Dokumenti
Modul Dokumenti je kot ogromen digitalni registrator – vanj se shranjujejo vsi dokumenti, ki ste jih kot dokumentacijo vložili v program (predstavljajte si vse papirje, ki ste jih vlagali v mape ali so krožili po podjetju).
Digitalni format dokumentov poenostavi ne le shranjevanje in iskanje po stotinah dokumentov, ampak omogoča tudi preprosto vnašanje, npr. računov, s fotografiranjem ali skeniranjem, pri čemer se relevantni podatki samodejno preberejo in pošljejo v podatkovno bazo, posledično pa do njih lahko neposredno dostopa tudi vaš računovodja.
Vsi vneseni in vloženi dokumenti se shranjujejo v certificirani ali ne‑certificirani hrambi. To je odvisno od zakupljenega paketa. Ko ste se odločili za hrambo, je to treba nastaviti na ustrezni klasifikaciji.
Klasifikacijski načrt se nahaja v Nastavitvah/Dokumentacija. Lahko ga uvozimo iz spletnega strežnika ali pa oblikujemo svojega.
Seznam vseh vnesenih dokumentov se odpre neposredno ob kliku na Dokumenti in opravila v glavnem meniju.
Zaslonsko masko lahko logično razdelimo na dva dela:
- Orodna vrstica – ima pomembne akcijske gumbe: Prkaži izbrisane, Nov dokument (nova stran), eRačun in Izbriši dokument.
- Seznam dokumentov – v stolpcih prikazuje glavne podatke dokumentov in skupaj z glavo za iskanje predstavlja največji del zaslona.
Seznam dokumentov
V glavi nad seznamom lahko dokumente iščemo po subjektu in številki dokumenta. Med polji se lahko premikamo s tipko Tab.
|
Iskanje
|
Dokumente lahko iščemo po vseh kriterijih v tabeli.
|
|
Subjekt
|
S spustnega seznama izberemo subjekt, če želimo pregled nad dokumenti določenega subjekta
|
|
Vrsta dokumenta
|
S seznama izberemo vrsto dokumenta.
|
|
Klasifikacija
|
S spustnega seznama lahko izberemo klasifikacije, za katere želimo pregled dokumentov.
|
|
Uporabnik
|
Izberemo uporabnika – osebo, ki je dokument vnesla.
|
|
Status
|
Iskanje dokumentov po statusu.
|
|
Datum od / do
|
Nastavimo obdobje za pregled dokumentov.
|
Seznam omogoča tudi sortiranje dokumentov in njihovo razvrščanje po pogojih v naslednjih stolpcih:
|
(Izberi)
|
Obkljukamo, če želimo dokument izbrisati. Naenkrat lahko označimo več dokumentov. Pri izbiri vsaj enega dokumenta se bo aktiviral gumb Izbriši v ukazni vrstici.
|
|
(Predogled)
|
V predogledu dokumenta se ob kliku na ikono na desni strani prikaže PDF oblika.
|
|
Številka
|
Zaporedna številka dokumenta.
Ob kliku na št. dokumenta se dokument odpre in prikažejo se vsi podatki iz baze.
|
|
Šifra subjekta
|
Šifra (oznaka) subjekta, ki je poslal dokument.
|
|
Naziv subjekta
|
Naziv oz. daljše ime subjekta iz šifranta subjektov.
|
|
Datum
|
Datum prejema dokumenta.
|
|
Zapadlost
|
Datum zapadlosti.
|
| Naziv |
Naziv dokumenta, ki je samodejno generiran v modulu, v katerem je dokument kreiran. |
|
VD
|
Vrsta dokumenta.
|
|
Klasifikacija
|
Klasifikacija, ki smo jo vnesli pri skeniranju oz. dodajanju dokumenta v dokumentacijo.
|
|
Opomba
|
Krajša opomba na dokumentu.
|
|
Uporabnik
|
Prijavljeni uporabnik oz. oseba, ki je dokument vnesla.
|
|
Status
|
Trenutni status dokumenta (Odprt, Zavrnjen, Zaključen, idr.).
|