Kreiranje dokumenata izdavanja

U ovom poglavlju ćemo predstaviti primjer kreiranja dokumenta izdavanja u PANTHEON programu.

Pri kreiranju dokumenta izdavanja prikazat ćemo funkcionalnost kreiranje dokumenta dodavanje . Funkcionalnost nam omoguć́ava da kreiramo dokument izdavanja sa dodavanjem pozicija direktno iz narudžbe kupaca.

U nastavku predstavljamo proces kreiranja dokumenata izdavanja na sljedećem primjeru.

OPIS PRIMJERA Odgovorna oseba, Paula Prodaja, je iz prodajnog odjela preduzeća Tecta, primila dvije narudžbe kupca Ikea Europe. Želi da kreira dokument izdavanja i koristi funkcionalnost kreiranja dokumenta dodavanjem iz narudžbe. Dokument želi zatim ispisati i izdati eRačun. Sačuvat će dokument u eDokumentaciji i proknjižiti račun. Cijeli proces se odvija u nekoliko koraka: 1. Odabir odgovarajuće vrste dokumenta 2. Kreiranje novog dokumenta izdavanja 3. Unos podataka u glavi dokumenta izdavanja 4. Unos pozicija dokumenta izdavanja 5. Pregled vrijednosti, dodavanje rabata i napomene 6. Ispis dokumenta izdavanja 7. Izvoz e-Slog dokumenta izdavanja i prijenos u eDokumentaciju 8. Knjiženje računa

1. Odabir odgovarajuće vrste dokumenta

Da bi odgovorna osoba u prodaji pristupila kreiranju novog dokumenta izdavanja, u prvom koraku bira odgovarajuću Vrstu dokumenta izdavanja.

SAVJET Vrsta dokumenta izdavanja utječe i na robni i na novčani tok, dok interni dokument utječe samo na robni tok, a zbirni samo na novčani tok. Tu su dokumenti izdavanja za POS, Avans i Vlastitu potrošnju.

Odgovorna osoba odabere Roba | Izdavanje | Dokument i na listi odabere vrstu dokumenta 3000 – Prodaja.

Nastavlja sa kreiranje novog dokumenta i popunjavanje glavnih podataka i pozicija.

2. Kreiranje novog dokumenta izdavanja

Osoba odgovorna za prodaju želi unijeti na odabrani dokument izdavanja sve pozicije iz slijedeće dvije narudžbe kupca Ikea Eurupe d.d.. ..

SAVJET Stanje zaliha naručenih artikala, prije izdavanja, provjerimo NA Pregled zaliha.

Na ekranu se pojavi obrazac dokumenta 3000 – Velerodaja.

Za kreiranje novog dokumenta na Komandnoj traci odabere dugme (Novi zapis) .

Među navigacijskim dugmadima se u polju Broj pojavi nov zapis  koji pri kliku na dugme Sačuvaj dobije novi redni broj i sačuva se.

SAVJET Broj dokumenta se sastoji od dvocifrene godine, šifre vrste dokumenta i serijskog broja dokumenta.

U sljedećem koraku započinje unos podataka u glavu dokumenta.

3. Unos podataka u glavu dokumenta izdavanja

Dokument izdavanja sastoji se od tri dijela: Glave dokumenta, pozicije dokumenta i podacima o vrijednosti.

Odgovorna osoba počinje s unosom Glave dokumenta tj. unosom u polje Kupac i Primatelj.

Odgovorna osoba je primila narudžbu od kupca IKEA Eurupe, d.d., stoga u polje Kupac unese naziv Ikea i sa padajuće liste iz Šifre subjekata odabere ponuđeni subjekat.

Sa liste odabire željeni subjekt i podaci s njega se automatski kopiraju u dokument izdavanja, u polje Kupac i zadato se popunjava i u polje Primatelj.

SAVJET Ako kupac i primatelj nisu isti, podatke lako možete promijeniti. Ukoliko sarađujete sa novim kupcem a još ga niste unijeli u program, možete to uraditi u Šifrantu subjekata. Detaljniji prikaz je predstavljen u poglavlju, na primjeru unosa novog kupca.

Sljedeća polja podataka se automatski popunjavaju iz Šifranta subjekata:

• Datum isporuke,
• Datum računa,
• Datum PDV-a
• Odjel
• Prodaja
• Valuta
• Dana za plaćanje
• Vrsta transakcije
• Napomena
• Dostava
• Paritet i mjesto pariteta
• Način plaćanja i
• Cjenovni raszred.

Odgovorna osoba pregleda podatke i po potrebi ih koriguje.

U polje Narudžba upiše broj i datum povezanih dokumenata sa izdatom fakturom. U našem primjeru odgovorna osoba upiše narudžbu 23-0100-000007 i 08 i odabere pripadajuće datume.

