Importieren eines PANTHEON-Dokuments in eDocumentation

eDocumentation, können Sie PANTHEON-Dokumente als XML mit Anhängen importieren (wie z. B. eSLOG). Dies umfasst z. B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen usw.

Um ein elektronisches PANTHEON-Dokument als XML mit Anhängen, wie eine Bestellung oder eine Rechnung, importieren zu können, muss es zuerst konvertiert oder als eSLOG exportiertwerden. Sobald dies erledigt ist, kann es in eDocumentation importiert werden.

HINWEIS Die slowenische Handelskammer startete im Jahr 2001 ein Projekt auf Initiative von Unternehmen: e-SLOG "Elektronisches Geschäft der slowenischen Wirtschaft". Das Projekt umfasste Experten aus mehr als 90 Unternehmen mit dem Ziel, Standards für das elektronische Geschäft von Unternehmen vorzubereiten und durchzusetzen, einschließlich einer Bestellung, eines Lieferscheins und einer Rechnung im .XML-Format.

FALLZUSAMMENFASSUNG Das Unternehmen Tecta wird beginnen, Einkaufsdokumente zu digitalisieren und an eDocumentation zu senden. Um den Importprozess erfolgreich zu gestalten, folgt das Unternehmen diesen Schritten: Erstellen eines neuen Archivs für Einkäufe Definition des Archivs und der Klassifikation nach Dokumenttyp Export der Lieferantenbestellung als eSLOG Suche und Überprüfung der importierten Bestellung in eDocumentation

1. Erstellen eines neuen Archivs für Einkäufe

Warnung Im Speicher innerhalb von PANTHEON gibt es ein Standard- Archiv. Ein neues Archiv kann bei Bedarf erstellt werden. Normalerweise ist dies ein einmaliger Prozess. Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen dies bereits eingerichtet haben oder Sie nur das Standard-PANTHEON-Archiv verwenden.

In diesem Fall wird die Einkaufsabteilung beginnen, Dokumente zu digitalisieren und an eDocumentationzu senden. Zu diesem Zweck erstellt die verantwortliche Person ein neues Archiv (Schrank) für Einkäufe.

Im Menü wählt die verantwortliche Person Einstellungen | Programm | Dokumenttypen und ein Dokumenttypen-Register Fenster öffnet sich.

Die verantwortliche Person wählt das Archiv Panel aus und klickt auf die (Datensatz einfügen) Schaltfläche in der Taskleiste. Die verantwortliche Person definiert die erforderlichen Einstellungen dafür;

• Kurzname: PUR
• Name: Einkaufsbestellung
• Klassifikation: Nicht klassifiziert (beim Import des Dokuments wird die verantwortliche Person definieren , ob das Dokument im Einkauf Inland oder Einkauf Ausland klassifiziert wird)
• Die verantwortliche Person definiert die Status und speichert das neue Archiv, wie im Kapitel Archiv erstellenbeschrieben.

HINWEIS Es ist am einfachsten, sich ein Archiv als Schrank vorzustellen. Im Falle der elektronischen Dokumentenspeicherung ist das Archiv ein Teil des Speichers, in dem Dokumente abgelegt werden.

2. Definition des Archivs und der Klassifikation nach Dokumenttyp

Warnung Die Definition des Archivs und der Klassifikation für einzelne Dokumenttypen ist normalerweise ein einmaliger Prozess. Dieser Schritt kann ausgelassen werden, wenn dies bereits definiert ist. Sie müssen es nicht jedes Mal einstellen.

Im zweiten Schritt definiert die verantwortliche Person das Archiv und die Klassifikation für einzelne Dokumenttypen.

In diesem Fall wird die verantwortliche Person definieren für Dokumenttyp 0210 - Einkaufsbestellung Import.

Um dies zu tun, öffnet die verantwortliche Person das Dokumenttypen-Register und klickt auf das Bestellungen | Einkaufsbestellungen Panel.

Für den ausgewählten Dokumenttyp wird die verantwortliche Person definieren:

• Archiv: Einkäufe (wählt das Archiv für Einkaufsdokumente, das im vorherigen Schritt erstellt wurde)
• Klassifikation: 4122 - Einkäufe - Ausland (wählt die entsprechende Klassifikation, die zuvor erstellt wurde)

HINWEIS Klassifikation von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, Dokumente nach ihren Eigenschaften zu sortieren und zu gruppieren und bezeichnet eine Gruppe von Dokumenten, zu der sie gehören. Es ist am einfachsten, sich die Klassifikation als Ordner vorzustellen, in den Dokumente des gleichen Typs abgelegt werden. Um eine Klassifikation (Ordner) zu definieren, in die die Dokumente innerhalb des Archivs (Schrank) für einen bestimmten Dokumenttyp abgelegt werden, muss die Klassifikation zuerst erstellt werden.3.

