Unos narudžbe kupca

Unos narudžbe kupcu

1. Izbor vrste dokumenta

Najprije izaberemo vrstu dokumenta, u kojoj želimo kreirati narudžbu kupca. U meniju Narudžbe -> Narudžbe kupaca -> izaberemo tj. kliknemo na željeni dokument.
 

Dokument možemo izabrati takođe klikom na prečicu; ikonu, postavljenu u traci s alatima.
 

2. Kreiranje novog dokumenta

U traci s alatima kliknemo na tipku novi zapis . S tim nam se otvori novi dokument, u kojem ćemo kreirati narudžbu kupcu.

Budući da se program uvijek postavi na zadnje kreirani dokument, kada otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje narudžbi, potrebno je svaki puta, kada želimo kreirati novi dokument, kliknuti na tipku Novi zapis . Otvori se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

3. Unos podataka

3.1. Unos podataka o Naručitelju tj. 3. osobi

Najprije unesemo naručitelja i 3. osobu. Kada unesemo naručitelja isti se prenese takođe u polje Prijevoznik. Ako su naručitelj i 3. osoba različiti, moramo unjeti takođe polje Prijevoznik. Nazive oba polja (Naručitelj, Prijevoznik) podesimo u Šifrantu vrsta dokumenata.
 

Subjekta u polju Naručitelj tj. 3. osoba unesemo tako, da počnemo pisati prva slova subjekta, kojeg želimo unjeti. Otvori se tabela subjekata, kojih smo prethodno unjeli u Šifrant subjekata. Program na taj način suzi izbor subjekata u tabeli i s tim omogući lakši izbor subjekta.

Subjekta možemo potražiti takođe sa naprednijim kriterijima, sa funkcijom Traženje subjekata (Ctrl+S).

Traženje subjekata - klikom na ikonu otvori se posebna tabela za traženje subjekata po proizvoljnom kriteriju ili kombinaciji kriterija, što veoma pojednostavi traženje subjekata iz šifranta subjekata.

Ako želimo unjeti subjekta, kojeg u Šifrantu subjekata još nema, kliknemo na tipku , s kojom otvorimo Šifrant subjekata, gdje možemo unjeti novog subjekta.

U primjeru, da u šifrantu subjekata nemamo unesenog subjekta, kojeg želimo izabrati na dokumentu, moramo ga prethodno unjeti. Možemo to uraditi klikom na tipku , s kojom otvorimo Šifrant subjekata za unos novog subjekta.

3.2. Broj primljenog dokumenta, unos datuma i potvrđivanje dokumenta

Broj dokumenta kreira program automatski. Javlja se kao dvocifrena oznaka godine, oznaka vrste dokumenta (jednaka kao u Šifrantu vrsta dokumenata) i niz upitnika, koje program po potvrđivanju računa promijeni u redni broj dokumenta. Dužinu formata broja dokumenta podesimo u Administratorskoj konzoli.

Unesemo datume. Datum možemo unijeti ručno tako, da se mišem postavimo u datumsko polje i upišemo ga tj. izaberemo ga iz kalendara, koji se prikaže klikom na jezičak.

Status predstavlja oznaku statusa narudžbe. Narudžbi možemo pripisati proizvoljne statuse, koji utiču na tri kategorije: slobodnu zalihu, kontrolu limita i zaključenje (pogledajte šifrant vrsta dokumenata - Narudžbe).
Predefinirana su tri statusa, a po potrebi možemo definirati takođe nove, dodatne:

• Ponuda - predstavlja informaciju za kupca i ne utiče na slobodnu zalihu. Ako kupac ima odobren limit, vrijednost takve narudžbe bez obzira na postavke kontrole u parametrima programa ne ulazi u vrijednost odobrenog limita.
• Potvrđena narudžba - predstavlja za kupca i dobavljača obavezujuću narudžbu, koja utiče na slobodnu zalihu i po odgovarajućoj postavci parametara programa takođe na vrijednost odobrenog limita kupcu.
• Zaključeno - koristimo ga za narudžbe, koje nisu do kraja isporučene, a preostala neisporučena količina je stornirana. Takve narudžbe ne utiču na slobodnu zalihu i ne ubrajaju se u vrijednost odobrenog limita. Podatak program koristi u obračunu narudžbi kupaca te pri dodavanju narudžbi na dokument. 