SAVJET Nazive polja Narudžba i Otpremnica podesimo u Šifrantu vrste dokumeata.

Određuje također i Odgovornu osobu, u našem primjeru odabere sebe, međutim Referenta ne može mijenjati.

S ovim su uneseni svi podaci u glavni dokument, kako je prikazano na fotografijii iznad. Odgovorna osoba nastavlja s unosom pozicija dokumenta izdavanja.

4. Unos pozicija dokumenta izdavanja

Odgovorna osoba odredi skladište u kojem se nalazi roba za izdavanje.

S padajuće liste odabere u polju Skladište skladište veleprodaje. Ostala raspoloživa skladišta se nalaze u Šifrantu subjekata.

Odgovorna osoba u prodaji želi izdati robu iz dvije narudžbe, zato odabere kreiranje dokumenta s dodavanjem .

SAVJET Ukoliko želite kreirati izdavanje za pojedinačnu Narudžbu kupca možete lako kreirati dokument izdavanja sa narudžbi kupca klikom na dugme   (Kreiraj).

Na dokumentu izdavanja klikne na dugme (Dodaj) na traci zadataka i otvara se prozor za Dodavanje prometa na otpremnici.

Na njemu će odgovorna osoba odabrati Narudžbe kupaca iz kojih žele prenijeti pozicije na dokument izdavanja.

U prvom koraku odabere parametre. Označi Narudžbu kupca od datuma 1.4.2022 za skladište Veleprodaje i klikne dugme Odaberi.

Na tabu Odabir dokumenata vidi željenu narudžbu 3-0100-000007 i 08 , označi ih obje sa klikom na strelice  za prijenos na Pozicije za prijenos

Klikom na dugme Dodaj je dodavanje na dokument 23-3000-000003 zaključeno.

Program automatski popunjava ostale glavne podatke artikla (cijena, vrijednost, PDV...) navedene u Šifrantu artikala, primjer ispod.

SAVJET Na tabu Veze možemo vidjeti povezane dokumente na svim dokumentima.

U slučaju ručnog unosa pozicija, koristite taster ENTER za kretanje između kolona i koristite taster za navigaciju . da biste prešli u novi red. Pozicije se unose u kolonu Šifra ili Naziv u prazni red.

5. Pregled vrijednosti, dodavanje rabata i napomene

Odgovorna osoba u vrijednosnoj traci provjeri ukupnu vrijednost kao i PDV vrijednost.

U polje Rabat 1 unese još 5% popusta na ukupnu vrijednost.

Ukupna vrijednost izlaznog dokumenta iznosi 11.184,35 EUR, od tega PDV 2.016,85 EUR i rabat 482,50 EUR.

Dokument ima i napomenu, koja će takođe biti vidljiva na ispisu dokumenta.

Napomenu će unijeti klikom i unosom teksta u polje Opomena na dokumentu . Odgovorna osoba upiše, da je naručenu robu potrebno dostaviti u PE Ljubljana (kkako je prikazano na fotografiji ispod.).

6. Ispis dokumenta izdavanja

Odgovorna osoba želi vizualizirati dokument izdavanja.

Za pripremu štampane kopije klikne na dugme Otpremnica ili Račun .

Pošto želi također odabrati i oblik ispisa, klikne na desnu tipku miša. Sa padajućeg menija računa odabere oblik ispisa 2ON-Račun - Račun sa vrijednosti popusta.

Otvori se predpregled željenog ispisa dokumenta narudžbe. Na alatnoj traci klikne dugme (Ispiši) i ispiše dokument za pregled.

7. Izvoz e-Slog dokumenta izdavanja i prijenos u dokumentaciju

Kupac Ikea želi primati eRačune u slogu 2.0. Odgovorna osoba želi izdati eRačun i pohraniti dokument izdavanja u eDokumentaciju.

Klikom na dugme (Uvoz/Izvoz podataka) odabere opciju Izvoz e-Slog dokumenta za kupca otvori prozor Izvoz dokumenata za subjekt kao e-Slog.

Na tabu Priprema, sa padajuće liste odabere mogućnost ESlog 2.0. Označi opcije Izvozi XML, Pošalji u dokumentaciju, Izvoz PDF i Izvoz omotnice (kao što je prikazano na fotografiji ispod).

Na listi označi dokument izdavanja, kojeg želi izvesti i klikne na dugme Kreiraj.

Otvori se prozor Dokumenti , u kojem su se prenijele kreirane datoteke.

Kreirane datoteka lako može vidjeti na dokument u izdavanja. Može ih pronaći na tabu Dokumentacije | Datoteke određenog dokumenta.

8. Knjiženje dokumenta izdavanja

Odgovorna osoba želi da objavi dokument o izdanju.

Na tabu Knjiženja dokumenta izdavanja, odabere konto potraživanja i klikom na dugme Knjiži proknjiži dokument.