Knjiženje - uvoz izpiskov

V tem panelu pripravljamo podatke za neposreden prenos na temeljnico. Zato na tem mestu lahko vse podatke, ki so bili prej avtomatsko prenešeni iz panela Bančni podatki in dopolnjena s parametri, oblikovanimi v vrsti dokumenta Denar, tudi ročno popravljamo, dodajamo in brišemo pozicije ipd.

VSEBINA Uvoz izpiskov Zavihek Knjiženje - podatki

1. Uvoz izpiskov

Ko kliknemo gumb , se napolnijo podatki v panelu Bančni podatki. Podatki v panelu Knjiženje so v tem času nepopolni, saj manjkajo konti za knjiženje, zato so označeni z rdečo barvo tam, kjer podatek za knjiženje manjka.

Ko izberemo še vrsto dokumenta Denar, v kateri naj se uvoženi izpisek knjiži, s tem določimo tudi parametre za izbiro konta za knjiženje glede na izbrane kriterije, ki smo jih predhodno vnesli v izbranem šifrantu vrst dokumentov modula Denar. Tam so torej navedeni kriteriji, po katerim presojamo, na kateri konto se promet iz izpiska knjiži in pod katerimi pogoji. Zato je z izbiro vrste dokumenta modula Denar vsaj večina podatkov pripravljena za knjiženje.

2. Zavihek Knjiženje - podatki

Pozicije oziroma podatki v pozicijah, za katere še ni ustreznih parametrov za knjiženje, so obarvane rdeče.

Dokler ne dopolnimo vseh podatkov, podatkov iz izpiska ne moremo knjižiti oziroma prenesti na temeljnico za knjiženje! Poskus knjiženja podatkov iz izpiska v temeljnico v takem primeru vrne napako (glej Knjiženje ni mogoče! Dopolni podatke v poziciji <Polje>, poz: XX!).

Dopolnimo jih tako, da:

• dopolnimo nastavitve v šifrantu vrst dokumentov modula Denar in ponovimo postopek uvoza
• dopolnimo podatke neposredno v tem panelu

Kadar knjižimo več izpiskov hkrati, mora biti zadovoljeno zgornjim pogojem za vsak posamezen izpisek, saj bo program knjižil vse izpiske hkarti. Pri tem bo za vsak izpisek oziroma za vsak posamezen dan, kreiral ločeno temeljnico. Temeljnica knjiženja izpiskov bo imela za Datum obdobja vrednost iz polja Dat.tran. (zgornja tabeli uvoženega izpiska). Program neposredno odpre prvo izmed vseh kreiranih temeljnic.

Prenos podatkov v temeljnico za knjiženje izpiskov uporablja vse kontrole obveznih vnosov, ki smo jih nastavili pri oblikovanju kontnega plana (glej Kontni plan), tako kot pri ročnem ali avtomatskem knjiženju. Podatek, ki je obvezen zaradi nastavitve kontrole konta, je zato obarvan rdeče, manjkajoč podatek pa povzroči zgoraj navedeno napako.

Podatke torej dopolnimo v panelu Knjiženje. Ko so vsi potrebni podatki vnešeni, iz menija čarovnikov izberemo funkcijo Knjiži. Ta kreira temeljnico za knjiženje izpiska iz transakcijskega računa.  Pred knjiženjeme temeljnice lahko dobimo IRIS sporočilo, da bodo določeni nalogi označeni kot realizirani.

Za seštevek prilivov (kreditne knjižbe izpiska) in ločeno za seštevek odlivov (debetne knjižbe izpiska) program avtomatsko kreira protiknjižbo na kontu, izbranem kot konto TRR v vrsti dokumenta za knjiženje izpiskov modula Denar. Take dodane knjižbe, ki omogočajo kreiranje izravnane temeljnice, so obarvane modro.

V glavi temeljnice se v polje Opomba zapiše  besedilo iz polja Opomba, ki se pri uvozu bančnega izpiska napolni z imenom datoteke. Vsebino polja Opomba lahko pred knjiženjem poljubno spreminjamo in spremenjena vrednost se bo zapisala v Opombo knjižene temeljnice.

