Erstellen eines Empfangsdokuments (Waren)
Waren | Empfang ermöglicht es Ihnen, Rechnungen für erhaltene Waren und Materialien sowie Rechnungen für Ausgaben und Anlagegüter zu verwalten. Idealerweise sollten Rechnungen in diese drei Kategorien unterteilt werden, die als separate Dokumenttypen definiert sind und dann einheitlich verfolgt werden.
Der Prozess zur Erstellung eines Dokuments für den Empfang von Waren wird am Beispiel des fiktiven Unternehmens Tecta veranschaulicht. Dieser Prozess folgt dem Bestellprozess und umfasst Aktivitäten von der Auswahl des relevanten Dokumenttyps bis zum Drucken des fertigen Dokuments.
 |
FALLZUSAMMENFASSUNG
Pat Purchase, Leiter Einkauf bei Tecta, möchte ein Empfangsdokument für die von dem Lieferanten Tent Goods erhaltenen Waren erstellen. Er möchte das Dokument aus einer an den Lieferanten ausgestellten Bestellung erstellen. Dies geschieht wie folgt:
- Auswahl des geeigneten Dokumenttyps
- Erstellen eines neuen Empfangsdokuments aus einer Bestellung
- Überprüfung der Daten im Kopf des Empfangsdokuments
- Überprüfung der Artikelzeilen im Empfangsdokument
- Überprüfung der Werte im Empfangsdokument und Hinzufügen einer Notiz
- Drucken des Empfangsdokuments
|
1. Auswahl des geeigneten Dokumenttyps
Dokumenttypen (Geschäftsdokumenttypen) sind sehr wichtig, da sie das Verhalten des Programms bestimmen und alle Aktionen festlegen, die im Programm ausgeführt und verwendet werden können. Dies gilt auch für die Dokumente zum Empfang von Waren.
Um ein neues Dokument für den Empfang von Waren zu erstellen, muss die verantwortliche Person zunächst den geeigneten Dokumenttyp für Empfang von Waren auswählen.
Zu diesem Zweck wird der Dokumenttyp 1000 - Einkauf - Materiallager aus dem Menü Waren | Empfang | Dokument.
 |
HINWEIS
- Der Ausgabetyp Dokument beeinflusst sowohl den Warenfluss als auch den Cashflow, während der Ausgabetyp Intern nur den Warenfluss beeinflusst und der Ausgabetyp Kollektiv nur den Cashflow.
- Es gibt auch Ausgabedokumente für POS und Vorauszahlung.
|
Die verantwortliche Person erstellt dann das neue Empfangsdokument.
2. Erstellen eines neuen Empfangsdokuments aus einer Bestellung
Die verantwortliche Person möchte ein Empfangsdokument für die von dem Lieferanten Tent Goods erhaltenen Waren erstellen.
Die erhaltenen Waren sind identisch mit den bestellten Waren, daher entscheidet die verantwortliche Person, ein Empfangsdokument aus dem bereits erstellten Bestelldokument zu erstellen.
Zu diesem Zweck öffnet die verantwortliche Person zunächst die relevante Bestellung 22-0200-000002.
Dann klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche in der Symbolleiste 
(Erstellen) , um das Fenster zum Erstellen eines neuen Dokuments zu öffnen.
Aus der Dropdown-Liste wählt die verantwortliche Person das Dokument 1000 und klickt auf die Schaltfläche Dokument erstellen.
Das Fenster Statistiken hinzufügen öffnet sich und zeigt das neu erstellte Empfangsdokument 22-1000-000007.
Die verantwortliche Person überprüft dann die im Dokumentenkopf eingegebenen Daten.
3. Überprüfung der Daten im Kopf des Empfangsdokuments
Die Daten zu Lieferant, Spediteur und Verknüpfte Dokumente wurden aus der ausgewählten Bestellung in den Kopf des neu erstellten Dokuments für den Empfang von Waren übertragen.
Die verbleibenden Daten im Dokumentenkopf werden automatisch aus dem Fachregister übertragen.
Die verantwortliche Person überprüft dann die Artikelzeilen des Dokuments.
4. Überprüfung der Artikelzeilen im Empfangsdokument
Die gewünschten Artikel, Mengen und das Empfangslager wurden aus der Bestellung in die Artikelzeilen des Empfangsdokuments übertragen.
Die Preise für die bestellten Artikel, insbesondere die Preise des Lieferanten, die im Tab Kostenrechnung/Preiseaufgerufen werden können, werden aus dem Artikelregister übertragen.
Wenn die Menge oder der Einkaufspreis der erhaltenen Waren von den in der Bestellung aufgezeichneten Werten abweicht, korrigiert die verantwortliche Person die Zahlen manuell in den Spalten Menge oder Preis in Währung.
Der Tab Links zeigt den Link zur Bestellung, aus der das Empfangsdokument erstellt wurde.
Die verantwortliche Person überprüft die Werte und Notizen im Dokument.
5. Überprüfung der Werte im Empfangsdokument und Hinzufügen einer Notiz
In der Wertleiste überprüft die verantwortliche Person den Gesamt wert des Empfangsdokuments, den Wert der Mehrwertsteuer und den Wert des möglichen Rabatts.
Der Bestellwert ist angemessen.
Die Notiz wurde automatisch aus der Bestellung übertragen und die Bestellnummer wurde zur Notiz hinzugefügt.
Die verantwortliche Person druckt dann das Dokument.
6. Drucken des Empfangsdokuments
Um das erstellte Empfangsdokument leicht zu visualisieren, druckt die verantwortliche Person es.
Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche Empfangsschein in der Wertleiste.
Da die verantwortliche Person auch das Format des Berichts zum Empfangsdokument angeben möchte, klickt die verantwortliche Person mit der rechten Maustaste auf die obige Schaltfläche und wählt den Typ 226 - Empfangsschein aus der Liste.
Dies öffnet eine Vorschau des gewünschten Berichts zum Empfangsdokument. Die verantwortliche Person klickt dann auf die Symbolleisten Schaltfläche 
(Drucken) , um das Dokument zur Überprüfung zu drucken. Berichtstypen Detaillierter Empfangsschein und Kostenrechnung sind ebenfalls verfügbar.
Damit ist der Prozess zur Erstellung des Dokuments für den Empfang von Waren abgeschlossen.