eRazmena

Za lakše razumevanje e-razmene smo za vas u nastavku pripremili najvažnije informacije:

1. Šta je e-razmena?

E-razmena (Elektronska razmena podataka - EDI) predstavlja svaku elektronsku razmenu podataka, što uključuje i dokumente.

EDI je standardizovani metod prenosa, koji je u svetu uveden još od 1960. godine i omogućava međusobnu razmenu raznovrsnih dokumenata. Zahvaljujući upotrebi standardizovanog jezika komunikacije omogućava se povezanost različitih informacionih sistema, kao i automatizacija uključivanja u sisteme sa unutrašnjim upravljanjem.

2. Šta nam je potrebno za e-razmenu?

Za e-razmenu nam je potreban standardizovani jezik komunikacije. Partneri u e-razmeni moraju naime koristiti zajednički jezik odnosno format (strukturu) obaveštenja.

Pomoću standardizacije je omogućena razmena obaveštenje bez obzira na korišćenu strukturu obaveštenja, državu i delatnost partnera.

Pored standardizovanog jezika na drugom mestu nam je potrebna i programska oprema, koja nam omogućava da primalac i pošiljalac mogu slati i primati obaveštenja i dokumente, odnosno da među njima teče e-razmena.

UPOZORENJE eRazmena je besplatno uključena u sve PANTHEON licence.

3. Koje su pogodnosti e-razmene?

Uvođenje e-razmene u preduzeće omogućava fleksibilnije i efikasnije poslovanje. Korišćenjem e-razmene se postiže:

1. Automatizacija zadataka - štampanje dokumenata, slaganje dokumenata u fascikle, primanje papirnih dokumenata, njihovo skeniranje, prepisivanje u poslovno-informacijski sistem, kao i drugi povezani manipulativni zadaci se smanjuju ili pak nestaju u celini.
2. Smanjenje vremena odziva - dokumenti koje razmenjujemo u elektronskom obliku se preko provajdera e-puta razmenjuju u trenutku, 24/7. U PANTHEON-u, npr. za prijem dokumenata ili slanje e-dokumenata je potrebno samo nekoliko klikova. Tako se zamenjuje dugotrajna papirna manipulacija i obrada.
3. Tačnost razmenjenih informacija - razmena podataka se obavlja na osnovu standardizovanog jezika komunikacije. Na taj način se obezbeđuje pravilna računarska interpretacija bez obzira na nacionalnost odnosno delatnost preduzeća, koje ima ulogu primaoca ili pošiljaoca.
   Potencijalne tipične greške se otklanjaju i uključivanjem veštačke inteligencije, koja nakon svakog učitanog podatka uči, te je svaka naredna ''interpretacija'' sistema za nijansu bolja. U PANTHEON-u na taj način funkcioniše eKnjiženje (sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa odnosno dokumenata u PDF formatu, koji omogućava raspoznavanje podataka iz papirnog dokumenta i pretvaranje u format e-dokumenta, u JSON formatu), koje je deo PANTHEON eRazmene.
4. Snižavanje troškova - e-razmena donosi snižavanje vremena odziva i otklanjanja grešaka, koje su svakodnevica prilikom ručnog rada i papirnog poslovanja. U PANTHEON-u eRazmenu upravljaju unapred pripremljeni eProcesi, koji za korisnike kreiraju odgovarajuće zadatke za postupke koji su se nekada ručno obavljali.
5. Nadzor i sigurnost - uvođenjem e-razmene obezbeđujemo nadzor nad tranakcijama i razmenjenom e-dokumenata. U PANTHEON-u eRazmena teče preko eDokumentacije. Svaki razmenjen dokument je prilikom aktivacije tamo sigurno arhiviran. Pored toga je i opremljen sa odgovarajućim statusima, obaveštenjima i povratnicima. Za svaki razmenjeni dokument tako imamo potpuni nadzor, na primer kada je e-narudžbina poslata, kada je dostavljena, kada je dobavljač primio našu narudžbinu i slično.

