Увоз на е-пошта и прилози

Во еДокументацијата можеме да увеземе електронска пошта и нејзините прилози од посебно поштенско сандаче - е-пошта.

На овој начин повеќе нема потреба да ги зачувуваме прилозите на е-пошта, да се мачиме со нивно печатење и ставање во папки, а од таму и со рачно објавување.

Целиот процес е контролиран од еПроцес, што гарантира дека содржината на е-поштата и сите приложени документи, преку сандачиња, се пренесува на еДокументација. Поштенското сандаче и еПроцесот мора претходно да се преземат преку Веб-услуги во шифрарникот.

За второто, мора да бидат определени релевантни поставки.

Во ова поглавје, ќе претставиме пример за увоз на пошта до еДокументација.

ВНИМАНИЕ За да се користи услугата еДокументација, како што е претставена во примерот, мора прво да ја активирате и да ги уредите соодветните поставки. Постапката за увоз прикажана во примерот е иста без оглед на избраната услуга на еДокументација.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Во администрацијата, одговорното лице сака да внесе примени документи од е-пошта во еДокументација. Тоа го прави следејќи ги овие чекори: Поставки за POP дојдовен сервер Увоз на сандаче и еПроцес – Увоз на е-пошта во еДокументација преку веб-сервисот Поставки за сандаче – Увоз на е-пошта Поставки за блокирање на е-пошта во DMS Увоз на е-пошта во еДокументација Преглед на увезена е-пошта

1. Поставки за POP дојдовен сервер

ВНИМАНИЕ Поставките за дојдовен сервер за POP за примање и испраќање е-пошта во PANTHEON се еднократен процес. Ако веќе сте го направиле ова, можете да го прескокнете овој чекор.

За да примате и праќате е-пошта во PANTHEON, потребно е да ги уредите поставките за комуникација со серверот за пошта: POP дојдовен сервер (како што можете да видите на примерот подолу):

СОВЕТ Ако сакате да користите Google за бизнис, следете ги упатствата и информациите на оваа страница. За да креирате сметка на Google, следете ги упатствата ТУКА.   Прочитајте повеќе за поставките во поглавјето Интернет и POP поставки за клиентот за е-пошта.

Одговорното лице во Администраторската конзола ги уредува поставките. Го избира менито Подесувања | Програм | Администраторска конзола. Во менито го избира панелот Подесувања | Интернет, и на јазичето Сервери во делот POP3 дојдовен сервер ги уредува следниве поставки:

2. Увоз на сандаче и еПроцес – Увоз на е-пошта во еДокументација преку веб-сервисот

ВНИМАНИЕ Увоз на Сандаче и еПроцес – Увоз на е-пошта во еДокументација преку Веб услугите е еднократен процес. Ако веќе сте го направиле ова, можете да го прескокнете овој чекор.

Увозот на е-пошта е контролиран од еПроцес. Размената на пошта се одвива преку соодветното поштенско сандаче.

Одговорното лице мора да:

• Увези претходно подготвен еПроцес : Увоз на е-пошта во еДокументација. Се увезува во шифрарникот преку веб-услугите.
• Увези сандаче: Прими е-пошта. Се внесува во шифрарникот преку веб-услугите.

3. Поставки за сандаче – Увоз на е-пошта

ВНИМАНИЕ Поставки за Сандаче – Прими е-пошта е еднократен процес. Ако веќе сте го направиле ова, можете да го прескокнете овој чекор.

Во администраторската конзола во менито Подесувања | Документација | Сандачиња одговорното лице дефинира поставки за Сандаче - Увоз на е-пошта:

• Назив: увоз на е-пошта (можете да го менувате како што сакате)
• Класификација: Не е класифицирана
• Пријава: dldokumentmail.com

4. Поставки за блокирање на е-пошта во DMS

ВНИМАНИЕ Поставување Блокирање на е-пошта во DMS е еднократен процес. Ако веќе сте го направиле ова, можете да го прескокнете овој чекор.

Во четвртиот чекор, одговорното лице ги уредува поставките за еПроцесот или на блокот за е-пошта. Ова го прави на следниот начин:

• Го отвора формуларот Обликување бизнис процеси со кликнување на менито Подесувања | Документација | Обликување на бизнис процеси.
• Потоа го бара саканиот еПроцес: Увоз на е-пошта во еДокументација.

Двоен клик на блокот и ги поставува поставките:

• во полето Маил сервер тип избира Користи поставки за сандаче
• избира Сандаче - Увоз на е-пошта
• во делот Сетирања на поштенско сандаче, ги внесува соодветните поставки за полето POP3
• во полето Архивирај DMS , избира DVH0
• во полето Класификација ја избира соодветната класификација 250 - Фактури (примени, издадени, интерни) и документација за нивна изработка.

5. Увоз на е-пошта во еДокументација

Продолжува со увоз на примената е-пошта во формата Документи. Тоа е помогнато од претходно подготвениот еПроцес Увоз на на е-пошта во еДокументација, до којшто пристапува со:

• Кликнување на копчето во лентата со алатки (Увоз/Извоз на податоци).
• И избирање на опцијата Емаил во ДМС од паѓачкото мени.

• Програмата враќа информации за завршената активност за увоз на документи. Во нашиот случај, пишува: „WF завршено“.
• Одговорното лице кликнува на копчето Потврди и продолжува со прегледување на примените документи во еДокументација.

СОВЕТ еПроцесот Увоз на е-пошта во еДокументација во поштенското сандаче внесува е-пошта што има статус Непрочитани. И поштата и прилозите се во еДокументацијата се зачувуваат како датотеки со документи.

6. Преглед на увезена е-пошта

Во последниот чекор, одговорното лице сака да ја прегледа листата на увезени документи во еДокументацијата.

Списокот на документи е филтриран според сандаче. Ова го ограничува приказот само на податоци од поштенското сандаче: Увези е-пошта.

Деталниот процес на дополнително филтрирање и сортирање на листата на документи е опишан во поглавјето Пребарување во документација.