Kreiranje potnega naloga

Potni nalog je listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih in upravičenost povračila stroškov, ki so nastali.

V nadaljevanju vam predstavljamo primer kreiranje potnega naloga v PANTHEON-u.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba, Adela Administracija podjetja Tecta želi za Rozi Računovodjo kreirati potni nalog. Dne 1.9.2022 gre na izobraževanje o programu PANTHEON na sedež subjekta Datalab SI d.o.o. Potni nalog kreira na naslednji način: Nastavitev vrste dokumenta Kreiranje potnega naloga Vnos podatkov v glavo dokumenta Vnos podatkov O potovanju in Prevoznem sredstvu Potrjevanje potnega naloga Izpis potnega naloga

1. Nastavitev vrste dokumenta

Za kreiranje potnih nalogov mora odgovorna oseba najprej izbrati oz. kreirati Vrsto dokumenta.

NAMIG Navodila za kreiranje nove vrste dokumenta lahko preberete v poglavju Kreiranje nove vrste dokumenta.

Vrsto dokumenta za Potni nalog si nastavi v Šifrantu vrst dokumentov. 

NAMIG Na izbrani vrsti dokumenta si nastavi pomembne nastavitve za avtomatsko knjiženje, blagajniški izdatek, vrsto dokumenta za likvidaturo ter polnjenje na temeljnici.

2. Kreiranje potnega naloga

Potni nalog je potrebno sestaviti in izročiti zaposlenem pred službeno potjo.

Odgovorna oseba kreira potni nalog tako, da izbere meni Kadri | Potni nalogi | Potni nalogi.

V obrazcu izbere vrsto dokumenta, katero ima podjetje kreirano za pisanje potnih nalogov: 7000 - Potni nalog.

V Ukazni vrstici s klikom na gumb  kreira nov zapis.

3. Vnos podatkov v glavo dokumenta

Zaporedno številko in Datum izdelave potnega naloga program generira sam.

S spustnega seznama v polju Delavec izbere iz Personalne mape, osebo za katero izdeluje potni nalog, v našem primeru izbere Rozi.

Ob izbiri se samodejno napolni polje o delovnem mestu: Vodja financ in računovodstva.

Polje DM pa se samodeljno napolni le, če ima izbran delavec v personalni mapi izbrano delovno mesto.

S klikom na gumb  potrdi zapis potnega naloga.

Plačnik potnega naloga se samodejno napolni, če ima v Šifrantu vrst dokumentov – Potni nalogi to izbrano.

V našem primeru se napolni podatek: Tecta d.d.

4. Vnos podatkov O potovanju in Prevoznem sredstvu

Okno je razdeljeno na dva dela, na podatke O potovanju in Prevoznem sredstvu.

Kraj odhoda in prihoda se samodejno zapišeta iz Administratorske konzole | Podjetje.

V polje Odsotnost dni/ur se izračuna skupno število dni in ur glede na vnesene pozicije v spodnji del okna.

V polju Registrska številka s spustnega seznama izberemo registrsko številko avtomobila, s katerim delavec potuje.

Osebna vozila vodimo v Šifrantu vozil.  

Če gre zaposleni na pot s službenim vozilom odgovorna oseba označi polje pri Službeno vozilo.

NAMIG Program zaradi tega ne bo izpisal ceno kilometrine spodaj v polja Cena KM in Kilometrina.

V panel Potovanje vpišemo podatke o potovanju na sedež subjekta: Datalab SI d.o.o.

Z dvoklikom dostopamo do Šifranta subjektov.

Stroškovni nosilec moramo v polje Str. nos. obvezno vnesti. V našem primeru gre za stroškovni nosilec: 2022/01 - Izobraževanje PANTHEON.

Določimo čas odhoda iz podjetja, v našem primeru ob 8.00 in čas prihoda nazaj v podjetje ob 12.00.

Program nam spodaj v polje Število dni / ur samo preračuna, v našem primeru izpiše vrednost 4 ure.

V Administratorski konzoli | Naša država ima odgovorna oseba izbrano Slovenija, kar program samodejno upošteva in v polju Dnevnice izbere domačo dnevnico.

NAMIG Tip dnevnic in nastavitve so urejene v Šifrantu dnevnic in kilometrin.

Podatek lahko odgovorna oseba tudi ročno popravi ali spremeni.

V našem primeru se polje Dnevnica ne izpolni, saj zaposleni dnevnica ne pripada, ker je bila na poti le 4 ure.

V polje Števec prej vnesemo stanje števca ali pa nam program poišče zadnji potni nalog izdelan za izbrano vozilo in ponudi zadnje stanje.

Števec po izpolni program samodejno glede izračuna iz polja Prevoženi KM. 

Opredeli namen poti, v našem primeru zapiše v polje Namen potovanja: Izobraževanje: Napredno računovodstvo PANTHEON (kot prikazano na spodnji sliki).

NAMIG Število preračunanih kilometrov se izpolni preko: klika na gumb Zemljevid | Google maps šifranta subjektov v kolikor imamo vneseno oddaljenost vnosa števca prej in po ročnega vnosa ali šifranta poštnih številk, kjer imamo vneseno razdaljo do posameznega kraja.

Vse spodaj vneseno se prepiše v zgornji del obrazca, v pozicije potnega naloga.

Delavec lahko v enem potovanju obišče več subjektov, to pomeni več pozicij zapisa oziroma krožno potovanje.

V ta namen se označi preklopnik Seštevek ur. 

5. Odobritev in potrjevanje potnega naloga

V polju Odobren določamo ali je nalog odobren.

Kdo lahko odobri potne naloge se nastavi v avtorizacijah.

Ko označimo preklopnik se pojavi polje, kjer s spustnega seznama v našem primeru izberemo odobritelja, Daniel Direktor.

Status potnega naloga odgovorna oseba izbere iz Šifranta statusov potnega naloga, v našem primeru Odobrena pot. 

6. Izpis potnega naloga 

Potni nalog Adela izpiše preko ukazne vrstice s klikom na gumb(Izpisi)​ .

Izbere vrsto dokumenta: 7000 – Potni nalogi.

V nadaljevanju izpolni kriterije za izpis in izbere vrsto izpisa.

V našem primeru določi v polju Delavec Anka Računovodja in izbere vrsto izpisa: 3C0 – Izpis potnih nalogov.

NAMIG Za dodajanje neposrednih stroškov na potni nalog in povračilo stroškov lahko preberete navodila v poglavju Neposredni stroški.