4. Kako teče proces e-razmene?

Osnovni proces e-razmene možemo sumirati na sledeći način:

• Poslovno-informacijski sistem, koje koristi preduzeće (u našem primeru PANTHEON) generiše komercijalni dokument (npr. račun), te ga šalje preko provajdere za e-razmenu, na primer preko SEF-a ili MER-a.
• Provajderi za e-razmenu odnosno njihova programska oprema na osnovu unapred definisanih uslova prepoznaje tip dokumenta, proverava strukturu, konvertuje ga u standard primaoca dokumenta, te ga prenosi preko dogovorenog protokola povezivanja do primaoca (npr. FTP, VAS, AS2).
• Dokument potom prima primaočev sistem za e-razmenu podatka, transformiše ga u strukturu koju prepoznaje primaočev informacijski sistem. Tako je omogućena njena integracija i dalja obrada u poslovnim procesima.

Da bismo proces e-razmene još bolje razumeli, u nastavku ćemo pojasniti i dodatne detalje.

4.1 Povezivanje između partnera

Partneri su povezani međusobnim razmenjivanjem različitih elektronskih dokumenata. Svaki dokument predstsavlja određeni zadatak, koji je deo poslovnog procesa.

Povezivanje svakoga sa svakim povećavam kompleksnost povezivanja, budući da se problematika povezivanja množi sa brojem poslovnih partnera (na slici dole levo).

Jedna tačka razmene (npr. platforme poput SEF-a ili MER-a) predstavlja pokušaj ujednačavanja dokumenata, puteva i procesa razmene sa sve partnere (na slici desno).

4.2 Konverzija podataka i dokumenata

Podaci i dokumenti mogu biti u različitim formatima i strukturama.

Za pojednostavljivanje povezivanja između partnera, provajderi e-puta (mreže elektronske razmene) obezbeđuju konverziju dokumenata u željeni format.

Jedan takav primer konverzije je standardizovani format eSLOG. Na taj način se preko platforme za elektronsko poslovanje, kao što su SEF i MER u PANTHEON-u razmenjuju dokumenti u navedenom formatu.

4.3 Tok e-razmene

E-razmena i sa njom odgovarajuća konverzija dokumenata i informacija izvodi se preko Sandućića i izabranog provajdera e-puta. To obezbeđuje jedinstven nadzor i pregled dokumenata i informacija, koji su predmet e-razmene.

Provajderi e-puta su ključan faktor prilikom razmene e-računa i drugih e-dokumenata. Oni obezbeđuju sigurnu dostavu e-dokumenata od pošiljaoca do primaoca, te omogućavaju njeno praćenje. Provajderi e-puta za e-dokumente imaju istu ulogu kao što pošta ima prilikom slanja papirnih dokumenata.

U Sloveniji je jedan od provajdera e-puta i partnera Datalab bizBox. Preko njega teče razmena e-računa, e-otpremnica, e-narudžbina preko poslovno-informacijskog sistema PANTHEON. U Srbiji u te svrhe koristimo platforme SEF i MER, za slanje e-računa.

4.4 E-razmena dokumenata

Preko e-razmene prvenstveno razmenjujemo e-dokumente. E-dokument je skraćenica za elektronski dokument, koja označava da je dokument u elektronskom (dakle, na papirnom) formatu.

Pored dokumenata se preko e-razmene razmenjuju i obaveštenja odnosno informacije. Proveravanje i automatsko potvrđivanje dokumenata je naime jedan od ključnih zahteva u procesu e-razmene.

U procesu e-razmene se tako mogu razmenjivati potvrde dokumenata, potvrde e-narudžbina, informacija o dostavi e-dokumenata odnosno povratnice i slično.

5. Šta je eRazmena u PANTHEON-u i kako je možemo implementirati?

eRazmena je usluga Datalab-a, koja omogućava razmenu elektronskih dokumenata (npr. e-računa).

Uprkos tome što na prvi pogled deluje da je u pitanju kompleksan proces, te osećaju da je eRazmena predviđena za veće sistime, koji su tehnološki sposobni za implementaciju, sve funkcionalnosti eRazmene u PANTHEON-u su dostupne i za manja preduzeća, te besplatno uključene u sve licence PANTHEON-a.

