Pregled klasifikacija

Klasifikacije (odnosno, klasifikacijski plan) omogućavaju strukturirano razvrstavanje dokumenata u različite grupe.

Klasifikacije, koje smo preuzeli preko Web stranice u koraku Preuzimanje klasifikacija možemo dodatno uređivati u koraku Pregled klasifikacija. Klasifikaciji možemo promijeniti eskalaciju, važeću vrijednost, pohranu ili poslovni proces.

SAVJET Klasifikacija se na najlakši način može zamisliti kao mapa u koju arhiviramo/ubacujemo dokumente istog tipa. Osim razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje s tim dokumentom. Dakle, određuje se u kojoj pohrani će taj dokument bit čuvan/lociran, koliko dugo će se čuvati, kada će biti predložen za automatsko uništavanje, i slično. Napredne postavke klasifikacije koje su potrebne za rad s eDokumentacijom organizirane su u Klasifikacijskom planu. Pogledajte detaljne upute u poglavlju Klasifikacijski plan. Više informacija o koraku Pregled klasifikacija možete pročitati u poglavlju Pregled klasifikacija.

U ovom poglavlju ćemo pogledati primjer korištenja Čarobnjaka za pregled klasifikacije.

Čarobnjak za instalaciju biramo u meniju Postavke I Program I Administratorska konzolau panelu Postavke I Dokumentacija.

Opis primjera Odgovorna osoba želi brzo, pomoću Čarobnjaka za instalaciju, pregledati klasifikacije i urediti klasifikaciju: 203 – Kratkoročni planovi. Prati ove korake: Pregled klasifikacija Preuzimanje klasifikacije 2.1. Valjanost klasifikacije 2.2. Preuzimanje pohrane

1. Pregled klasifikacija

Odgovorna osoba želi pregledati postavke klasifikacije u čarobnjaku za postavljanje.

U Čarobnjaku za instalaciju bira korak Klasifikacije.

Otvara se popis poveznica.

Na popisu se mogu vidjeti podaci o Vrsti i Opisu vrste klasifikacije i postavke Eskalacije, Vrijednost, Tip valjanosti, Pohrana i Poslovnih procesa.

Nastavlja na postavke za odabranu klasifikaciju.

2. Postavljanje klasifikacije

Odgovorna osoba želi urediti postavke za vrstu dokumenta: 203 - Kratkoročni planovi.

U odjeljku Filter, u polju Tip ili opis tipa upisuje šifru ili naziv klasifikacije: 203- Kratkoročni planovi.

SAVJET Pri upisu dijela poznatog podatka možemo koristiti znak s posebnim značenjem - %.

Odabrana klasifikacija pojavljuje se na popisu.

Započinje uređivanje podataka.

2.1. Valjanost klasifikacije

Za izabranu klasifikaciju želi namjestiti razdoblje čuvanja dokumentacije na 30 godina.

UPOZORENJE Valjanost dokumenta, odnosno rok čuvanja pojedinih vrsta dokumenata utvrđuje se zakonom.

U meni u:

• koloni Vrijednost dokumentacije upisuje vrijednost: 30.
• koloni Tip valjanosti, s padajuće liste, bira vrstu: Godine.

Nastavlja na preuzimanje pohrane.

2.2. Preuzimanje pohrane

Kao pohranu dokumenta izabrane klasifikacije želi koristiti eDokumentaciju.

U stupcu Pohrana, s padajuće liste bira eDokumentacija.

Nakon dodavanja dokumenta u klasifikaciju, želi da se automatski pokrene eProces eDokumentacija.

U tu svrhu, u koloni Poslovni procesi (eProces), s padajuće liste, bira eDokumentacija.

Promjene će sačuvati klikom na tipkovnici strelicom dolje.

Na popisu su vidljive nove veze vrste dokumenta.

Odgovorna osoba uklanja filter kako bi pregledala cijeli popis.

Klikom na gumb Naprijed nastavljate na korak Veza forme i pohrane u Čarobnjaku za instalaciju.

Nazad Korak 6: Postavke vrste dokumenata

Naprijed Korak 8: Veza forme i pohrane