(podatki iz izpiska)	v glavi zapisa so izpisani podatki iz bančnega izpiska za trenutno izbrano pozicijo. Ti so torej identični podatkom iz panela Bančni podatki.
(podatki o saldu)	sproti se, ob morebitnih spremembah, izračunava tudi debetni in kreditni promet izpiska ter saldo glede na podatke iz tega panela.
Poz.	zaporedna številka pozicije
Konto	konto, na katerega bo promet knjižen. Glede na to, kateri konto je izbran za knjiženje, se uporabljajo tudi kontrole, ki smo jih za posamezen konto zahtevali v šifrantu kontnega plana (glej Kontni plan).
Subjekt	subjekt, na katerega bo promet knjižen. Postopek uvoza bančnega izpiska preverja transakcijske račune plačnikov in prejemnikov plačila glede na podatke, vnešene v šifrant partnerjev (glej Domači računi). Če je torej naziv partnerja v uvoženi datoteki nepopoln ali napačen, bo priliv ali odliv pripisan tisti šifri (nazivu) poslovnega partnerja, ki je vnešena v vaš Šifrant poslovnih partnerjev, da omogočimo pravilno zapiranje. Zato sta podatka o subjektu v panelu Bančni podatki in v tem panelu  lahko različna. Partnerja lahko izberemo tudi s pomočjo tipk ctrl+s. Za opis funkcije glej Iskanje subjektov. Razen tega lahko v vrsti dokumenta modula Denar, ki smo ga izbrali za knjiženje izpiskov, določimo, da se prometi, ki ustrezajo tam navedenim pogojem, knjižijo na tam vnešeni subjekt.
Debet	kolona debetnih knjižb
Kredit	kolona kreditnih knjižb
Dokument	podatek se prekopira iz naslednjega polja (Veza). Kadar je polje Dokument na izpisku, ki ga uvažamo, prazno, se vanj prepiše vrednost iz polja Dokument iz zgornje tabele uvoženega izpiska. Vrednost v polje Dokument zgornje tabele uvoženega izpiska vpišemo ročno.
Veza	oznaka veznega dokumenta, kot izhaja iz datoteke z izpiskom.   Postopek uvoza bančnega izpiska NE PREVERJA ODPRTIH POSTAVK PARTNERJA. Uvožen bo podatek, ki izhaja iz uvoženega izpiska, ne glede na to, če denimo vezni dokument, na katerega se pri plačilu sklicuje kupec, obstaja ali ne. Zato vam svetujemo, da sproti, ob vsakem uvozu izpiska, iz Opravilne vrstice pozicij temeljnice preverite še odpre postavke in po potrebi zaprete postavke z nepravilnim ali neustreznim sklicem na vezni dokument. Kadar je polje Veza na izpisku, ki ga uvažamo, prazno, se vanj prepiše vrednost iz polja Vezni dok. iz zgornje tabele uvoženega izpiska. Vrednost v polje Vezni dok. zgornje tabele uvoženega izpiska vpišemo ročno.
Naziv 2	v Administratorski konzoli se lahko označi ali želimo da se v TKDIS.TXT datoteko v partnerjev naziv zapiše Naziv1 ali Naziv dva iz Šifranta subjektov. Seveda mora biti potem v Šifrantu subjektov vnešen tudi naziv 2, če želimo, da se avtomatično polni Naziv 2 v txt datoteko.
Opomba	podatek se skopira iz uvoženega izpiska. Lahko jo poljubno spremenimo.
Tuj dokum.	podatek se skopira iz izpiska
Oddelek	po potrebi dodamo šifro oddelka
Str. nosilec	po potrebi dodamo šifro stroškovnega nosilca
Protikonto	protikonto je vedno konto, izbran v vrsti dokumenta modula Denar, ki smo ga izbrali kot vrsto dokumenta za temeljnico med osnovnimi podatki uvoza.
Saldo	Prikazan je saldo dokumenta na podlagi obstoječih knjiženj za dokument.

Datum dokumenta in datum DDV v pozicijah izpiska bosta enaka datumu transakcije iz glave izpiska. Ker pa so v izpisku lahko datumi transakcij različni, se datum valute na poziciji polni iz datuma transakcije v vrstici bančnega izpiska!

Ko se knjiži izpisek, program preveri vsa plačila na uvoženem izpisku, če morebiti obstaja še kakšen plačilni nalog s statusom O - odposlano. V primeru, da takšni plačilni nalogi še obstajajo se pojavi IRIS sporočilo, ki omogoči avtomatično spremembo v status R-realizirano.

Če se pri knjiženju in zapiranju dokumentov uporablja možnosti knjiženja/zapiranja po oddelkih in stroškovnih nosilcih (nastavitev je v Admin. konzoli), sta v novejših različicah programa dodani možnosti »Razširi vse« in »Skrči vse« s katerima lahko vidimo, kateri računi so knjiženi po oddelkih in str. nosilcih in bodo po knjiženju tudi avtomatično zaprti.

Kratek opis delovanja procedure za polnjenje kontov in subjektov pri uvozu izpiskov (korak b.) se izvede, če v koratu a.) konto oz. subjekt ni najden itd.): 1.) Iskanje konta a.) Poskuša najti konto glede na vnešene nastavitve v šifrantu VD za uvoz izpiskov (kodo namena ali vrsto posla, številko računa in sklic (če je izpolnjen)). b.) Poskuša najti konto glede na vnešene nastavitve v šifrantu VD za uvoz izpiskov (številko računa in sklic (če je izpolnjen)). Kodo namena oz. vrsto posla zanemari. Ta korak se izvede, če je polje račun na pri uvoženih podatkih izpolnjeno. c.) Poskuša najti konto glede na vnešeno kodo namena plačila oz. vrsto posla v šifrantu VD za uvoz izpiskov. Številko računa in sklic zanemari. 2.) Iskanje subjekta a.) Poskuša najti subjekt glede na vnešene nastavitve v šifrantu VD za uvoz izpiskov (kodo namena ali vrsto posla, številko računa in sklic (če je izpolnjen)). b.) Poskuša najti subjekt glede na vnešene nastavitve v šifrantu VD za uvoz izpiskov (številko računa in sklic (če je izpolnjen)). Kodo namena oz. vrsto posla zanemari. Ta korak se izvede, če je polje račun na pri uvoženih podatkih izpolnjeno. c.) Poskuša najti subjekt glede na vnešeno kodo namena plačila oz. vrsto posla v šifrantu VD za uvoz izpiskov. Številko računa in sklic zanemari. 3.) Iskanje subjekta glede na nastavitve zaporedja iskanja v šifrantu VD za uvoz izpiskov Če subjekt v točki 2. ni najden, poskuša program najti subjekt glede na vnešeno zaporedje iskanja v šifrantu VD za uvoz izpiskov (Naziv, Transakcijski račun, Vezni dokument): Naziv - išče subjekta glede na vnešeni naziv v šifrantu subjektov Transakcijski račun - išče subjekta glede na vnešeni TRR v šifrantu subjektov Vezni dokument - išče subjekta po knjižbah, konto mora imeti v kontnem načrtu označeno, da gre za konto dobaviteljev (D - Dobavitelji), program subjekta išče samo po avtomatskih knjiženjih prejetih računov.