Stvaranje novog dokumenta

Stvaranje novog dokumenta se koristi kada želimo uvesti pročitani (skenirani) dokument u sistem dokumenata i povezati ga s dokumentom, kreiranim u PANTHEON-u. Svi uvezeni i arhivirani dokumenti u eDokumentacija su pohranjeni u potvrđenom ili nepotvrđenom pohranjivanju.

UPOZORENJE Prije korištenja eDokumentacije potrebno je kupiti i odgovarajuće postaviti funkciju pohranjivanja. Više informacija možete pronaći u ePoslovanje poglavlju.

U ovom poglavlju ćemo vam pokazati primjer kako stvoriti novi dokument. Funkcija se nalazi u Dokumenti i zadaci modulu, pod Dokumenti podmodulom.

SAŽETAK PRIMJERA Osoba odgovorna za dokument želi podnijeti dokument primljen poštom s Instituta SIQ u elektronski arhiv i povezati ga s dokumentom, kreiranim u PANTHEON-u. Skenirali su fizički dokument, stvorili novu evidenciju za njega, unijeli obavezne podatke i priložili skenirani dokument. Slijedili su sljedeće korake za završetak postupka: Stvaranje novog dokumenta Unos podataka u zaglavlje dokumenta Unos općih podataka Dodavanje priloga

1. Stvaranje novog dokumenta

Osoba odgovorna za dokument skenira račun primljen s Instituta SIQ kako bi ga pripremila za elektronsko pohranjivanje i stvorila novi dokument za njega u aplikaciji PAWL.

Klikne na Dokumenti i zadaci, Dokumenti podmodul.

Klikne na Nov dokument gumb u gornjem desnom kutu.

Otvara se novi prazni obrazac za unos podataka.

2. Unos podataka u zaglavlje dokumenta

Osoba odgovorna za dokument nastavlja s unosom podataka u zaglavlje novog dokumenta.

Iz padajućeg izbornika, u Vrsta dokumenta polju, u ovom slučaju odabire DIZ0 Izvoznu dokumentaciju.

U Razvrstitev polju odabire 250 - Računi (primljeni, izdani, interni) i dokumentacija za njihovu izradu (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) iz padajućeg izbornika.

SAVJET Kod vrste dokumenata koji se pojavljuju u padajućem izborniku u Vrsta dokumenta polju, prethodno je postavljen u razvrstvenom planu. Više o tome pročitajte u eDokumentacija Postavke u PANTHEON-u poglavlju.

Osoba odgovorna za dokument nastavlja do Stranka/Platiša polja, gdje odabire Institut SIQ iz padajućeg izbornika.

3. Unos općih podataka

Osoba odgovorna za dokument nastavlja s unosom općih podataka dokumenta, gdje unosi datum, napomenu i povezuje dokument s dokumentom, kreiranim u PANTHEON-u.

U Datum dokumenta i Rok dokumenta poljima unosi datum dokumenta i rok.

Osoba odgovorna za dokument unosi tekst u Napomena polje. U ovom slučaju unosi: Arhiviranje papirnog računa.

Iz padajućeg izbornika u Povezava dokumenta polju odabire dokument, kreiran u PANTHEON-u, i tako ga povezuje s arhiviranim/skeniranim dokumentom.

4. Dodavanje priloga

U posljednjem koraku osoba odgovorna za dokument dodaje skenirani dokument i arhivira ga u pohranjivanju.

Na desnoj strani, gdje je obrazac za dodavanje priloga, osoba odgovorna za dokument klikne Dodaj prilog.

To otvara prozor u kojem osoba odgovorna za dokument odabire lokaciju ili dokument koji želi priložiti. To čini tako da klikne na Otvoriti gumb.

Učitani prilog je vidljiv kao pregled.

Osoba odgovorna za dokument klikne na Spremi gumb i završava unos.

PAŽNJA Želite izbrisati dokumenti s povezivanjem na dokumentaciju, pojavit će se poruka IRIS s opcijama za Izbriši poveznice u dokumentaciji ili otkaži operaciju.