Dokumenti
Modul Dokumenti je kao ogromni digitalni registrator - u njega pohranjujete sve dokumente koje ste, kao dokumentaciju, unijeli u program (pokušajte si predočiti sve papire koje ste odlagali u mape ili koji su cirkulirali po poduzeću).
Digitalni oblik dokumenata pojednostavljuje ne samo pohranjivanje i pretraživanje stotine dokumenata, nego omogućuje i jednostavan unos dokumenata (primjerice računa) fotografiranjem ili skeniranjem, pri čemu se relevantni podaci automatski iščitaju i pošalju u bazu podataka. Posljedično s time, takvim dokumentima direktno može pristupiti i vaš računovođa.
Svi uneseni i priloženi dokumenti se pohranjuju u certificiranu ili ne-certificiranu pohranu. To ovisi o kupljenom paketu. Nakon što ste se odlučili kupiti pohranu, to je potrebno i postaviti na odgovarajućoj klasifikaciji.
Klasifikacijski plan je već unaprijed postavljen u bazi. Možete ga promijeniti samo s PANTHEON licencama LX, LT, SE, ME, MF ili RE.
Popis svih unesenih dokumenata se otvori neposredno klikom na modul Dokumenti i zadaci iz glavnog izbornika.
Zaslonsku masku možemo logički podijeliti na dva dijela:
- Alatna traka - sadrži važne akcijske gumbe: Novi dokument (nova stranica), eRačun i Obriši dokument.
- Popis dokumenata - u stupcima prikazuje glavne podatke dokumenata i, zajedno sa zaglavljem za pretraživanje, predstavlja najveći dio zaslona.
Popis dokumenata
U zaglavlju, iznad popisa, možemo pretraživati dokumente po subjektu i po broju dokumenta. Između polja u zaglavlju se možemo kretati koristeći tipku Tab.
|
Pretraživanje
|
Dokumente možemo pretraživati po svim kriterijima u stupcima.
|
|
Subjekt
|
Ukoliko želimo pregledati dokumente određenog subjekta, sa silaznog popisa odaberemo željeni subjekt.
|
|
Vrsta dokumenta
|
S popisa možemo odabrati vrstu dokumenta.
|
|
Klasifikacija
|
Sa silaznog popisa možemo odabrati klasifikaciju za koju želimo pregledati dokumente.
|
|
Korisnik
|
Odaberemo korisnika - osobu koja je unijela dokument u sustav.
|
|
Status
|
Pretraživanje dokumenta s obzirom na status.
|
|
Datum od / do
|
Odredimo razdoblje za pregled dokumenata.
|
Popis također omogućuje sortiranje dokumenata i filtriranje prema stanju u sljedećim stupcima:
|
(Odaberi)
|
Ovo polje označimo kvačicom (odaberemo) ako želimo izbrisati taj dokument. U isto vrijeme možemo označiti veći broj dokumenata. Pri odabiru svakog od tih dokumenata će se aktivirati gumb Izbriši, koji se nalazi u alatnoj traci.
|
|
(Pretpregled)
|
Klikom na ikonu za pretpregled dokumenta se, na desnoj strani zaslona, prikaže dokument u PDF obliku.
|
|
Broj
|
Redni broj dokumenta.
Klikom na broj dokumenta se taj dokument otvori i prikažu se svi njegovi podaci uneseni u bazu podataka.
|
|
Šifra subjekta
|
Šifra (oznaka) subjekta koji je poslao dokument.
|
|
Naziv subjekta
|
Naziv, odnosno duže ime subjekta iz šifranta subjekata.
|
|
Datum
|
Datum primitka dokumenta.
|
|
Datum dospijeća
|
Datum dospijeća dokumenta.
|
| Naziv |
Naziv dokumenta koji je automatski generiran u modulu u kojemu je dokument izrađen. |
|
Iznos
|
Vrijednost dokumenta.
|
|
VD
|
Vrsta dokumenta.
|
|
Klasifikacija
|
Klasifikacija koju smo unijeli pri skeniranju, odnosno dodavanju dokumenta u dokumentaciju.
|
|
Napomena
|
Kratka napomena na dokumentu.
|
|
Korisnik
|
Prijavljeni korisnik, odnosno osoba koja je dokument unijela u sustav.
|
|
Status
|
Trenutni status dokumenta (Otvoreno, Poslano, Završeno i ostalo).
|