Bestätigung einer Rechnung (Anwendungsfall)

Nach dem Erhalt einer eingehenden Rechnung leitet die verantwortliche Person diese normalerweise an einen oder mehrere der für die Rechnungsbestätigung zuständigen Genehmiger weiter. Vor nicht allzu langer Zeit war es die Sekretärin, die im Unternehmen umherlief, um die Rechnungsbestätigung und Unterschrift zu erhalten. Heute wird dieser Prozess jedoch automatisch durch das eWorkflow Bestätigungsdokument gesteuert.

Im Folgenden finden Sie einen Anwendungsfall zur Bestätigung einer Rechnung mit Hilfe des oben genannten eWorkflows.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person in der Verwaltung von Tecta hat eine Rechnung erhalten, die die Bestätigung der zuständigen Personen erfordert, damit sie von der Buchhaltungsabteilung zur endgültigen Bearbeitung übernommen werden kann. Damit die Rechnung zur Genehmigung an die Geschäftsführung gesendet werden kann, handelt die verantwortliche Person wie folgt: Auswahl der Rechnung in der Dokumentation und Ausführung des eWorkflows Bestätigung der Rechnung (Verwaltung) Auswahl des Genehmigers Bestätigung der Rechnung (Direktor)

WARNUNG Damit das eWorkflow ordnungsgemäß funktioniert, müssen bestimmte eWorkflow-Einstellungen vorab definiert werden. Die Definition dieser eWorkflow-Einstellungen ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

1. Auswahl der Rechnung in der Dokumentation und Ausführung des eWorkflows

HINWEIS Um eine Rechnung zur Genehmigung an die Geschäftsführung weiterzuleiten, müssen Sie die Rechnung zunächst in die Dokumentation importieren. Weitere Informationen zum Importprozess finden Sie im Kapitel eExchange – Empfang oder Import.

Im Dokumente Formular verwendet die verantwortliche Person das Suchfeld, um die Rechnung zu finden, die an die für die Bestätigung zuständige Person gesendet werden soll.

Dies erfolgt mit dem eWorkflow Bestätigungsdokument.

In der Symbolleiste klickt die verantwortliche Person auf die (Daten importieren/exportieren) Schaltfläche und wählt das eWorkflow Bestätigungsdokument aus dem Dropdown-Menü aus.

HINWEIS Die Option, das eWorkflow im Assistenten Menü anzuzeigen, ist in den grundlegenden eWorkflow-Einstellungenaktiviert.

Das PANTHEON eWorkflow Bestätigungsdokument wird gestartet.

2. Bestätigung der Rechnung (Verwaltung)

Nachdem das eWorkflow gestartet wurde, wird die Rechnung mit der erstellten Bestätigungsaufgabe auf dem Bildschirm der verantwortlichen Person in der Verwaltung angezeigt.

Die Aufgabe erfordert von der verantwortlichen Person, dass sie Bestätigen, Ablehnen oder Bestätigen und weiterleiten der Rechnung.

In diesem Fall wird die Rechnung bestätigt und an den Direktor weitergeleitet, da auch die Genehmigung des Direktors erforderlich ist.

Zu diesem Zweck gibt die verantwortliche Person eine Notiz für den Direktor im Aufgabenkommentar Fenster ein und leitet die Aufgabe an den Direktor weiter, indem sie auf die Bestätigen und weiterleiten Schaltfläche klickt.

3. Auswahl des Genehmigers

Dies öffnet das Fenster Person zur Bestätigung auswählen.

Die verantwortliche Person wählt Daniel Direktor als nächste verantwortliche Person für die Bestätigung der Rechnung aus und gibt eine Nachricht im Fenster ein.

Die verantwortliche Person in der Verwaltung klickt auf die Fertigstellen Schaltfläche, um die Rechnungsbestätigung an den Direktor weiterzuleiten.

4. Bestätigung der Rechnung (Direktor)

Beim Anmelden im Programm bemerkt der Direktor auf der Aufgaben Schaltfläche, dass eine neue Aufgabe aussteht.

Der Direktor öffnet die Aufgabe durch Doppelklick oder Auswahl der Ausführen Schaltfläche.

Die Aufgabe erfordert vom Direktor, dass er Bestätigen, Ablehnen oder Bestätigen und weiterleiten der Rechnung.

In diesem Fall überprüft und bestätigt der Direktor die Rechnung.

Gleichzeitig gibt der Direktor eine Nachricht für die Buchhaltungsabteilung im Aufgabenkommentar Fenster ein und bestätigt die Rechnung, indem er auf die Bestätigen Schaltfläche klickt.

Durch die Änderung des Status der Rechnung in Dokumentation auf Fertigist der letzte Schritt des eWorkflows abgeschlossen.

Für Rechnungen mit dem Status Fertigkann die Buchhaltungsabteilung nun PANTHEON-Dokumente erstellen und verbuchen.