1. Odabir vrste dokumenta

Najprije izaberemo vrstu dokumenta, u kojoj želimo kreirati narudžbu kupca. U izborniku Narudžbe -> Narudžbe kupaca -> izaberemo, odnosno kliknemo na željeni dokument.

Dokument možemo izabrati i klikom na prečicu; ikonu, koja je postavljena u retku s alatima.

2. Kreiranje novog dokumenta

U retku s naredbama
  kliknemo na tipku Novi zapis . Time nam se otvori novi dokument, u kojem ćemo kreirati narudžbu kupca.

S obzirom da se program uvijek postavi na zadnji kreirani dokument nakon što otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje narudžbe, svaki puta kada želimo kreirati novi dokument, potrebno je kliknuti na tipku Novi zapis . Otvorit će se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

3. Unos podataka

3.1. Unos podataka o Naručitelju, odnosno 3. osobi

Najprije unesemo naručitelja, odnosno 3. osobu. Nakon što unesemo naručitelja, isti se prenese i u polje Prijevoznik. Ako su naručitelj i 3. osoba različiti, moramo unijeti i polje Prijevoznik. Nazive oba polja (Naručitelj, Prijevoznik) možemo postaviti u Šifrantu vrsta dokumenata.

Subjekt u polju Naručitelj, odnosno 3. osoba, unesemo tako da počnemo pisati prva slova subjekta, kojeg želimo unijeti. Otvoriti će se tablica subjekata, koje smo prethodno unijeli u Šifrant subjekata. Program na taj način sužava izbor subjekata u tablici i time omogućava lakši izbor subjekta.

Subjekt možemo potražiti i s naprednijim kriterijima, pomoću funkcije Traženje subjekata (Ctrl+S).

Traženje subjekata - klikom na ikonu se otvara posebna tablica pretraživanja za traženje subjekata po proizvoljnom kriteriju ili kombinaciji kriterija, što znatno pojednostavljuje traženje subjekata iz šifranta subjekata.

Ako želimo unijeti subjekt kojeg još nema u Šifrantu subjekata, kliknemo na tipku , kojom otvorimo Šifrant subjekata, gdje možemo unijeti novi subjekt.

U slučaju da u šifrantu subjekata nemamo unesen subjekt kojeg želimo izabrati na dokumentu, moramo ga prethodno tamo i unijeti. Možemo si pomoći klikom na tipku , kojom otvorimo Šifrant subjekata za unos novog subjekta.

3.2. Broj primljenog dokumenta, unos datuma i potvrđivanje dokumenta

Broj dokumenta program kreira automatski. Prikazuje se kao dvomjesna oznaka godine, oznaka vrste dokumenta (ista kao u Šifrantu vrsta dokumenata) i niz upitnika, koje program kod potvrde računa promijeni u redni broj dokumenta. Dužinu formati broja dokumenta možemo postaviti u Administratorskoj konzoli.

Unesemo datume. Datum možemo unijeti ručno, tako da se mišem postavimo u datumsko polje i upišemo ga, odnosno izaberemo iz kalendara koji se prikaže klikom na strelicu.

Status predstavlja oznaku statusa narudžbe. Narudžbama možemo pripisati proizvoljan broj statusa, koji utječu na tri kategorije: slobodna zaliha, kontrola limita i zaključeno (vidi Šifrant vrsta dokumenata - Narudžbe).
Predefinirana su tri statusa, a po potrebi možemo definirati i nove, dodatne:

• Ponuda - predstavlja informaciju za kupca i ne utječe na slobodnu zalihu. Ako kupac ima odobren limit, vrijednost takve narudžbe se, ne glede na postavke kontrole u parametrima programa, ne ubraja u vrijednost odobrenog limita.
• Potvrđena narudžba - predstavlja obvezujuću narudžbu za kupca i dobavljača, koja se ubraja u slobodnu zalihu i uz odgovarajuće postavke parametara programa i na vrijednost odobrenog limita kupcu.
• Zaključeno - upotrebljavamo ga za narudžbe, koje nisu do kraja isporučene, a preostala neisporučena količina je stornirana. Takve narudžbe ne utječu na slobodnu zalihu i ne ubrajaju se u vrijednost odobrenog limita. Program upotrebljava podatak u obračunu narudžbi kupaca, te pri dodavanju narudžbi na dokument. 

