Importieren von E-Mails und Anhängen

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Sie können E-Mails und Anhänge aus einem dedizierten Postfach-E-Mail in eDokumentation.

Auf diese Weise müssen Sie E-Mail-Anhänge nicht mehr speichern, sich mit dem Drucken und Abheften in Ordnern quälen und diese dann manuell posten.

Der gesamte Prozess wird von eWorkflowgesteuert, das sicherstellt, dass der Inhalt der E-Mail und alle angehängten Dokumente in die Dokumentation über die eDokumentationübertragen werden. Das Postfach und das eWorkflow müssen zuerst über Complete Servicesin das Codebuch heruntergeladen werden.

Für Letzteres müssen geeignete Einstellungen definiert werden.

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen ein Beispiel für das Importieren von E-Mails in die eDokumentation.

WARNUNG Um den eDokumentationsdienst wie im Beispiel zu nutzen, muss er zuerst aktiviert werden und seine Einstellungen müssen festgelegtwerden. Der im Beispiel gezeigte Importprozess ist unabhängig vom eDokumentationsdienst gleich.

FALLZUSAMMENFASSUNG In der Verwaltung möchte die verantwortliche Person die aus der E-Mail erhaltenen Dokumente in die eDokumentation importieren. Dies geschieht durch die folgenden Schritte: POP-Eingangsserver-Einstellungen Import von Postfach und eWorkflow – Import von E-Mails in die eDokumentation über Webservice Postfacheinstellungen – Importieren von E-Mails E-Mail-Blockeinstellungen im DMS Import von E-Mails in die eDokumentation Ansicht der importierten E-Mails

1. POP-Eingangsserver-Einstellungen

WARNUNG Das Einrichten des POP-Eingangsservers zum Empfangen und Senden von E-Mails in PANTHEON ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Um E-Mails in PANTHEON zu empfangen und zu senden, müssen Sie die Einstellungen für die Kommunikation mit dem Mailserver bearbeiten: POP-Eingangsserver (wie im untenstehenden Beispiel zu sehen):

TIPP Um Google für Unternehmen zu nutzen, folgen Sie den Anweisungen und Informationen auf dieser Seite. Um ein Google-Konto zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen HIER. Weitere Details zu den Einstellungen finden Sie unter Internet und POP-Protokolleinstellungen für Ihren E-Mail-Client.

Die verantwortliche Person wird in die Admin-Konsole versetzt, um die Einstellungen zu bearbeiten. Wählen Sie das Menü Einstellungen | Programm | Admin-Konsole. Aus dem Menü wählen Sie das Einstellungen | Internet -Panel, wo Sie unter Server im Abschnitt POP3-Eingangsserver die folgenden Einstellungen bearbeiten:

2. Import von Postfach und eWorkflow – Import von E-Mails in die eDokumentation über Webservice

WARNUNG Der Import von Entwickler und eWorkflow – Import von E-Mails in eDoc über Webservices ist ein einmaliger Prozess. Der Import der E-Mail in eDoc ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Der Import von E-Mails wird von eWorkflow gesteuert. Der Austausch von E-Mails erfolgt über das entsprechende Postfach.

Die verantwortliche Person muss:

• Ein vorgefertigtes eWorkflow importieren: Eine E-Mail in die eDokumentation importieren Letzteres wird über den Webservice in das Codebuch importiert.
• Posteingang bearbeiten: E-Mail akzeptieren. Importieren Sie es über den Webservice in das Codebuch.

Postfacheinstellungen – Importieren von E-Mails

WARNUNG Das Einrichten Ihres Posteingangs – Das Empfangen einer E-Mail ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Im Admin-Panel, im Menü Einstellungen | Dokumentation | Postfächer definieren Sie Einstellungen für Postfach - E-Mail empfangen:

• Titel: E-Mail-Import (kann nach Belieben geändert werden)
• Klassifikation: Nicht klassifiziert
• Login: dldokumentmail.com

4. E-Mail-Blockeinstellungen im DMS

WARNUNG Das Einrichten des E-Mail-Blocks im DMS ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Im vierten Schritt bearbeitet die verantwortliche Person die Einstellungen des eWorkflow oder E-Mail-Blocks. Dies geschieht durch:

• Öffnet das Formular zur Geschäftsprozessabbildung durch Klicken im Menü Einstellungen | Dokumentation | Workflow-Design.
• Suchen Sie dann nach dem gewünschten eWorkflow: E-Mails in eDoc importieren.

Doppelklicken Sie auf den Block und legen Sie die Einstellungen fest:

• im Feld Mailserver-Typ wählen Sie Postfacheinstellungen verwenden
• wählt Standard - E-Mails importieren
• unter POP3-Server-Einstellungen geben Sie die entsprechenden Einstellungen für das POP3-Postfach ein
• im Feld DMS-Archiv wählen Sie DVH0
• im Feld Klassifikation wählen Sie die entsprechende Klassifikation 250 - Rechnungen (erhalten, ausgestellt, intern) und Dokumentation für deren Erstellung.

5. Importieren von E-Mails in die eDokumentation

Es wird fortgesetzt, die auf dem Formular Dokumente empfangenen E-Mails zu importieren. Sie wird von einem vorgefertigten eWorkflow E-Mail-Import in die eDokumentationunterstützt, auf das sie zugreift durch:

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche (Import/Bilddaten).
• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü E-Posts in die eDokumentation importieren.

• Die Software gibt Informationen über den Abschluss der Dokumentimportaktivität zurück. In unserem Fall druckt sie: 'FW abgeschlossen'.
• Sie klickt auf die Bestätigen Schaltfläche und fährt mit der Überprüfung der in der eDokumentation empfangenen Dokumente fort.

TIPP eWorkflow E-Mails in die eDokumentation importieren importiert E-Mails, die den Status Ungelesen in Ihrem Posteingang haben. Sowohl die E-Mail-Nachricht als auch die Anhänge werden als Dokumentdateien in eDokumentationgespeichert.

6. Übersicht der importierten E-Mails

Im letzten Schritt möchte sie die Liste der importierten Dokumente in eDokumentationüberprüfen.

Sie filtert die Dokumentenliste nach Trichter. Dies beschränkt die Anzeige auf Daten aus dem Postfach: E-Mail-Import.

Das detaillierte Verfahren zur weiteren Filterung und Sortierung der Dokumentenliste wird beschrieben in Dokumentensuche.