Krijimi i dokumentit të ri

Krijimi i dokumentit të ri përdoret kur dëshirojmë të importojmë një dokument të lexuar (të skanuar) në sistemin e dokumenteve dhe ta lidhim atë me dokumentin e krijuar në PANTHEON. Të gjithë dokumentet e importuara dhe të arkivuara në eDokumentacija ruhen në ruajtje të konfirmuar ose të pa konfirmuar.

KËSHILLË Para përdorimit të eDokumentacionit, duhet të blini dhe të konfiguroni siç duhet funksionin e ruajtjes. Më shumë informacion mund të gjeni në ePoslovanje kapitulli.

Në këtë kapitull do t'ju tregojmë një shembull se si të krijoni një dokument të ri. Funksioni ndodhet në Dokumentet dhe detyrat modulin, nën Dokumentet nënmodulin.

PËRMBLEDHJE E SHEMBULLIT Personi përgjegjës për dokumentin dëshiron të depozitojë një dokument të pranuar me postë nga Instituti SIQ, në arkivin elektronik dhe ta lidhë atë me dokumentin e krijuar në PANTHEON. Ata skanuan dokumentin fizik, krijuan një regjistrim të ri për të, futën të dhënat e detyrueshme dhe bashkëngjitën dokumentin e skanuar. Ata ndoqën hapat e mëposhtëm për të përfunduar procesin: Krijimi i dokumentit të ri Futja e të dhënave në krye të dokumentit Futja e të dhënave të përgjithshme Bashkëngjitja e anekseve

1. Krijimi i dokumentit të ri

Personi përgjegjës për dokumentin skanon faturën e pranuar nga Instituti SIQ, për ta përgatitur për ruajtje elektronike dhe krijon një dokument të ri për të në aplikacionin PAWL.

Klikon në Dokumentet dhe detyrat, Dokumentet nënmodulin.

Klikon në Dokument i ri butonin në këndin e sipërm të djathtë.

Një formular i ri bosh hapet për futjen e të dhënave.

2. Futja e të dhënave në krye të dokumentit

Personi përgjegjës për dokumentin vazhdon me futjen e të dhënave në krye të dokumentit të ri.

Nga lista e rënëse, në Tipi i dokumentit fushën, në këtë rast zgjedh DIZ0 Dokumentacionin e Eksportit.

Në Klasifikimi fushën zgjedh 250 - Faturat (të pranuara, të lëshuara, të brendshme) dhe dokumentacioni për krijimin e tyre (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) nga lista e rënëse.

KËSHILLË Kodi i llojeve të dokumenteve që shfaqen në listën e rënëse në Tipi i dokumentit fushën, është vendosur më parë në planin e klasifikimit. Më shumë rreth kësaj lexoni në eDokumentacija Cilësimet në PANTHEON kapitulli.

Personi përgjegjës për dokumentin vazhdon deri në Klienti/Paguese fushën, ku zgjedh Institutin SIQ nga lista e rënëse.

3. Futja e të dhënave të përgjithshme

Personi përgjegjës për dokumentin vazhdon me futjen e të dhënave të përgjithshme të dokumentit, ku fut datën, shënimin dhe lidh dokumentin me dokumentin e krijuar në PANTHEON.

Në Data e dokumentit dhe Afati i dokumentit fushat fut datën e dokumentit dhe afatin.

Personi përgjegjës për dokumentin fut tekstin në Shënim fushë. Në këtë rast fut: Arkivimi i faturës me letër.

Nga lista e rënëse në Lidhja e dokumentit fushën zgjedh dokumentin e krijuar në PANTHEON, dhe kështu e lidh me dokumentin e arkivuar/të skanuar.

4. Bashkëngjitja e anekseve

Në hapin e fundit, personi përgjegjës për dokumentin shton dokumentin e skanuar dhe e arkivon në ruajtje.

Në anën e djathtë, ku është formulari për bashkëngjitjen e anekseve, personi përgjegjës për dokumentin klikoni Bashkëngjit një aneks.

Kjo hap një dritare, në të cilën personi përgjegjës për dokumentin zgjedh lokacionin ose dokumentin që dëshiron të bashkëngjitë. Kjo bëhet duke klikuar në Hap butonin.

Aneksi i ngarkuar është i dukshëm si parashikim.

Personi përgjegjës për dokumentin klikoni në Ruaj butonin dhe përfundon futjen.

KËSHILLË Doni të fshini documentet me lidhje në documentacion, do të shfaqet mesazhi IRIS me mundësi për Fshi lidhjet në dokumentacion ose anulo operacionin.