Potvrđivanje putnih naloga
 

U Putnim nalozima dodat je eProces za potvrđivanje putnih naloga. U nastavku teksta su opisana neophodna podešavanja koja su potrebna za ispravno funkcionisanje eProcesa.

1. eProces - Podešavanje poslovnih procesa

1.1. Podešavanje eProcesa potvrđivanja putnih naloga u PANTHEON-u

U prvom koraku, neophodno je da se provjeri da li poslovni proces postoji u željenoj PANTHEON bazi. Ovo se podešava u PANTHEON programu gdje se u traci sa alatima bira opcija Postavke | Dokumentacija I Oblikovanje Eprocesa,  klikom na pretražuje se željeni eProces u padajućoj listi. Ukoliko eProces nije instaliran, u meniju  (Uvoz/Izvoz podataka) preuzima šifrant pomoću opcije Prijenos šifranta. U prozoru Prijenos šifranta – definicije poslovnih procesa, potrebno je kliknuti na taster Prenesi sa servera. Zatim odaberete eProces pod nazivom  Putni nalog - Odobravanje  i kliknete na taster Prenesi u šifrant.

1.2. Dodjeljivanje zadataka računovođi za pregled putnog naloga

Nakon što je eProces  instaliran, u sljedećem koraku se u dijelu Putni nalog – Računovodstvo defiše korisnik (npr. računovođa) koji je odgovoran za pregled valjanosti i isplatu putnog naloga. Duplim klikom na zadatak, otvara se prozor u kome odgovorna osoba definiše korisnika u polju Dodijeljen:

1.3. Dodjeljivanje zadatka direktoru za pregled putnog naloga

Ukoliko je Direktor definisan u Adminstratorska konzola | Postavke | Preduzeće u polju Direktor, nikakva dodatna podešavanja za zadatak direktora nisu potrebna. U suprotnom, direktor se dodjeljuje zadatku Putni nalog – Direktor na isti način kao i računovođa u prethodnom koraku. 

1.4. Definisanje ispisa za Izvještaj o putnom nalogu

U zadatku Print Report sistemski izvještaj je zadato odabran.

Izvještaj za Putne naloge koji se koristi u eProcesu mora biti odabran iz grupe Putni nalozi na Ispisu putnih naloga.

Ako je potreban korisnički ispis, on se definiše u zadatku Print Report.

UPOZORENJE Zadani ispis mora se nalaziti u grupi  "Putni nalozi" kako bi eProces ispravno funkcionisao.

2. Postavke u Šifrantu vrste dokumenata

Na Vrsti dokumenta na kojoj će se eProces izvoditi, potrebno je provjeriti da li su unešeni svi statusi neophodni za eProces. To uključuje: Prijedlog putovanja (1), U odobravanju (2), Odobreno putovanje (3), Neodobreno putovanje (4), Prijedlog obračuna (5), U potvrđivanju (6), U dopuni (7), Odobreno (8), Odbijeno (9), Potpisano (S) 

UPOZORENJE Važno je da statusi budu numerisani i označeni kako je prikazano na slici!

Na Vrsti dokumenta, dodjeljuje se Klasifikacija za putne naloge.

3. Postavke u Klasifikacijskom planu

U postavkama Klasifikacijskog plana definiše se Vrsta dokumenta (postupak je opisan u prethodnom koraku), u polju Poslovni proces odabere se Putni nalog.

UPOZORENJE Ukoliko Klasifikacija nije definisana na vrsti dokumenta za putni nalog a za tu klasifikaciju nije definisan Poslovni process, taster za Odobrenje putnog naloga neće biti prikazan.

4. Postavke autorizacije za korisnike

4.1. Postavke autorizacije - Zaposlenik (onaj koji šalje zahtjev za odobrenje)

Korisnici moraju imati definisano ovlaštenje za poslovni proces, koji se odnosi na putne naloge i dokumentaciju. Dodatno, za korisnike koji će kreirati putne naloge moraju biti podešena ovlaštenja za statuse, ispise i druge lične podatke.

4.2. Postavke autorizacije - Nadređeni (korisnik koji odobrava putni nalog)

Za nadređenog korisnika, potrebno je dodati i dozvole za pregled podataka podređenih radnika. 

SAVJET Ovlaštenja također moraju biti ovjerena za računovođu i direktora.

5. Podešavanje u Personalnoj mapi

Pojedinci koji šalju svoje putne naloge na odobrenje kroz poslovni proces moraju da imaju definisan podatak o svom nadređenom u personalnoj mapi.

6. Dodavanje potpisa

(U procesu)

SAVJET Poslovni proces funkcioniše na način da zaposleni mogu da pripreme putni nalog u PAW-u ili granuli Putni nalozi i da ga pošalju na odobrenje svom nadređenom. Na isti način mogu da završe sve naredne korake (npr. finaliziranje putnog naloga nakon službenog puta, dodavanje priloga, itd.).

UPOZORENJE Nadređeni i računovođa ne dobivaju dovoljno informacija o putnom nalogu prilikom odobravanja zadatka prije kreiranja dokumenta u DMS-u u okviru PAW ili Granule. Zato im preporučujemo da koriste Poslovni proces za odobravanje putnih naloga u PANTHEON-u. Ako je jasno na koje se putovanje odnosi, putni nalog se može odobriti i direktno u PAW-u ili Granuli. Kada se dokument doda u DMS, ovaj problem je rješen, jer će osoba koja vrši odobrenje,  jasno razumijeti na koji se putni nalog odnosi zadatak, pošto su detalji putnog naloga vidljivi na ispisu u DMS-u.