Увоз од PANTHEON документи во еДокументација
Во еДокументација можеме да увеземе PANTHEON документи во XML формат со прилози (како еСлог). Тие вклучуваат на пр. нарачки за купување, испратници, фактури итн.
За да можеме да увеземе PANTHEON документ, како што е нарачка или фактура, во електронска форма, во XML формат со прилози, прво треба да го конвертираме или да направиме извоз како еСлог. Само тогаш може да се внесе во еДокументација.
 |
ВНИМАНИЕ
Во PANTHEON, стандардно има една Архива во Складиштето. Создаваме нова Архива по потреба. Ова е обично еднократен процес. Можете да го прескокнете овој чекор ако одговорните луѓе во вашата компанија веќе го поставиле или ако стандардно го користите само PANTHEON.
|
Во нашиот случај, одделот за набавки ќе започне со дигитализација на документите и нивно испраќање до еДокументација. За таа цел, одговорното лице креира нова Архива (кабинет) за набавки.
Во менито, избира Подесувања | Програм | Видови на документи и се отвора прозорецот Шифрарник за видови на документи.
Избира панел Архив и кликнува на копчето 
(Нов запис), бидејќи сака да креира нов. Ги дефинира соодветните поставки за тоа;
- Краток назив: Набавка
- Име: Документација за набавка
- Класификација: Нема класификација (бидејќи при увоз на документот ќе утврдиме дали документот треба да се класифицира како Домашна набавка или Набавка од странство)
- Го дефинира статусот и ја зачувува новата Архива како што е опишано во поглавјето Креирање Архива.
 |
СОВЕТ
Најлесен начин да се замисли архивата е како плакар. Во случај на електронска документација, архивата е дел од Складиштето во кое се сместени документите.
|
|
ВНИМАНИЕ
Одредување Архив и Класификација обично е еднократен процес за секој тип на документ. Можете да го прескокнете овој чекор ако ова е веќе дефинирано за вас. Не треба да го поставувате ова секој пат.
|
Во вториот чекор, одредете ја Архивата и Класификацијата за секој тип на документ.
Во нашиот случај, ова ќе се утврди за Тип на документ 0210 – Нарачки од добавувачи – Увоз.
За таа цел, одговорното лице ќе го отвори Шифрарникот на видови на документи и во вториот панел Нарачки | На добавувачи.
За избраниот тип на документ, ќе определи:
- Архива: Набавка (ја избира архивата за документите за набавка што беше креирана во претходниот чекор)
- Класификација: 4122 – Набавка - Странски пазар (ја собира соодветната класификација што претходно ја создаде)
|
СОВЕТ
- Класификација на документи овозможува сортирање и групирање на документите според нивните својства и ја означува групата на документи на кои припаѓа. Најлесен начин да се замисли класификација е како папка во која ставаме документи од ист тип.
- Дека бевме во можност да дефинираме класификација (папка) за секој тип на документ во кој документите ќе бидат сместени во Архива (плакари) моравме прво Класификацијата да ја креираме.
|
Сите услови за правилен увоз на нарачки од PANTHEON до добавувачите во еДокументација сега се исполнети.
Кога креира нарачка за добавувач, одговорното лице сега може да ја испрати до еДокументација.
|
ВНИМАНИЕ
За да се користи услугата еДокументација, прво треба да се активира и да се дефинираат соодветните поставки за неа.
|
Во нашиот случај, одговорното подготви документ 21-0210-000072 за набавка на материјали за шатори, на странски добавувач: ZELT MATERIAL, GmbH.
Ја отвара нарачката така што го избира менито Нарачки | Нарачка на добавувач | 0210 - Нарачка на добавувач
Пребарајте ја саканата нарачка на формуларот за нарачка, преку копчињата за навигација во лентата со алатки.
Потоа кликнува на копчето 
(Увоз и извоз на податоци) и ја избира функционалноста Извоз на еСлог нарачка.
На екраните се појавува прозорец Извоз на документ како еСлог Дефинирајте ги соодветните поставки во прозорецот:
- Тип на еСлог: еСлог 2.0 (го избира типот на документот еСлог што моментално се користи)
- Ги маркира полињата за избор:
- Испрати до документација,
- Извези XML,
- Извези PDF,
- Извозен плик,
бидејќи сака документот за нарачка да биде испратен до добавувачот во еДокументација и истовремено креира XML, PDF и плик за избраната нарачка.
|
ВНИМАНИЕ
Ако на Извоз на документ како еСлог, во полето Грешка програмата прикажува грешка, поправете ја пред да ја внесете во еДокументација.
|
Извозот на документот како еСлог, а со тоа и испраќањето или увозот во еДокументација се завршува со кликнување на копчето 
(Креирај).
|
СОВЕТ
- Ако конвертирате фактура во XML формат, за успешен увоз на е-фактури, направете ги правилните поставки во Шифрарникот на мерни единици, колона Меѓународни симболи на мерни единици 2.
- Меѓународната ознака на мерната единица ПАР е PCE.
|
На екранот се појавува прозорецот со порака Операцијата е завршена, и одговорното лице го потврдува со кликнување на копчето Потврди.
|
СОВЕТ
На сличен начин како што можеме да ги конвертираме нарачките на PANTHEON од добавувачите во XML или електронски формат (според стандардот еСлог), можеме исто така да конвертираме/ извеземе фактури, испратници итн. Ова го правиме преку слични функционалности како за нарачки: Извоз на еСлог документи за издавање, Извоз на еСлог документ за купувач, Извоз на еСлог испратница, Извоз на еСлог испратница за купувач итн.
|
Во последниот чекор, одговорното лице сака да ја прегледа листата на увезени документи за нарачка од PANTHEON во еДокументацијата.
Списокот на документи го филтрира по класификација: 4122 – Набавка - Странски пазар (како што можете да видите на сликата подолу).
Ова го ограничува приказот само на документи според избраната класификација.
Конечно, преку интегрираниот Прегледувач го гледа документот во еДокументацијата.
