Konfirmimi i një fature (rast përdorimi)

Pasi të pranohet një faturë hyrëse, personi përgjegjës zakonisht e ridrejton atë te një ose më shumë nga miratuesit përgjegjës për konfirmimin e faturës. Jo shumë kohë më parë, ishte sekretari ai që vraponte nëpër kompani për të marrë konfirmimin dhe nënshkrimin e faturës. Sot, megjithatë, ky proces kontrollohet automatikisht nga dokumenti eWorkflow Confirm.

Më poshtë është një rast përdorimi i konfirmimit të një fature me ndihmën e eWorkflow të sipërpërmendur.

PËRMBLEDHJE E RASTIT Personi përgjegjës në Departamentin e Administratës së Tecta-s ka marrë një faturë që kërkon konfirmimin e personave përgjegjës, në mënyrë që të mund të merret nga Departamenti i Kontabilitetit për përpunim përfundimtar. Për të dërguar faturën te menaxhmenti për miratim, personi përgjegjës vepron si më poshtë: Zgjedhja e faturës në Dokumentacion dhe ekzekutimi i eWorkflow Konfirmimi i faturës (administrata) Zgjedhja e miratuesit Konfirmimi i faturës (drejtori)

PARALAJMËRIM Për që eWorkflow të funksionojë siç duhet, disa cilësime të eWorkflow duhet të përcaktohen paraprakisht. Përcaktimi i këtyre cilësimeve të eWorkflow është një proces një herë. Nëse e keni bërë tashmë këtë, mund ta kaloni këtë hap.

1. Zgjedhja e faturës në Dokumentacion dhe ekzekutimi i eWorkflow

KËSHILLË Për të ridrejtuar një faturë te menaxhmenti për konfirmim, së pari duhet ta importoni faturën në Dokumentacion. Për më shumë informacion mbi procesin e importimit, shihni kapitullin eExchange – Pranimi ose importimi.

Në formën Dokumente , personi përgjegjës përdor fushën e kërkimit për të gjetur faturën që do të dërgohet te personi përgjegjës për konfirmim.

Kjo bëhet duke përdorur eWorkflow Konfirmo dokumentin.

Në shiritin e veglave, personi përgjegjës klikon butonin (Importo/Ekspo të dhëna) dhe zgjedh eWorkflow Konfirmo dokumentin nga menuja rënëse.

KËSHILLË Opsioni për të shfaqur eWorkflow në menunë Magjistarët është aktivizuar në cilësimet bazë të eWorkflow.

Dokumenti PANTHEON eWorkflow Confirm fillon të ekzekutohet.

2. Konfirmimi i faturës (administrata)

Pasi eWorkflow të jetë nisur, fatura me detyrën e krijuar për konfirmim shfaqet në ekranin e personit përgjegjës në Departamentin e Administratës.

Detyra kërkon që personi përgjegjës të Konfirmojë, Refuzojë ose Konfirmojë dhe ridrejtojë faturën.

Në këtë rast, fatura do të konfirmohet dhe do të ridrejtohet te drejtori, sepse miratimi i drejtorit është gjithashtu i nevojshëm.

Për këtë qëllim, personi përgjegjës fut një shënim për drejtorin në dritaren Komenti i detyrës dhe ridrejton detyrën te drejtori duke klikuar butonin Konfirmo dhe ridrejto .

3. Zgjedhja e miratuesit

Kjo hap dritaren Zgjidh personin për konfirmim.

Personi përgjegjës zgjedh Daniel Drejtorin si personin e ardhshëm përgjegjës për konfirmimin e faturës dhe fut një mesazh në dritare.

Personi përgjegjës në Departamentin e Administratës klikon butonin Përfundo për të ridrejtuar konfirmimin e faturës te drejtori.

4. Konfirmimi i faturës (drejtori)

Kur hyn në program, drejtori vëren në butonin Detyrat se një detyrë e re është në pritje.

Drejtori hap detyrën duke klikuar dy herë mbi të ose duke zgjedhur butonin Ekzekuto .

Detyra kërkon që drejtori të Konfirmojë, Refuzojë ose Konfirmojë dhe ridrejtojë faturën.

Në këtë rast, drejtori kontrollon dhe konfirmon faturën.

Në të njëjtën kohë, drejtori fut një mesazh për Departamentin e Kontabilitetit në dritaren Komenti i detyrës dhe konfirmon faturën duke klikuar butonin Konfirmo .

Duke ndryshuar statusin e faturës në Dokumentacion në Përfunduar, hapi i fundit i eWorkflow përfundon.

Për faturat me statusin Përfunduar, Departamenti i Kontabilitetit tani mund të krijojë dokumente PANTHEON dhe t'i regjistrojë ato.