Importul extrasului de cont bancar
Importul extraselor
Această funcție permite importul extrasului de cont bancar pentru un anumit cont bancar din serviciul de banking electronic (de exemplu, ProKlik) sub formă de fișier text. Prin importul extrasului de cont, importăm toate tranzacțiile bancare (în debit și în credit) pentru o anumită zi sau pentru mai multe zile la un loc.
Cum se desfășoară procesul?
1. Mai întâi, conform instrucțiunilor ProKlik, exportați fișierul text cu extrasul. (Funcția suportă și toți acei furnizori de plăți electronice care folosesc aceeași structură de fișier cu mesaj de răspuns).
2. În meniul Bani | Lichiditate | Importați extrase sau Importați extrase (salvare) selectați calea către fișier și numele fișierului.
3. Prin clic pe butonul 
se completează datele în panou Date bancare. Dacă în câmpul anterior nu am selectat fișierul corect pentru import, programul returnează o eroare (vezi Eroare în setarea căii către date sau structura fișierului xx!).
4. Programul caută, de asemenea, numărul corespunzător al tipului de document pentru înregistrarea extrasului, dacă în tipul documentului pentru înregistrarea extrasele este introdus numărul contului de tranzacție la care se referă extrasul. Îl completează în linia cu datele de bază. Programul caută datele astfel încât:
Datele din panou Înregistrare pot fi, așadar, incomplete în acest moment, de aceea sunt marcate cu roșu acolo unde lipsește informația pentru înregistrare.
5. Selectați tipul documentului Bani (dacă nu a fost completat automat în pasul anterior), în care să fie înregistrat extrasul importat.
Prin alegerea tipului documentului pentru înregistrarea extrasele stabilim, de asemenea, parametrii pentru alegerea contului pentru înregistrare în funcție de criteriile selectate, pe care le-am introdus anterior în catalogul selectat al tipurilor de documente din modulul Bani. Acolo sunt, așadar, menționate criteriile pe baza cărora judecăm pe ce cont se înregistrează tranzacția din extras și sub ce condiții. De aceea, prin alegerea tipului documentului din modulul Bani, cel puțin majoritatea datelor sunt pregătite pentru înregistrare. Pozițiile pentru care nu există încă parametrii corespunzători pentru înregistrare sunt colorate în roșu. Le completăm astfel încât:
- să completăm setările în catalogul tipurilor de documente din modulul Bani și să repetăm procesul de import
- să completăm datele direct în panoul Înregistrare al modulului pentru importul extraselor bancare
 |
Programul, pe baza legăturii găsite a documentului, completează automat subiectul pentru închiderea cărții deschise. Subiectul pentru închiderea înregistrării extrasului va fi același ca subiectul de pe documentul de legătură original.
|
|
Programul, pe baza legăturii găsite a documentului, completează automat contul pentru închiderea cărții deschise. Deoarece pe documentul original de înregistrare pot exista trei înregistrări (sau mai multe), regula pentru completarea contului este contul de sold dintre aceste înregistrări. Contul de sold pentru închiderea înregistrării extrasului va fi același ca și contul de sold de pe documentul de legătură original.
|
|
Programul, la importul extrasele, pe baza subiectului găsit (găsit după cod sau după TRR-ul subiectului) poate completa contul la importul extrasele pe baza contului setat în datele financiare ale clientului sau datele financiare ale furnizorului. Contul pentru importul extrasului poate fi setat și în datele financiare în TIP-ul subiectului. |
Până nu completăm toate datele, datele din extras nu pot fi înregistrate sau transferate pe jurnalul de înregistrare! O încercare de înregistrare a datelor din extras pe jurnal în acest caz returnează o eroare (vezi Înregistrarea nu este posibilă! Completează datele în poziția <Câmp>, poz: XX!).
Transferul datelor pe jurnalul de înregistrare a extrasele folosește toate controalele de introducere obligatorie pe care le-am setat la crearea planului de conturi (vezi Planul de conturi), la fel ca și în cazul înregistrării manuale sau automate. Informația care este obligatorie din cauza setării controlului contului este, de aceea, colorată în roșu, iar informația lipsă provoacă eroarea menționată mai sus.
|
Procesul de import al extrasului de cont bancar verifică conturile de tranzacție ale plătitorilor și beneficiarilor plății în funcție de datele introduse în catalogul partenerilor (vezi Conturi interne).
Dacă, prin urmare, denumirea partenerului din fișierul importat este incompletă sau greșită, intrarea sau ieșirea va fi atribuită acelui cod (denumire) al subiectului care este introdus în Catalogul subiectelor, pentru a permite închiderea corectă. De aceea, datele despre subiect în panoul Date bancare și în panoul Înregistrare pot fi diferite.
|
5. Datele, prin urmare, le completăm în panoul Înregistrare. Când toate datele necesare sunt introduse, din meniul asistentului selectăm funcția Înregistrează. Aceasta creează jurnalul de înregistrare a extrasului din contul de tranzacție.
