Ustvarjanje noveg dokumenta

Ustvaranje noveg dokumenta se koristi kada želimo uvesti pročitani (skenirani) dokument u sistem dokumenata i povezati ga sa dokumentom, kreiranim u PANTHEON-u. Svi uvezeni i arhivirani dokumenti u eDokumentacija su sačuvani u potvrđenom ili nepotvrđenom čuvanju.

UPOZORENJE Pre korišćenja eDokumentacije potrebno je kupiti i odgovarajuće podesiti funkciju čuvanja. Više informacija možete pronaći u ePoslovanje poglavlju.

U ovom poglavlju ćemo vam pokazati primer kako kreirati novi dokument. Funkcija se nalazi u Dokumenti i naloge modulu, pod Dokumenti podmodulom.

SAŽETAK PRIMERA Osoba odgovorna za dokument želi da podnese dokument, primljen poštom sa Instituta SIQ, u elektronski arhiv i poveže ga sa dokumentom, kreiranim u PANTHEON-u. Skenirali su fizički dokument, kreirali novu evidenciju za njega, uneli obavezne podatke i priložili skenirani dokument. Pratili su sledeće korake za završetak postupka: Ustvarjanje noveg dokumenta Unos podataka u zaglavlje dokumenta Unos opštih podataka Dodavanje priloga

1. Ustvarjanje noveg dokumenta

Osoba odgovorna za dokument skenira račun, primljen sa Instituta SIQ, da ga pripremi za elektronsko čuvanje i kreira novi dokument za njega u aplikaciji PAWL.

Klikne na Dokumenti i naloge, Dokumenti podmodul.

Klikne na Nov dokument dugme u gornjem desnom uglu.

Otvara se novi prazan obrazac za unos podataka.

2. Unos podataka u zaglavlje dokumenta

Osoba odgovorna za dokument nastavlja sa unosom podataka u zaglavlje novog dokumenta.

Iz padajuće liste, u Vrsta dokumenta polju, u ovom slučaju bira DIZ0 Izvoznu dokumentaciju.

U Razvrstitev polju bira 250 - Računi (primljeni, izdati, interni) i dokumentacija za njihovu izradu (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) iz padajuće liste.

SAVET Kod vrste dokumenata, koji se pojavljuju u padajućem meniju u Vrsta dokumenta polju, je prethodno podešen u razvrstvenom planu. Više o tome pročitajte u eDokumentacija Podešavanja u PANTHEON-u poglavlju.

Osoba odgovorna za dokument nastavlja do Stranka/Plaćnik polja, gde bira Institut SIQ iz padajuće liste.

3. Unos opštih podataka

Osoba odgovorna za dokument nastavlja sa unosom opštih podataka dokumenta, gde unosi datum, napomenu i povezuje dokument sa dokumentom, kreiranim u PANTHEON-u.

U Datum dokumenta i Rok dokumenta poljima unosi datum dokumenta i rok.

Osoba odgovorna za dokument unosi tekst u Napomena polje. U ovom slučaju unosi: Arhiviranje papirnog računa.

Iz padajuće liste u Povezava dokumenta polju bira dokument, kreiran u PANTHEON-u, i tako ga povezuje sa arhiviranim/skeniranim dokumentom.

4. Dodavanje priloga

U poslednjem koraku osoba odgovorna za dokument dodaje skenirani dokument i arhivira ga u čuvanju.

Na desnoj strani, gde je obrazac za dodavanje priloga, osoba odgovorna za dokument klikne Dodaj prilog.

To otvara prozor, u kojem osoba odgovorna za dokument bira lokaciju ili dokument koji želi da priloži. To čini tako što klikne na Otvoriti dugme.

Učitani prilog je vidljiv kao pregled.

Osoba odgovorna za dokument klikne na Sačuvaj dugme i završava unos.

PAŽLJIVO Želite izbrisati dokumenti sa povezivanjem na dokumentaciju, pojaviće se poruka IRIS sa opcijama za Izbriši poveznice u dokumentaciji ili otkaži operaciju.