Kada je dokument kreiran, sa kvačicom ga takođe potvrdimo. Autorizacijama možemo ostalim korisnicima spriječiti mijenjanje već potvrđenih dokumenata.

3.3. Unos podataka u glavi dokumenta

Odjel izaberemo iz Šifranta subjekata (na isti način kao naručitelja tj. 3. osobu); a možemo ga kao predefiniranog postaviti u Šifrantu vrsta dokumenata. U glavi uneseni odjel se predefinirano puni u pozicije dokumenta. Podatak o odjelu nije obavezan podatak.

Prodaja, Valuta, Dana, Rok isporuke, Tekst, Dostava, Paritet i Mjesto, Način plaćanja i Cjenovni razred prenesu se iz Šifranta subjekata.

U vezni dokument 1 tj. 2 napišemo brojeve i datum povezanih dokumenata s primljenom fakturom, koju kreiramo. Nazive polja veznih dokumenata podesimo u Šifrantu vrsta dokumenata.

Odredimo Odgovornu ososbu, dok Referenta ne možemo mijenjati.

3.4. Unos izdatnog skladišta

Izdajno skladište je na samom dokumentu prijema značajan podatak, jer tu odredimo skladište, iz kojeg ćemo izdavati robu i materijal. Izdajno skladište možemo kao predefinirano skladište podesiti u šifrantu vrsta dokumenata, a možemo ga na samom dokumentu narudžbe takođe popraviti tj. promijeniti.

Lupa - s klikom na ikonu  otvori se posebna tabela za traženje, pomoću koje možemo tražiti i razvrstavati  postojeće zapise u bazi podataka po nazivu i skladištu. Podatke o skladištima moramo prethodno unjeti u Šifrant subjekata.

4. Unos pozicija

Mišem se postavimo na kolonu Šifra ili Naziv, ovisno od toga, da li želimo artikle tražiti po šifri ili po nazivu. Artikle po šifri tj. nazivu tražimo tako, da počnemo pisati prva slova šifre tj. naziva artikla, kojeg želimo unijeti u poziciju. Program na taj način suzi izbor artikala, koje smo prethodno unijeli u Šifrant artikala.

Artikal možemo potražiti takođe s naprednijim kriterijima, s funkcijom Traži artikal (Ctrl+F).

U primjeru, da u Šifrantu artikala nemamo unesen artikal, kojeg želimo izabrati na poziciji dokumenta, moramo ga prethodno unijeti. Možemo to uraditi dvoklikom na polje Šifra ili Naziv, s kojim otvorimo Šifrant artikala za unos novog artikla.

Kada izaberemo željeni artikal, upišemo još količinu artikla u kolonu Količina. Sve ostale podatke na poziciji program puni automatski s obzirom na unesene parametre u Šifrantu artikala tj. izračuna ih. Naravno možemo pojedine parametre na samoj poziciji popraviti.

Na poziciji se među kolonama krećemo s tipkom , a za prelaz u novi red koristimo kursorsku tipku dole .

5. Vrijednosna traka

5.1. Napomena na dokumentu

Dvoklikom na polje Napomena na dokumentu otvori se prozor za unos napomene. Tako unesen tekst ispiše se na samom dokumentu narudžbe.

5.2. Podaci o vrijednosti

Polja, označena sa sivom bojom, program izračuna sam i njih ne moramo mijenjati.

6. Ispis dokumenta narudžbe

Kada smo zaključili sa kreiranjem dokumenta narudžbe, možemo ga ispisati klikom na dugme . Zadano će se ispisati zadnji korišteni oblik ispisa.

U primjeru, kada želimo ispisati neki drugi oblik ispisa, kliknemo na dugme  desnom tipkom miša i izaberemo željeni ispis.