Erstellung eines neuen Dokuments
Die Erstellung eines neuen Dokuments wird verwendet, wenn wir ein gelesenes (gescanntes) Dokument in das Dokumentensystem importieren und mit einem in PANTHEON erstellten Dokument verknüpfen möchten. Alle importierten und archivierten Dokumente in eDokumentation sind gespeichert in bestätigter oder unbestätigter Speicherung.
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WARNUNG
Vor der Nutzung der eDokumentation muss die Speicherfunktion gekauft und entsprechend eingerichtet werden. Weitere Informationen finden Sie im eBusiness Kapitel.
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In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen ein Beispiel, wie Sie ein neues Dokument erstellen. Die Funktion befindet sich im Dokumente und Aufgaben Modul, unter Dokumente Untermodul.
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ZUSAMMENFASSUNG DES BEISPIELS
Die für das Dokument verantwortliche Person möchte ein per Post vom Institut SIQ erhaltenes Dokument in das elektronische Archiv einfügen und mit einem in PANTHEON erstellten Dokument verknüpfen. Sie haben das physische Dokument gescannt, einen neuen Eintrag dafür erstellt, die erforderlichen Daten eingegeben und das gescannte Dokument angehängt. Sie haben die folgenden Schritte befolgt, um den Vorgang abzuschließen:
- Erstellung eines neuen Dokuments
- Eingabe von Daten in den Dokumentenkopf
- Eingabe allgemeiner Daten
- Hinzufügen von Anhängen
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1. Erstellung eines neuen Dokuments
Die für das Dokument verantwortliche Person scannt die vom Institut SIQ erhaltene Rechnung, um sie für die elektronische Speicherung vorzubereiten, und erstellt ein neues Dokument dafür in der PAWL-Anwendung.
Sie klickt auf Dokumente und Aufgaben, Dokumente Untermodul.
Sie klickt auf Neues Dokument Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.
Ein neues leeres Formular zur Dateneingabe wird geöffnet.
2. Eingabe von Daten in den Dokumentenkopf
Die für das Dokument verantwortliche Person fährt mit der Eingabe von Daten in den Kopf des neuen Dokuments fort.
Aus der Dropdown-Liste im Dokumenttyp Feld wählt sie in diesem Fall DIZ0 Exportdokumentation aus.
Im Klassifizierung Feld wählt sie 250 - Rechnungen (erhalten, ausgestellt, intern) und Dokumentation zu ihrer Erstellung (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) aus der Dropdown-Liste aus.
Die für das Dokument verantwortliche Person fährt fort zum Kunde/Zahler Feld, wo sie das Institut SIQ aus der Dropdown-Liste auswählt.
3. Eingabe allgemeiner Daten
Die für das Dokument verantwortliche Person fährt mit der Eingabe allgemeiner Daten des Dokuments fort, wo sie das Datum, eine Notiz eingibt und das Dokument mit einem in PANTHEON erstellten Dokument verknüpft.
Im Dokumentdatum und Dokumentfrist Feld gibt sie das Dokumentdatum und die Frist ein.
Die für das Dokument verantwortliche Person gibt Text in das Notiz Feld ein. In diesem Fall gibt sie ein: Archivierung der Papierrechnung.
Aus der Dropdown-Liste im Dokumentverknüpfung Feld wählt sie das in PANTHEON erstellte Dokument aus und verknüpft es so mit dem archivierten/gescannten Dokument.
4. Hinzufügen von Anhängen
Im letzten Schritt fügt die für das Dokument verantwortliche Person das gescannte Dokument hinzu und archiviert es in der Speicherung.
Auf der rechten Seite, wo sich das Formular zum Hinzufügen von Anhängen befindet, klickt die für das Dokument verantwortliche Person auf Anhang hinzufügen.
Dies öffnet ein Fenster, in dem die für das Dokument verantwortliche Person den Speicherort oder das Dokument auswählt, das sie anhängen möchte. Dies tut sie, indem sie auf Öffnen Schaltfläche klickt.
Das hochgeladene Anhang ist als Vorschau sichtbar.
Die für das Dokument verantwortliche Person klickt auf Speichern Schaltfläche und schließt die Eingabe ab.
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ACHTUNG
Möchten Sie löschen Dokumente mit Verknüpfung zur Dokumentation, erscheint eine IRIS-Nachricht mit Optionen zum Löschen der Verknüpfungen in der Dokumentation oder zum Abbrechen des Vorgangs.
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