на редовната eДокументация, с изключение на това, че документите се запазват на вашите локални сървъри.

Локалната eДокументация може да бъде надстроена с функцията Сертифицирана eДокументация и съхранение на част от вашите документи в eДокументация.

Препоръчваме я изключително на компании, които използват локални лицензи на PANTHEON и следователно не са в роуминг режим.

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ За да използвате услугата Локална eДокументация, последната трябва да бъде активирана. След активиране на Локалната eДокументация, трябва да създадете локална база PANTHEON DMS и да проверите връзката й с последната. Прочетете инструкциите в главата Създаване на локална база PANTHEON DMS.

Тя е особено подходяща за компании, които не трябва да съхраняват данни в облака поради закона, и за тези, които не могат да съхраняват бизнес информацията си при трети страни поради вътрешни правила и протоколи за безопасност.

Препоръчваме я също на компании, разположени в райони с лоша интернет връзка.