Оптичко читање на документи и креирање еФактура

Можеме да добиваме фактури од добавувачи хартиено или во PDF формат. Хартиените документи може да ги скенираме и увеземе како PDF во еДокументацијата или увезуваме примени PDF документи што пристигнаа како прилози на ел. пошта.

Со цел да се конвертира PDF документ во еДокументација во електронска форма на фактура и подоцна да се создаде PANTHEON документ за прием врз основа на него, ни помага претходно подготвениот еПроцес Оптичко читање (OCR) за еКнижење. Имено, ги препознава знаците (на пр. даночен број и име на испраќачот, нето износ, датум на достасување итн.) на фактурата PDF и ги конвертира во формат на еФактура.

Деловниот процес го поедноставува внесувањето на примената фактура во PANTHEON, бидејќи го конвертира примениот PDF документ во еФактура во JSON формат. Ова може лесно да се внесе во PANTHEON подоцна.

СОВЕТ Со податоците на еФактурата, кои се резултат на оптичко читање (OCR), процесот на внесување на добиената фактура е лесен. Така, можноста за грешки е минимална во тековните операции, бидејќи системот за читање на OCR е подобрен со помош на податоците за увезените фактури.

Во продолжение опишуваме пример за употреба на деловниот процес опишан погоре.

Опис на случајот Сметководителот ги обработува фактурите добиени од различни добавувачи. Сака да го поедностави нивното внесување во PANTHEON, без препишување. За таа цел, го користи еПроцесот Оптичко читање (OCR) за еКнижење и за негова употреба ги следи чекорите опишани подолу: 1. Увезување и избирање документ во еДокументација 2. Започнување на еПроцесот Оптичко читање (OCR) за еКнижење 3. Резултат на оптичкото читање – еФактура

ВНИМАНИЕ PDF документите може со помош на еПроцесот Оптичко читање (OCR) за еКнижење да се претворат во еФактура. Деловниот процес работи само ако имате активирано еКнижење и сте ги дефинирале соодветните поставки.

1. Увезување и избирање документ во еДокументација

Одговорното лице ја обработува добиената фактура од добавувачот во PDF формат, која претходно ја увезол во еДокументацијата.

СОВЕТ Ако сè уште не сте го увезле документот во еДокументација, прочитајте го поглавјето Увезување документи во еДокументација.

Најдете и изберете го саканиот документ во еДокументацијата.

Продолжува со започнување на деловниот процес.

2. Започнување на еПроцесот Оптичко читање (OCR) за еКнижење

Во лентата со алатки на Документација кликнува на копчето (Волшебници) и од паѓачката листа ја избира опцијата: Оптичко читање (OCR) за еКнижење.

СОВЕТ За да ни се прикаже деловниот процес на одреден PANTHEON образец , како опција за избор на копчето Волшебници треба најпрво да го поставиме воОбликувачот на бизнис процеси. Постапката можете да ја прочитате во точка 3 од поглавјето Основни поставки на деловниот процес.

Деловниот процес конвертира PDF документ во еФактура во JSON формат.

3. Резултат на оптичкото читање – еФактура

На крајот од деловниот процес, сметководителот добива еФактура, која се додава на списокот на јазичето Датотеки.

Името на еФактурата е исто како и името на PDF фактурата, типот на датотека е JSON формат.

На картичката Метаподатоци одговорното лице може да го провери начинот на читање на PDF-датотеката.

СОВЕТ Ако ништо не е поставено на партнерот, стандардниот режим на читање е сумарно по даночни стапки. Погледнете подетално објаснување и прикажување на читањето во поглавјето Поставки за начин на читање PDF документи.

Гледа дека фактурата на добавувачот ИНТЕРСПОРТ доо е прочитана според методот на читање: сумарно по даночни стапки или vat-rate-invoice.

СОВЕТ Ако на партнерот во Шифрарникот на партнери немаме избран метод за читање PDF документи, PANTHEON автоматски ги чита податоците користејќи го методот сумарно по даночни стапки (vat-rate-inovice)

Можете исто така да проверите дали истиот метод на читање е дефиниран и кај добавувачот во Шифрарникот на партнери и на тој начин успешно се завршува процесот.

СОВЕТ Како заклучок, системот за читање OCR во PANTHEON може да чита многу податоци. Обично сите стандардни или задолжителни содржини на сметката. Така, може да го идентификува даночниот број на испраќачот, името на испраќачот, нето износот, датумот на вредност и така натаму. Множеството податоци што системот ги враќа во форма на еФактура зависи од поставувањето на оптичкото скенирање на PDF документи кај добавувачот, а понекогаш и од квалитетот на PDF форматот на фактурата.