Za korišćenje usluga eRazmene, potrebna je njihova aktivacija i odgovarajuće podešavanje.

UPOZORENJE Sve tri funkcionalnosti: eDokumentacija, eRazmena i eProces su besplatno uključene u sve PANTHEON licence. Da bi se usluge eRazmene aktivirale, potrebno ih je prethodno aktivirati.

Ona naime teče preko Sandučića, uvozom i izvozom iz eDokumentacije. Celim procesom upravljaju eProcesi.

Izuzetak su SMS i Viber poruke koje se ne šalju putem eDokumentacije.

Sam proces funkcionisanje eRazmene u PANTHEON-u ilustruje slika u nastavku. Primere eRazmene smo detaljno opisali u nastavku.

6. Zakonski okvir, propisi i standardi

Sve informacije koje se odnose na sistem eFaktura u Republici Srbiji, možete pronaći na stranici Ministarstva Finansija, dok na sajtu parlament.gov.rs imate pregled svih donesenih Zakona iz oblasti ePoslovanja.

6.1 Zakononski okvir

Sve relevantne informacije, uputstva, kao i izmene mogu se naći na sajtu https://www.efaktura.gov.rs/ . 

Pored toga, poglejdate i Zakon o elektronskom fakturisanju, koji uređuje obaveze razmene elektronskih faktura za korisnike privatnog i javnog sekora.

6.2 Standardi odnosno standardni jezik komunikacije

Učinkovita razmena e-dokumenata nije moguća bez korišćenja standardizovanog jezika komunikacije odnosno standardizacija. Standardizacija omogućuje razmenu poruka, a time i dokumenata u standardizovanom formatu (eSLOG, JSON itd.). Na taj način se osigurava da i pošiljalac i primalac na isti način razumeju sadržaj razmenjenih poruka i dokumenata.

6.2.1 eSlog

Postoje mnogobrojni standardi za e-poslovanje. Jedan od njih je i e-Slog.

e-Slog dokumenti se stalno dopunjavaju i menjanju u skladu sa zakonskim okvirima i novim poslovnim praksama e-Slog. Trenutno je aktualna verzija 2.0.

e-Slog dokument je najlakše predstaviti na sledeći način: obično se pored dokumenata u XML formatu prilaže i njegova vizualizacija u PDF-u ili drugom obliku za lakši pregled sadržaja e-dokumenta. Pre slanja se XML e-dokument oprema ovojnicom, koja sadrži podatke za adresiranje, slično kao što to ima koverta kada je u pitanju papirni dokument. Ovojnicu obično pripremi programska oprema provajdera e-puta, u našem slučaju se kreira u PANTHEON-u.

Prenos e-dokumenta od pošiljaoca do primaoca obično izvršavaju provajderi e-puta (odnosno provajderi eRazmene), koji obezbeđuju pouzdanu i sigurnu dostavu (slično kao što pošta obezbeđuje to za papirne dokumente). Prenos e-dokumenata preko elektronske pošte se ne preporučuje, jer taj način nije dovoljno pouzdan i siguran.

6.2.2 JSON

PANTEON kreira i razmenjuje e-račune odnosno e-dokumente i u JSON formatu, na primer u komunikaciji sa veb prodavnicama. Pored toga ih u oblik e-dokumenta, u JSON formatu, pretvara i usluga eKnjiženje pomoću ugrađene veštačke inteligencije.

JSON (JavaScript Object Notation) je jedan od lakših otvorenih standarda, koji temelji na tekstu, te omogućava čitljivu razmenu podataka. JSON je format koji polako zamenjuje XML, budući da ima kraći kod, koji je lakše napisati i pročitati na računaru.

U ovom poglavlju su obuhvaćena i sledeća potpoglavlja:

SAVET Tokom obrade dokumentacije u PANTHEON DMS-u prijem, slanje- kreiraju se zadaci. Korsnici ih mogu sami kreirati, na njih ih mogu preusmeriti njihovi nadređeni, ili ih mogu kreirati iz poslovnih procesa. Više o Zadacima pročitajte u tehničkim uputstvima i uputstvima za korisnike.