Export der Lieferantenbestellung als eSLOG Alle Bedingungen für den korrekten Import von PANTHEON-Einkaufsbestellungen nach

eDocumentation sind jetzt erfüllt. Die verantwortliche Person kann nun die Einkaufsbestellung an eDocumentation senden, sobald sie erstellt wurde.

Warnung

Um den eDocumentation-Dienst zu nutzen, muss er zuerst aktiviert und bestimmte Einstellungen definiert werden. In diesem Fall hat die verantwortliche Person das Dokument 21-0210-000072 für den Einkauf von Materialien für Zelte vom ausländischen Lieferanten: ZELT MATERIAL, GmbH vorbereitet.

Die verantwortliche Person öffnet die Bestellung, indem sie die

Bestellungen | Einkaufsbestellungen | 0210 - Einkaufsbestellung Import auswählt. Im Bestellformular findet die verantwortliche Person die gewünschte Bestellung über die Navigationsschaltflächen in der Symbolleiste.

Dann klickt die verantwortliche Person auf die

( Daten importieren/exportieren) Schaltfläche und wählt dieEinkaufsbestellungen als eDokument exportieren. Ein

Dokument als eDokument exportieren Fenster erscheint. In diesem Fenster definiert die verantwortliche Person die erforderlichen Einstellungen:eSLOG-Typ: eSLOG 2.0 (wählt den aktuellen eSLOG-Dokumenttyp)

• Die verantwortliche Person markiert die Kontrollkästchen:
• An Dokumentation senden
  • XML exportieren
  • PDF exportieren
  • Umschlag exportieren
  • , da die verantwortliche Person möchte, dass das Dokument an eDocumentation gesendet wird und dabei ein XML, ein PDF und einen Umschlag für die ausgewählte Bestellung erstellt.

Warnung

Wenn im Dokument als eDokument exportieren Formular im Fehler Feld ein Fehler angezeigt wird, muss der Fehler behoben werden, bevor der Import nach eDocumentation erfolgen kann. Das Exportieren des Dokuments als eDokument und damit das Senden an eDocumentation wird durch Klicken auf die

Erstellen Schaltfläche abgeschlossen. HINWEIS

Wenn Sie eine Rechnung in XML konvertieren, stellen Sie die richtigen Einstellungen im Einheitenregister , SpalteInternationale Einheiten-Codes 2 ein.Der internationale Code für die Einheit PCS ist H87. Der Bildschirm zeigt die Informationen über den erfolgreichen Export an, die die verantwortliche Person durch Klicken auf die

OK Schaltfläche bestätigt. HINWEIS

Ähnlich wie Sie PANTHEON-Einkaufsbestellungen in XML, elektronische Form (nach dem eSLOG-Standard) konvertieren können, können Sie auch Rechnungen, Lieferscheine usw. konvertieren/exportieren. Dies erfolgt über ähnliche Funktionen wie bei Bestellungen: Ausgabedokument als eDokument exportieren , Verkaufsbestellung als eDokument exportieren , eDokument-Lieferschein exportieren , eDokument-Lieferschein für Kunden exportieren usw. 4.

Suche und Überprüfung der importierten Bestellung in eDocumentation Abschließend möchte die verantwortliche Person die Liste der importierten Bestelldokumente von PANTHEON nach eDocumentation überprüfen.

Die verantwortliche Person

filtert die Liste der Dokumente nach Klassifikation: 4122 - Einkäufe - Ausland (wie im Bild unten zu sehen). Dadurch begrenzt die verantwortliche Person die Anzeige auf Dokumente mit der ausgewählten Klassifikation.

Abschließend überprüft die verantwortliche Person das Dokument über den integrierten

Dokumentenbetrachter in eDocumentation. HINWEIS

Ein ähnliches Verfahren zur zusätzlichen Filterung und Sortierung der Dokumentenliste wird im Kapitel Suche in Dokumentation beschrieben.VERWANDTE THEMEN: