Premakni dokumente v hrambo
Funkcionalnost Premakni dokumente v hrambo se uporablja, ko pri klasifikaciji pride do spremembe hrambe.
Obstoječi dokumenti na klasifikaciji, pri kateri je prišlo do spremembe, se ne prenesejo samodejno v novo hrambo. Te dokumente prenesemo z uporabo opisane funkcionalnosti. Odpre se nam okno z vsemi zbranimi dokumenti, za katere je bila narejena sprememba hrambe.
Do forme dostopamo preko obrazca Klasifikacijski načrt na način, da kliknemo na gumb 
(Čarovniki) in izberemo možnost Premakni dokumente v hrambo.
V nadaljevanju sledi opis obrazca.
|
Datum od
|
V polju izberemo začetni datum kreiranja za prikaz dokumentov, ki jih želimo premakniti.
|
|
Datum do
|
V polju izberemo končni datum kreiranja za prikaz dokumentov, ki jih želimo premakniti.
|
|
Zberi
|
S klikom na gumb zberemo in prikažemo dokumente glede na izbrana datumska filtra.
|
|
ID hrambe
|
V polju je zapisan podatek o izbrani hrambi, kjer se trenutno nahajajo dokumenti. Na voljo so tri hrambe:
|
|
Cilj ID-ja hrambe
|
V polju je zapisana ciljna hramba, kamor naj se prenesejo zbrani dokumenti.
|
|
Status
|
V polju je zapisan podatek o statusu dokumenta. Število in nazivi statusov so poljubni. Doda se jih lahko na posamezno vrsto dokumenta arhiv, v Šifrant vrst dokumentov na zavihku Statusi.
|
|
Ključ
|
V polju je zapisan unikatni ključ oz. identifikator dokumenta.
|
|
Arhiv
|
V polju je zapisan podatek o arhivu v katerega smo uvrstili dokument. Vrste dokumentov arhiva imamo kreirane v obrazcu Šifrant vrst dokumentov. Arhiv in hramba se dokumentu določita iz nastavitev klasifikacije.
V določen arhiv lahko prihajajo dokumenti iz različnih nabiralnikov, kar določimo na panelu Nabiralniki.
 |
NAMIG
Imamo lahko poljubno število arhivov. Če vodimo arhive npr. po poslovnih enotah, po lokacijah imamo lahko za vsako posamezno lokacijo oz. poslovno enoto kreiran svoj Arhiv.
|
|
|
Datum
|
V polju je zapisana ura in datum kreiranja dokumenta.
|
|
Datum zapadl.
|
V polju je zapisana ura in datum zapadlosti dokumenta.
|
|
Subjekt
|
V polju je zapisan subjekt na katerega se dokument navezuje. Ta se prenese iz obrazca Šifrant subjektov.
|
|
Naziv subjekta 2
|
V polju je zapisan naziv 2 subjekta oz. daljši naziv subjekta. Ta se prenese iz obrazca Šifrant subjektov, polja Naziv2.
|
|
Klasifikacija
|
V polju je zapisan šifra klasifikacije izbranega dokumenta.
|
|
Naziv
|
V polju je zapisan naziv klasifikacije izbranega dokumenta. Klasifikacija poleg klasifikacije dokumentov določa tudi ravnanje s tem dokumentom (Hramba).
|
|
Opomba
|
V polju je zapisan poljubna opomba, če je bila ta dodana na dokument.
|
|
ID nabiralnika
|
V polju je zapisan šifra nabiralnika od koder je bil dokument poslan ali prejet. Nabiralniki so kreirani v meniju Nastavitve | Program | Administratorski konzoli na zavihku Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki.
|
|
Premakni
|
S klikom na gumb se vsi zbrani dokumenti iz trenutne hrambe prenesejo v ciljno izbrano hrambo.
|