Dodavanje datoteke dokumentima metodom »prevuci i ispusti«

U PANTHEON DMS smo dodali metodu »prevuci i ispusti« i pomoću nje možemo da uvozimo, odnosno, dodajemo dokumente (npr. cenovnike, ugovore, itd.) u Dokumentaciju.

Dokumente možemo, pomoću pomenute metode, dodati bilo gde na obrascima u PANTEON-u.

SAVET Metoda »prevuci i ispusti« ili drag and drop generalno znači da korisnik može izabrati datoteku tako što će je »uhvatiti« i prevući na drugu lokaciju. Na primer, uhvati datoteku na ekranu računara i prenosi je na drugu lokaciju na ekranu.

UPOZORENJE Dokumente možemo metodom »uhvati i ispusti« ispustiti bilo gde na obrascima u PANTHEON-u- To znači da se dokumenti mogu dodavati svim obrascima, čak i tamo gde podrazumevano nema Dokumentacije. Na primer, Bilansi stanja, Kontni plan, Šifarnik Klasifikacije Idenata itd. (s tim da, prenošenjem dokumenata u obrazac, Dokumentacija se tu i integriše).   Program će kao podrazumevano dodati novi dokument u Dokumentaciju nakon prenosa, ili će dodati datoteku dokumenta u postojeći, ako je to izabrano na obrascu za unos.   Nakon prenosa, podaci i dokumenti se čuvaju u bazi podataka. Veza sa dokumentima i šifarnici se kreiraju automatski.

Gore navedeno vam predstavljamo u sledećim primerima.

OPIS PRIMERA Odgovorna osoba želi da arhiviranom servisnom dokumentu u Dokumentaciji priloži dodatni dokument, dogovoreni obrazac za evidentiranje reklamacija kupaca. Takođe, želi da se u šifarnik subjkata doda upravo zaključen ugovor sa dobavljačem i, na kraju, interni pravilnik o klasifikaciji idenata u šifarnik klasifikaje idenata. To će učiniti koristeći opcije opisane u nastavku, upotrebom metode »uhvati i ispusti«. Dodavanje datoteka na Dokument u Dokumentaciji metodom »puhvati i ispusti« Dodavanje dokumenata metodom »uhvati i ispusti« bilo gde na obrazac Dodavanje dokumenta metodom »uhvati i ispusti« bilo gde na obrazac gde ne postoji Dokumentacija

1. Dodavanje datoteka na Dokument u Dokumentaciji metodom »uhvati i ispusti«

Odgovorna osoba, pomoću Pretrage dokumenata u Dokumentaciji traži i označava arhivirani dokument servisnog odeljenja 23-DMS0-000032.

Želi mu dodati novi dokument: Obrazac za reklamaciju kupca.

U tu svrhu, bira Datoteke i metodom »uhvati i ispusti« prenosi željeni dokument u Dokumentaciju.

Otvara se obrazac Skeniranje.

U prozoru, u poljima unosi podatke:

• Subjekt: bira kompaniju Tecta RS, jer se radi o dokumentu vezanom za sopstvenu kompaniju;
• Klasifikacija: 3004 - Reklamacije, jer se radi o dokumentu koji spada u reklamacijsku dokumentaciju.

Obrazac zatvara klikom na dugme Potvrdi.

Nakon što je postupak završen, vidi uspešno dodat dokument na kartici Datoteke.

2. Dodavanje dokumenata metodom »prevuci i ispusti« bilo gde na obrazac

Odgovorna osoba želi ugovor, koji je primila od kompanije Snabdevanje vodom d.o.o., preneti u Dokumentaciju.

Bira Šifarnik subjekata.

Datoteku potpisanog ugovora ispusti bilo gde na obrascu, kada se prikaže ikona za ispuštanje.

UPOZORENJE Dokumente možemo metodom »uhvati i ispusti« ispustiti bilo gde na obrazac u PANTHEON-u, odnosno, u našem primeru, bilo gde na obrascu Šifarnik subjekata. To znači da nije potrebno tražiti određenog kupca, dobavljača, itd.   Program automatski klasifikuje dokument i povezuje ga sa određenim subjektom, ako mi to navedemo u prozoru Skeniranje.

Program otvara obrazac Skeniranje za dodavanje dokumenta sa prikazanom datotekom.

U prozoru bira:

• Subjekt: Snabdevanje vodom d.o.o, jer je ugovor vezan za dotičnog poslovnog partnera i dokument želi vezati za njega;
• Klasifikacija: 0200 - Ugovori i elaborati o poslovno-tehničkoj saradnji, studije i elaborati o proceni vrednosti kapitala.

Dugmetom Potvrdi zaključuje postupak.

Kada se bude pretraživao izabrani subjekt Snabdevanje vodom d.o.o. u Šifarniku subjekata, odgovorna osoba može videti dokument u Dokumentaciji koji je dodat korišćenjem metode »uhvati i ispusti«.

3. Dodavanje dokumenta metodom »uhvati i ispusti« bilo gde na obrazac gde ne postoji Dokumentacija

Odgovorna osoba želi da na obrazac Šifarnik klasifikacije identa doda dokument Interni pravilnik, odnosno, akt o klasifikaciji idenata.

Dokumentacija nije podrazumevano interisana u obrazac.

Prevlači datoteku sa željene lokacije na računaru i ispušta je bilo gde na obrascu kada se pojavi ikona iza ispuštanje.

Program otvara obrazac za povezivanje obrasca i PANTHEON DMS sistema: Povežite obrazac i DMS arhivu. 

U prozoru, odgovorna osoba definiše:

• Arhivu: DMS0 - Podrazumevanu arhivu za Dokumentaciju.
• Klasifikacija: 0101 - Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova i radnih zadataka.

Postupak završava klikom na dugme Potvrdi.

Program otvara obrazac Skeniranje za dodavanje dokumenata u Dokumentaciju sa prikazanom datotekom.

• U prozoru navodi Subjekt: Tecta RS, jer je to naš interni dokument i samim tim ga vezuje za sopstvenu kompaniju.
• Klasifikacija je već navedena u prozoru, jer smo je izabrali u prethodnom koraku.

Postupak završava klikom na dugme Potvrdi.

Na ekranu se pojavljuje prozor Pregled dokumenta, koji nam daje uvid u dokument dodat u Dokumentaciju.

Ukoliko odgovorna osoba zatvori Šifarnik klasifikacija idenata i želi naknadno da proveri povezane dokumente u Dokumentaciji, to može učiniti izborom dugmeta Uvoz/Izvoz podataka i opcijom Prikaži dokumente.

SAVET Na obrascima koji nemaju integrisanu Dokumentaciju, funkcionalnost je dostupna u pregledu dokumenata. Pročitajte više o korišćenju funkcionalnosti dugmeta (Info) koje prikazuje informacije o dokumentima: veze, metapodatke, datoteke, log komentara, u poglavlju Informacije o dokumentu.