Diese Option kann verwendet werden, wenn e-Slog XML-Dokumente importiert werden, wenn Sie eine Artikel-ID haben, die ein Geschäftspartner in seiner Rechnung aufgeführt hat, die im Bereich Externe IDs des Artikelverzeichnisses.

Das bedeutet, dass:

• Lieferanten ihre Artikel anders codiert haben als Sie (Sie verwenden keine EAN oder ein gemeinsames Verzeichnis), oder
• Sie sich entschieden haben, den vom Lieferanten verwendeten Code für alle importierten eSlog-Dokumente im Diagramm der externen IDs einzugeben, unabhängig davon, ob Sie denselben Code verwenden (zum Beispiel EAN) oder nicht.

Beispiel:

1. Artikelverzeichnis

Artikel mit den folgenden Informationen wurden im Artikelverzeichnis eingegeben:

2. Rechnung des Lieferanten

Ein Lieferant sendet Ihnen eine Rechnung, durch die er Ihnen ein Stück auf einmal liefert

3. Importieren der Rechnung des Lieferanten

Die Rechnung wird im XML eslog-Format geliefert, wenn sie mit der Import e-Slog Empfangsdokumente Funktion importiert wird.

Da Sie die Option Nur externe IDs ausgewählt haben, wird das Programm nur nach den IDs der Artikel suchen, die der Lieferant in einem XML-Dokument im Bereich Externe IDs des Artikelverzeichnisses gemeldet hat.

a) Sie haben die ID 1 im Bereich Externe IDs als die ID des Artikels D1eingegeben, weshalb das Programm sie beim Importieren von Informationen aus XML-Dateien gefunden hat (siehe die erste Zeile in der Abbildung).

b) Der Code des Lieferanten 2  wurde nicht im Bereich Externe IDs des Artikelverzeichnisses eingegeben, weshalb Informationen über den Code (ID) des Artikels NICHT gefunden wurden und dieses Feld leer gelassen wurde (siehe die zweite Zeile in der Abbildung). Es ist nicht möglich, eine Rechnung dieser Art zu importieren, da die Informationen unvollständig sind, und das Programm wird einen Fehler anzeigen (Artikel existiert nicht in der Datenbank!). 

4. Vervollständigung der Informationen in einer Rechnung (Artikel-ID)

Um diese Rechnung erfolgreich zu importieren, muss die ID des Artikels, auf den sich der Lieferant mit der ID 2 bezieht, in Ihrer Datenbank eingegeben werden. In diesem Fall ist dies die Artikel-ID D2.

Sobald Sie die Artikel-ID D2eingeben, verschwindet der Fehlerbericht und das Dokument ist bereit zum Importieren.

5. Aufzeichnung einer ID - Externe ID Verknüpfung

Wird die Verknüpfung zwischen der ID D2 und der externen ID 2 bestehen bleiben?

Das hängt davon ab, ob Sie die Option Fehlende externe IDs zum Artikelverzeichnis beim Import hinzufügen ausgewählt haben oder nicht.

a) Wenn diese Option AUSGEWÄHLT ist, werden Informationen über die externe ID auch im Artikelverzeichnis aufgezeichnet, wenn Sie Informationen in ein Empfangsdokument importieren.

 Bei Verwendung dieser Art von Suche ist es sinnvoll, diese Verknüpfung für zukünftige Importinformationen aufzuzeichnen.

b) Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird die Artikel-ID verwendet, um andere Positionen zu importieren, und der Bereich Externe IDs des Artikelverzeichnisses bleibt unverändert.

Die Verknüpfung der beiden IDs macht nur Sinn, wenn Sie nicht erwarten, weitere Rechnungen für den Artikel mit der externen ID zu erhalten.