Uvoz e-pošte u eDokumentaciju (Prijem eMaila)

Unaprijed definirani eProces Prijem eMaila je zaslužan za to da se sadržaj elektroničke pošte i prilog uveze preko Poštanskog sandučića u eDokumentaciju i klasificira na odgovarajući način.

Kada koristimo taj eProces, nije potrebno ispisivati elektroničku poštu, skenirati ju niti uvoziti. Taj eProces funkcionira na način da automatizira prijem e-pošte u eDokumentaciju.

SAVJET Za uvoz eProcesa slijedimo postupak koji je opisan u poglavlju Prijenos preko Online servisa.

eProces (osim početka i kraja) je sastavljen od samo jednog koraka (bloka): Email To DMS.

Kako bi eProces funkcionirao, potrebno je definirati niz postavki s kojima ćemo u eDokumentaciju uvoziti e-poštu i sve njezine priloge:

UPOZORENJE Za uvoz eProcesa slijedimo postupak koji je opisan u poglavlju Prijenos eProcesa preko Online servisa. Detaljne postavke za POP3 dolazni poslužitelj (server) su opisane u poglavlju Postavke e-pošte.

1. Uvoz i postavke Poštanskog sandučića

Razmjena elektroničke pošte se odvija preko Poštanskog sandučića Prijem eMaila za kojega vrijedi:

• uvozi se preko Online servisa u šifrant i
• za njega je potrebno definirati odgovarajuće postavke.

UPOZORENJE Uvoz Poštanskog sandučića Prijem eMaila preko Online usluge je jednokratan proces. Ukoliko ste taj korak već izvršili, ovdje ga možete preskočiti.

SAVJET Računovodstveni servis koji prima račune svojih klijenata za knjiženje odnosno procesiranje preko elektroničke pošte, u polju Klasifikacija može odrediti, primjerice, klasifikaciju 250 - Računi (primljeni, izdani i interni) i dokumentacija potrebna za njihovo stvaranje.

2. Prijava na e-poštanski poslužitelj

SAVJET Detaljni postupak postavljanja POP3 dolaznog poslužitelja je opisan u poglavlju Postavke e-pošte.

Na obrascu Poštanski sandučići duplim klikom kliknemo na polje Prijava. Time se otvori prozor 'Prijava' koji omogućuje povezivanje Poštanskog sandučića s e-poštanskim poslužiteljem. Za izradu nove prijave kliknemo na gumb (Unesi zapis).

U polje Korisničko ime i Lozinka upišemo pristupne podatke koje smo generirali prilikom izrade računa e-pošte (primjerice prijavne podatke za Gmail e-poštanski račun).

Odredimo prava korisnika i kliknemo na gumb (Pohrani).

3. Postavke bloka Email To DMS

UPOZORENJE Postavke bloka 'Email To DMS' su jednokratan proces. Ukoliko ste već izveli taj korak, ovdje ga možete preskočiti.

U trećem koraku je potrebno urediti postavke bloka eProcesa Email To DMS. To činimo na sljedeći način:

• Otvorimo obrazac Oblikovanje poslovnog procesa klikom na isti u izborniku Postavke | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnog procesa.
• Zatim potražimo željeni eProces: Prijem eMaila.
• Duplim klikom na blok Email To DMS otvorimo obrazac za uređivanje postavki bloka.

Taj obrazac omogućuje:

• postavke POP3 poslužitelja i
• postavke vezane uz podatke DMS dokumenta.

Postavke vezane uz podatke DMS dokumenta omogućuju automatsku ispunu nekih podataka prilikom uvoza pošte u eDokumentaciju.

• U polje Naziv upišemo željeni tekst, u ovom primjeru 'Primljeno putem e-pošte' jer želimo da dokumenti, koji su izrađeni u eDokumentaciji, prilikom uvoza iz elektroničke pošte dobiju definirani naziv (ime).
• Subjekt - sa silaznog popisa odaberemo željeni subjekt. U ovom primjeru odaberemo subjekt 'PECUNIA d.o.o.' jer je namjenski poštanski sandučić (iz kojega uvozimo elektroničku poštu u eDokumentaciju) namijenjen primanju elektroničke pošte iz računovodstvenog servisa PECUNIA i time prvenstveno želimo da se dokument prilikom uvoza opremi s nazivom subjekta.
• Sa silaznog popisa u polju DMS Arhiva odaberemo vrstu dokumenta za arhivu na kojoj želimo da se izrade dokumenti prilikom uvoza iz elektroničke pošte u eDokumentaciju. U ovom primjeru odaberemo: DVH0 - Ulazna/prijemna dokumentacija.

Postavke pohranimo klikom na gumb (OK).

4. Postavke komunikacije s poštanskim poslužiteljem

U PANTHEON-u je potrebno urediti postavke za komunikaciju s poštanskim poslužiteljem kako bi se elektronička pošta mogla slati i primati.