PDF-Dokumentenverarbeitung im Detail nach Position

OCR für ePosting ermöglicht mehrere Möglichkeiten zum Lesen von PDF-Dokumenten oder Rechnungen. Die Standard-ePosting-Funktionalität unterstützt derzeit zwei Methoden zum Lesen von PDF-Dokumenten.

Eine der beiden Methoden zum Lesen eines PDF-Dokuments ist detailliert nach Position (Positionsrechnung).

Um Ihnen dies zu verdeutlichen, wurde ein Anwendungsfall vorbereitet, in dem ein Buchhalter ein Dokument verarbeitet, das vom Lieferanten erhalten wurde. Dieses Dokument hat vier Zeilen. Das Lesen des PDF-Dokuments detailliert nach Position führt zu einer in PANTHEON erhaltenen Rechnung, die vier Zeilen hat, genau wie das Quell-Dokument des Lieferanten.

Das folgende Beispiel beschreibt den oben genannten Prozess im Detail.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person möchte eine Rechnung für das Thema Maribor Erwachsenenbildungszentrum mit der PDF-Verarbeitungsmethode detailliert nach Positionimportieren. Dies geschieht wie folgt: Definieren/Überprüfen der PDF-Dokumentenverarbeitungsmethode Ausführen des eWorkflow OCR für ePosting Importieren der erhaltenen e-Rechnung Vervollständigen der fehlenden Daten für das ePosting-Maschinenlernen Überprüfen der erhaltenen Rechnung in PANTHEON

1. Definieren/Überprüfen der PDF-Dokumentenverarbeitungsmethode

Zuerst definiert oder überprüft die verantwortliche Person die PDF-Verarbeitungseinstellung für das ausgewählte Thema im Fächer register.

In diesem Fall muss die Positionsrechnung Option in der Daten Spalte ausgewählt werden, wie im Bild unten gezeigt.

HINWEIS Für detailliertere Anweisungen zur Einrichtung der Verarbeitungsmethode (Lesen) siehe das Kapitel Einrichten der Methode zur PDF-Verarbeitung.

Als nächstes importiert die verantwortliche Person die erhaltene Rechnung.

2. Ausführen des eWorkflow OCR für ePosting

Die verantwortliche Person importiert das Dokument in eDokumentation, wie im Bild unten gezeigt.

Um die Daten aus dem PDF-Dokument in das e-Rechnungsformat zu konvertieren, klickt die verantwortliche Person in der Werkzeugleiste des Dokumente Fensters auf die (Assistenten) Schaltfläche und wählt die OCR für ePosting Option aus dem Dropdown-Menü aus.

HINWEIS Um den eWorkflow als Option im Assistenten Menü im angegebenen PANTHEON-Formular anzuzeigen, müssen Sie dies in Workflow-Designaktivieren. Für weitere Informationen siehe Abschnitt 3 des Kapitels Definieren grundlegender Einstellungen für eWorkflows.

Der eWorkflow konvertiert das PDF-Dokument in eine e-Rechnung im JSON-Format, die im Dateien Tab angezeigt wird, während die Vorschau der JSON-Datei in Dokumentenvorschauangezeigt wird.

Als nächstes importiert die verantwortliche Person die e-Rechnung in PANTHEON.

3. Importieren der erhaltenen e-Rechnung

In der Werkzeugleiste des Dokumente Fensters klickt die verantwortliche Person auf die (Assistenten) Schaltfläche und wählt den auszuführenden eWorkflow aus: Importieren der erhaltenen e-Rechnung in ePosting.

HINWEIS Für ein detailliertes Verfahren, das beschreibt, wie die erhaltene e-Rechnung in PANTHEON importiert wird, siehe das Kapitel Importieren der erhaltenen e-Rechnung in PANTHEON mit ePosting (OCR).

Auf dem Import eDokument Empfangsdokumente Formular überprüft die verantwortliche Person die fehlenden Daten und vervollständigt sie.

HINWEIS Einige Daten können direkt von der Rechnung ohne Schwierigkeiten gelesen werden, während das Lesen anderer Daten manchmal zusätzlich von der PANTHEON-Logik verarbeitet werden muss.

4. Vervollständigen der fehlenden Daten für das ePosting-Maschinenlernen

Beim Importieren einer e-Rechnung können einige Daten, wie ein Datum oder eine Rechnungszeile, möglicherweise nicht korrekt gelesen werden. Das System lernt mit jedem Import und wird beim nächsten Mal erfolgreicher sein.

In diesem Fall hat das System einige Daten, externe IDs usw. nicht erkannt. Daher gibt die verantwortliche Person die erforderlichen Korrekturen ein, wie im Bild oben gezeigt und unten erklärt:

• Im Kopf: Der OCR-Reader hat das USt-Datum der Rechnung nicht erkannt, weshalb die verantwortliche Person diese Daten manuell eingibt.
• Eine externe ID ist auf der e-Rechnung vermerkt. In den ersten beiden Zeilen der Rechnung hat PANTHEON seine eigene (interne) ID basierend auf der externen ID und dem Thema identifiziert. Die Einstellungen zur Verknüpfung der externen ID und der PANTHEON-ID können im Artikel register aufgerufen werden.

In diesem Fall wählt die verantwortliche Person für die zweite und dritte Zeile manuell die ID aus einer Dropdown-Liste aus, wie im Bild unten gezeigt.

PANTHEON-IDs können vom Programm auf verschiedene Weise erkannt werden. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Fehlende externe IDs beim Import zu den Artikelregistern hinzufügenwerden die externen IDs beim Import automatisch zum Fächer register hinzugefügt.

HINWEIS Wenn Sie einen Artikel mit derselben externen ID importieren möchten, erkennt PANTHEON automatisch dessen interne ID.

Wenn keine Maßeinheit auf der e-Rechnung vermerkt ist, wird die Standardmaßeinheit aus den Exchange-Einstellungen automatisch ausgefüllt.

Die verantwortliche Person kann nun die Rechnung importieren. Um das Dokument auszuwählen, aktiviert die verantwortliche Person das Kontrollkästchen am Anfang der Zeile, wie im Bild unten gezeigt, und klickt auf die Importieren Schaltfläche.

Die Rechnung wird basierend auf dem Dokumenttyp erstellt, der im Kontrollkästchen im Abschnitt Als Rechnungsdatum, USt wird angewendet unten ausgewählt wurde.

Die Nummer des importierten Dokuments wird im Links Tab des Dokumente Fensters angezeigt.

Ein Doppelklick auf die Dokumentnummer öffnet das Rechnungsfenster.

5. Überprüfen der erhaltenen Rechnung in PANTHEON

Die erhaltene Rechnung, die durch den Import dieser e-Rechnung in PANTHEON erstellt wurde, enthält so viele Zeilen, wie es Zeilen in der PDF-Rechnung gab.

HINWEIS Nachdem eine e-Rechnung in PANTHEON importiert wurde, können Sie, wenn Sie feststellen, dass das OCR-System nicht alle Daten korrekt gelesen hat, z.B. Daten und/oder Steuersätze, solche Daten manuell aktualisieren oder ändern. Das OCR-System lernt aus dem Feedback, das beim Importieren der Rechnungen in PANTHEON eingereicht wird. Das bedeutet, dass es beim nächsten Mal erfolgreicher sein wird, wenn es sie liest (ePosting-Maschinenlernen).