Crearea unui nou document

Crearea unui nou document se utilizează atunci când dorim să importăm un document citit (scanat) în sistemul de documente și să-l legăm de un document creat în PANTHEON. Toate documentele importate și arhivate în eDocumentație sunt stocate în stocare confirmată sau neconfirmată.

AVERTISMENT Înainte de a utiliza eDocumentația, trebuie să achiziționați și să configurați corespunzător funcția de stocare. Mai multe informații găsiți în eBusiness capitol.

În acest capitol vă vom arăta un exemplu despre cum să creați un nou document. Funcția se află în Documente și sarcini modul, sub Documente submodul.

REZUMATUL EXEMPLULUI Persoana responsabilă pentru document dorește să depună un document primit prin poștă de la Institutul SIQ în arhiva electronică și să-l lege de un document creat în PANTHEON. Au scanat documentul fizic, au creat un nou înregistrare pentru acesta, au introdus datele obligatorii și au atașat documentul scanat. Au urmat pașii următori pentru a finaliza procesul: Crearea unui nou document Introducerea datelor în antetul documentului Introducerea datelor generale Adăugarea anexelor

1. Crearea unui nou document

Persoana responsabilă pentru document scanează factura primită de la Institutul SIQ pentru a o pregăti pentru stocarea electronică și creează un nou document pentru aceasta în aplicația PAWL.

Face clic pe Documente și sarcini, Documente submodul.

Face clic pe Document nou butonul din colțul din dreapta sus.

Se deschide un nou formular gol pentru introducerea datelor.

2. Introducerea datelor în antetul documentului

Persoana responsabilă pentru document continuă cu introducerea datelor în antetul noului document.

Din lista derulantă, în Tipul documentului câmp, în acest caz selectează DIZ0 Documentație de export.

În Clasificare câmp selectează 250 - Facturi (primite, emise, interne) și documentația pentru crearea acestora (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) din lista derulantă.

INDICATIV Codul tipurilor de documente care apar în lista derulantă din Tipul documentului câmp, a fost setat anterior în planul de clasificare. Citiți mai multe despre aceasta în eDocumentație Setări în PANTHEON capitol.

Persoana responsabilă pentru document continuă la Client/Plătitor câmp, unde selectează Institutul SIQ din lista derulantă.

3. Introducerea datelor generale

Persoana responsabilă pentru document continuă cu introducerea datelor generale ale documentului, unde introduce data, nota și leagă documentul de documentul creat în PANTHEON.

În Data documentului și Termenul documentului câmpuri introduce data documentului și termenul.

Persoana responsabilă pentru document introduce textul în Notă câmp. În acest caz introduce: Arhivarea facturii pe hârtie.

Din lista derulantă în Legătura documentului câmp selectează documentul creat în PANTHEON și astfel îl leagă de documentul arhivat/scanat.

4. Adăugarea anexelor

În ultimul pas, persoana responsabilă pentru document adaugă documentul scanat și îl arhivează în stocare.

În partea dreaptă, unde este formularul pentru adăugarea anexelor, persoana responsabilă pentru document face clic pe Adaugă anexă.

Asta deschide o fereastră în care persoana responsabilă pentru document selectează locația sau documentul pe care dorește să-l atașeze. O face făcând clic pe Deschide buton.

Anexa încărcată este vizibilă ca previzualizare.

Persoana responsabilă pentru document face clic pe Salvează buton și finalizează introducerea.

ATENȚIE Doriți să ștergeți documentele cu legătura la documentație, va apărea mesajul IRIS cu opțiunile de Șterge legăturile din documentație sau anulează operațiunea.