Создавање на нов документ

Создавањето на нов документ се користи кога сакаме да увеземе прочитан (скениран) документ во системот за документи и да го поврземе со документот, создаден во PANTHEON. Сите увезени и архивирани документи во еДокументација се зачувани во потврдена или непотврдена архивирање.

УПРАТСТВО Пред употреба на еДокументацијата, потребно е да се купи и соодветно да се подеси функцијата за архивирање. Повеќе информации можете да најдете во еБизнис главата.

Во оваа глава ќе ви покажеме пример како да создадете нов документ. Функцијата се наоѓа во Документи и задачи модулот, под Документи подмодулот.

РЕЗИМЕ НА ПРИМЕРОТ Лицето одговорно за документот сака да поднесе документ, примен по пошта од Институтот SIQ, во електронскиот архив и да го поврзе со документот, создаден во PANTHEON. Скенирaле физички документ, создадоа нова евиденција за него, внесоа задолжителни податоци и приложија скениран документ. Следеа ги следните чекори за завршување на процесот: Создавање на нов документ Внесување податоци во главата на документот Внесување општи податоци Додавање прилози

1. Создавање на нов документ

Лицето одговорно за документот скенира фактура, примена од Институтот SIQ, за да ја подготви за електронско архивирање и создава нов документ за него во апликацијата PAWL.

Кликнува на Документи и задачи, Документи подмодул.

Кликнува на Нов документ копче во горниот десен агол.

Се отвора нов празен образец за внесување податоци.

2. Внесување податоци во главата на документот

Лицето одговорно за документот продолжува со внесување податоци во главата на новиот документ.

Од паѓачкиот список, во Вид на документ полето, во овој случај избира DIZ0 Извозна документација.

Во Класификација полето избира 250 - Фактури (примени, издадени, интерни) и документација за нивно создавање (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) од паѓачкиот список.

СОВЕТ Кодот на видот на документите, кои се појавуваат во паѓачкиот список во Вид на документ полето, е претходно поставен во класификацискиот план. Повеќе за тоа прочитајте во еДокументација Поставки во PANTHEON главата.

Лицето одговорно за документот продолжува до Клиент/Плаќач полето, каде што избира Институтот SIQ од паѓачкиот список.

3. Внесување општи податоци

Лицето одговорно за документот продолжува со внесување општи податоци за документот, каде што внесува датум, забелешка и го поврзува документот со документот, создаден во PANTHEON.

Во Датум на документот и Рок на документот полјата внесува датум на документот и рок.

Лицето одговорно за документот внесува текст во Забелешка полето. Во овој случај внесува: Архивирање на хартиена фактура.

Од паѓачкиот список во Поврзување на документот полето избира документ, создаден во PANTHEON, и така го поврзува со архивираниот/скенираниот документ.

4. Додавање прилози

Во последниот чекор лицето одговорно за документот додава скениран документ и го архивира во архивирањето.

На десната страна, каде што е образецот за додавање прилози, лицето одговорно за документот кликнува Додај прилог.

Тоа отвора прозорец, во кој лицето одговорно за документот избира локација или документ што сака да го приложи. Тоа го прави така што кликнува на Отвори копчето.

Прилогот е видлив како преглед.

Лицето одговорно за документот кликнува на Зачувај копчето и го завршува внесот.

ВНИМАНИЕ Сакате да избришете документите со поврзување на документацијата, ќе се појави порака IRIS со опции за Избриши поврзувања во документацијата или откажи операцијата.