Unterschiede zwischen eDokumentation, Zertifizierter eDokumentation und Lokaler eDokumentation

Es gibt mehrere Arten der elektronischen Dokumentenspeicherung. Der Unterschied zwischen ihnen liegt darin, wie die Dokumente gespeichert werden.

1. eDokumentation

eDokumentation ermöglicht die Speicherung von Dokumenten in einem sicheren Cloud-Speicher. Die Dokumente werden nicht separat digital zeitgestempelt und digital signiert, sondern sind verschlüsselt und versioniert (ältere Versionen von Dokumenten können erhalten bleiben) im Speicher.

Das System kann daher Dokumente speichern, die ursprünglich elektronisch erstellt wurden, sowie Dokumente, die auf Papier erstellt und später digitalisiert wurden.

100 MB kostenloser Cloud-Dokumentenspeicher stehen allen aktiven PANTHEON-Nutzern zur Verfügung. Der Service muss nicht bestellt werden. Anleitungen zur Installation der kostenlosen Cloud eDokumentation finden Sie HIER.
*Nach Überschreitung von 100 MB wird der Service gemäß der aktuellen Preisliste berechnet.

**Durchschnittliche Dokumentgröße; 400 KB.

Zusätzliche Informationen Sie können den eDokumentationsservice nutzen, wenn Sie ihn zuvor aktiviert haben und ein Nutzer des PANTHEON DMS Services sind und die entsprechenden Einstellungen in PANTHEON festgelegt haben. Lesen Sie die spezifischen Nutzungsbedingungen: Besondere Nutzungsbedingungen für eDokumentation - Roaming-Dienste Besondere Nutzungsbedingungen für eDokumentation - lokale Lizenzen Um den eDokumentationsservice oder eine Kombination sowie alle anderen Informationen zu bestellen, kontaktieren Sie prodaja@datalab.si oder 01 252 89 50 Wir empfehlen eine Kombination aus eDokumentation und Zertifizierter eDokumentation - speichern Sie die gesetzlich geregelte Dokumentation in Zertifizierter eDokumentation und verwenden Sie die reguläre eDokumentation, um kommerzielle und technische Dokumentation sowie Postbücher zu speichern.

2. Zertifizierte eDokumentation

Zertifizierte eDokumentation ist eine elektronische Dokumentenspeicherung, die von ZZI bereitgestellt wird, die sicher ist, den gesetzlichen Anforderungen entspricht und zertifiziert ist mit dem Archiv der Republik Slowenien.

HINWEIS Lesen Sie über die aktuelle Gesetzgebung zum Schutz von Dokumentations- und Archivmaterial auf Archivgesetzgebung der Republik Slowenien. Vorschriften in Vorbereitung finden Sie auf dem eDemocracy Portal.

Das System kann daher Dokumente speichern, die ursprünglich elektronisch erstellt wurden, sowie Dokumente, die auf Papier erstellt und später digitalisiert wurden.

Der Service der Zertifizierten eDokumentation umfasst alles, was die reguläre eDokumentation bietet, plus:

• Zeitstempelung eines Dokuments beim Import des Dokuments in Speicher - ein Dokument wird zum Zeitpunkt des Speicherns digital signiert und zeitgestempelt, dann wird es im Archiv gespeichert und eine Sicherungskopie erstellt,
• In Übereinstimmung mit dem Gesetz und zertifiziert mit den Archiven der Republik Slowenien - Wenn Sie Zertifizierte eDokumentation verwenden und Archivierungsverfahren definiert haben, können Sie das physische Archiv des Unternehmens eliminieren und physische Dokumente vernichten.

Zertifizierte eDokumentation ist aufgrund ihrer technologischen Anforderungen etwas teurer. Daher empfehlen wir, sie für Dokumente mit gesetzlich vorgeschriebener Speicherung zu verwenden (z. B. e-Rechnungen, Buchhaltungsdokumentation, Verträge ...).

Benutzer wählen zwischen:

Zusätzliche Informationen Lesen Sie die Allgemeinen Nutzungsbedingungen für elektronische Kommunikationsdienste und die Speicherung der weitergeleiteten Dokumente. Wenn Sie Ihr Papierarchiv eliminieren möchten, lesen Sie die Anleitung zur Aufgabe von Dokumentationsmaterial.

3. Lokale eDokumentation

Wenn Sie Dokumente auf Ihren eigenen Servern speichern möchten, ist Lokale eDokumentation verfügbar.

Es funktioniert ähnlich wie die reguläre eDokumentation, mit dem Unterschied, dass die Dokumente auf Ihren lokalen Servern gespeichert werden.

Lokale eDokumentation kann mit der Zertifizierten eDokumentation Funktion und der Speicherung eines Teils Ihrer Dokumente in eDokumentationaufgerüstet werden.

Wir empfehlen es ausschließlich Unternehmen, die lokale PANTHEON-Lizenzen verwenden und sich daher nicht im Roaming-Modus befinden.

Zusätzliche Informationen Um den Dienst der Lokalen eDokumentation zu nutzen, muss dieser aktiviertwerden. Nach der Aktivierung der Lokalen eDokumentation müssen Sie eine lokale PANTHEON DMS-Datenbank erstellen und deren Verbindung überprüfen. Lesen Sie die Anweisungen im Kapitel Erstellen einer lokalen PANTHEON DMS-Datenbank.

Es ist besonders geeignet für Unternehmen, die aufgrund des Gesetzes keine Daten in der Cloud speichern dürfen, und für diejenigen, die ihre Geschäftsinformationen aufgrund interner Regeln und Sicherheitsprotokolle nicht bei Drittanbietern speichern können.

Wir empfehlen es auch Unternehmen, die in Gebieten mit schlechter Internetverbindung ansässig sind.