Kada je dokument kreiran, kvačicom ga i potvrdimo. Dokument je tako pripremljen za daljnju obradu u glavnoj knjizi i poreznim evidencijama. Autorizacijama možemo ostalim korisnicima spriječiti mijenjanje već potvrđenih dokumenata.

3.3. Unos podataka u glavi dokumenta

Odjel izaberemo iz Šifranta subjekata (na isti način kao naručitelja, odnosno 3. osobu), a možemo ga i kao zadanog postaviti u Šifrantu vrsta dokumenata. U glavi uneseni odjel se zadano popunjava u pozicije dokumenta. Podatak o odjelu nije obavezan podatak.

Prodaja, Valuta, Dana, Rok isporuke, Tekst, Dostava, Paritet i Mjesto pariteta, Način plaćanja i Cjenovni razred se prenesu iz Šifranta subjekata.

U vezni dokument 1, odnosno 2 napišemo brojeve i datum povezanih dokumenata s primljenim računom, kojeg kreiramo. Nazive polja veznih dokumenata postavimo u Šifrantu vrsta dokumenata.

Definiramo Odgovornu osobu, dok Referenta ne možemo mijenjati.

3.4. Unos izdatnog skladišta

Izdatno skladište je na samom dokumentu prijema važan podatak, jer ovdje definiramo skladište iz kojeg ćemo izdavati robu i materijal. Izdatno skladište možemo kao zadano skladište postaviti u šifrantu vrsta dokumenata, a možemo ga i na samom dokumentu narudžbe popraviti, odnosno zamijeniti.

Povećalo - klikom na ikonu  se otvara posebna tablica pretraživanja, pomoću koje možemo tražiti i sortirati postojeće zapise u bazi podataka po nazivu i skladištu. Podatke o skladištima moramo prethodno unijeti u Šifrant subjekata.

4. Unos pozicija

Mišem se postavimo na stipac Ident ili Naziv, ovisno o tome da li želimo idente tražiti po identu ili po nazivu. Idente po identu, odnosno nazivu, tražimo tako da počnemo pisati prva slova identa, odnosno naziva identa, kojeg želimo unijeti u poziciju. Program na taj način sužava izbor idenata, koje smo prethodno unijeli u Šifrant idenata.

Ident možemo potražiti i s naprednijim kriterijima, pomoću funkcije Traži ident (Ctrl+F).

U slučaju da u Šifrantu idenata nemamo unesen ident, kojeg želimo izabrati na poziciji dokumenta, moramo ga tamo prethodno unijeti. Možemo si pomoći dvoklikom na polje Ident ili Naziv, čime otvorimo Šifrant idenata za unos novog identa.

Nakon što izaberemo željeni ident, upišemo još količinu identa u stupac Količina. Sve ostale podatke na poziciji program popunjava automatski, glede na unesene parametre u Šifrantu idenata, odnosno izračuna ih. Svakako, pojedine parametre na samoj poziciji možemo i popraviti.

Na poziciji se među stupcima pomičemo tipkom , a za prelazak u novi redak upotrijebimo kursorsku tipku dolje .

5. Redak s vrijednostima

5.1. Napomena na dokumentu

Dvoklikom na polje Napomena na dokumentu, otvara se prozor za unos napomene. Ovdje uneseni tekst se ispiše na samom dokumentu narudžbe.

5.2. Podaci o vrijednosti

Polja označena sivom bojom, program izračuna sam i ne možemo ih mijenjati.

6. Ispis dokumenta narudžbe

Kada smo zaključili s kreiranjem dokumenta narudžbe, možemo ga ispisati klikom na tipku . Zadano će se ispisati zadnje ispisani oblik narudžbe.

U slučaju da želimo ispisati neki drugi oblik ispisa, na tipki Narudžba kliknemo desnom tipkom miša i izaberemo željeni ispis.