Създаване на нов документ

Създаването на нов документ се използва, когато искаме да импортираме прочетен (сканиран) документ в системата за документи и да го свържем с документ, създаден в PANTHEON. Всички импортирани и архивирани документи в eДокументация са съхранени в потвърдено или непотвърдено съхранение.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Преди да използвате eДокументацията, трябва да закупите и съответно настроите функцията за съхранение. Повече информация можете да намерите в eБизнес глава.

В тази глава ще ви покажем пример как да създадете нов документ. Функцията се намира в Документи и задачи модула, под Документи подмодула.

РЕЗЮМЕ НА ПРИМЕРА Лицето, отговорно за документа, иска да подаде документ, получен по пощата от Института SIQ, в електронния архив и да го свърже с документ, създаден в PANTHEON. Те са сканирали физическия документ, създали нова регистрация за него, въвели задължителните данни и приложили сканирания документ. Те следват следните стъпки за завършване на процедурата: Създаване на нов документ Въвеждане на данни в заглавието на документа Въвеждане на общи данни Добавяне на приложения

1. Създаване на нов документ

Лицето, отговорно за документа, сканира фактура, получена от Института SIQ, за да я подготви за електронно съхранение и създава нов документ за нея в приложението PAWL.

Кликва на Документи и задачи, Документи подмодула.

Кликва на Нов документ бутон в горния десен ъгъл.

Отваря се нов празен формуляр за въвеждане на данни.

2. Въвеждане на данни в заглавието на документа

Лицето, отговорно за документа, продължава с въвеждането на данни в заглавието на новия документ.

От падащото меню, в Вид на документа полето, в този случай избира DIZ0 Износна документация.

В Класификация полето избира 250 - Фактури (получени, издадени, вътрешни) и документация за тяхното изготвяне (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) от падащото меню.

СЪВЕТ Кодът на видовете документи, които се появяват в падащото меню в Вид на документа полето, е предварително зададен в класификационния план. Повече за това прочетете в eДокументация Настройки в PANTHEON глава.

Лицето, отговорно за документа, продължава до Клиент/Платец полето, където избира Институт SIQ от падащото меню.

3. Въвеждане на общи данни

Лицето, отговорно за документа, продължава с въвеждането на общи данни за документа, където въвежда дата, бележка и свързва документа с документа, създаден в PANTHEON.

В Дата на документа и Срок на документа полета въвежда дата на документа и срок.

Лицето, отговорно за документа, въвежда текст в Бележка полето. В този случай въвежда: Архивиране на хартиената фактура.

От падащото меню в Връзка на документа полето избира документ, създаден в PANTHEON, и така го свързва с архивирания/сканиран документ.

4. Добавяне на приложения

В последната стъпка лицето, отговорно за документа, добавя сканирания документ и го архивира в съхранението.

От дясната страна, където е формулярът за добавяне на приложения, лицето, отговорно за документа, кликва на Добави приложение.

Това отваря прозорец, в който лицето, отговорно за документа, избира местоположение или документ, който иска да приложи. Прави го, като кликне на Отвори бутон.

Каченото приложение е видимо като предварителен преглед.

Лицето, отговорно за документа, кликва на Запази бутон и завършва въвеждането.

ВНИМАНИЕ Искате да изтриете документи с връзка на документацията, ще се появи съобщение IRIS с опции за Изтрий връзките в документацията или отмени операцията.