6. În panoul de revizuire a completării datelor, programul, la importul extrasele, încearcă să coreleze datele din fișier cu datele din program. În tabelul de logare se înregistrează dacă a găsit informația sau nu.
|
Procesul de import al extrasului de cont bancar NU VERIFICĂ POZIȚIILE DESCHISE ALE PARTENERULUI. Va fi importată informația care provine din extrasul importat, indiferent dacă, de exemplu, documentul de legătură la care se referă clientul la plată există sau nu. De aceea, vă sfătuim să verificați constant, la fiecare import al extrasului, din Linia de activitate a pozițiilor jurnalului de asemenea, deschiderile de poziții și, dacă este necesar, să închideți pozițiile cu referințe greșite sau necorespunzătoare.
|
7. Dacă întrerupem procesul sau închidem fereastra înainte de a reuși să creăm jurnalul, datele adăugate pot fi pierdute. Programul ne avertizează despre acest lucru cu un mesaj: Extrasul de cont bancar nu a fost înregistrat! Toate introducerile vor fi pierdute! Totuși, închid?. Vezi și Importul extrasului (salvare).
Utilizarea procedurilor utilizatorului la importul extrasele
La importul extrasele putem selecta o procedură utilizator, dacă în câmpul Structură alegem Procedura utilizator. Se va afișa câmpul Nr. procedurii, în care putem selecta procedura ARES pentru importul datelor. Procedura utilizator poate fi utilizată pentru completarea datelor pe tab-ul Date bancare.
|
Procedura utilizator poate fi utilizată pentru importul datelor, care se afișează pe tab-ul Date bancare. Completarea datelor pe tab-ul înregistrare se realizează în continuare prin proceduri în program.
Un exemplu de utilizare a procedurii utilizator este utilizarea copiei procedurilor ARES 100001T (import ISO SEPA XML) sau 100001V (import ZbsXML v2.2).
|
Completarea departamentelor și/sau a centrelor de cost la importul extrasele
La importul extrasele, în mod implicit, departamentele și centrele de cost se completează doar dacă este activată închiderea pe departamente și centre de cost în consolea de administrare. Completarea departamentelor și centrelor de cost la importul extrasului, dacă nu avem activată închiderea pe departamente și centre de cost, poate fi activată astfel încât, pe tab-ul înregistrare, să facem clic cu butonul din dreapta al mouse-ului și să selectăm:
Programul își va aminti setarea (bifa înainte de setare) și va completa departamentele și/sau centrele de cost la următorul import al extrasele. Setarea poate fi anulată făcând din nou clic pe selecție (bifa nu mai este afișată).
Putem importa mai multe extrase pentru o anumită zi?
Da. Programul verifică dacă un extras înregistrat pentru o anumită zi există deja și, dacă da, se afișează un mesaj că există și, la confirmare, putem importa un alt extras pentru aceeași zi.
|
Dacă aveți întotdeauna un extras pe zi, faceți clic pe Nu, altfel veți înregistra același extras. Opțiunea este utilă pentru cei care primesc mai multe extrase de la bancă zilnic.
|
Marchează înregistrările dacă criteriilor corespund mai multe subiecte
La importul extrasele, programul poate întâlni mai multe subiecte cu aceleași date, de exemplu, același TRR. Pentru a avea o afișare colorată diferită a acestor subiecte, activăm opțiunea "Marchează înregistrările dacă criteriilor corespund mai multe subiecte".
Cu setarea activată, programul colorează aceste înregistrări cu o culoare pastel, ceea ce înseamnă că putem schimba subiectul din înregistrare cu altul. Cu clic dreapta putem vizualiza alt subiect și să transferăm înregistrările altui subiect corect.
Împarte plata pe baza ordinului de plată combinat
În cazul în care am creat și trimis un ordin de plată combinat pentru mai multe documente în lichiditate, putem activa opțiunea de împărțire a plății pe baza ordinului combinat la importul extrasele. Programul va verifica dacă pentru o anumită PLATĂ EXISTĂ mai multe documente. Condiția pentru împărțire este: același subiect, referințe (în credit și debit), codul scopului (uneori tipul de afacere). Dacă condițiile sunt îndeplinite, programul va împărți plata în mai multe poziții în funcție de viramentele individuale.
În cazul din imagine, în fișier a fost o plată pentru ambele conturi într-o singură poziție în valoare de 2200 EUR. Programul, pe baza subiectului, aceleași referințe și codul scopului, a găsit ordinul de plată combinat, care a fost creat din conturile 12-120-000005 și 12-120-000004 și, prin urmare, a împărțit plata într-o singură sumă în două, în funcție de viramentele individuale.
Afișarea tuturor datelor pe tab-ul înregistrare
Setarea se activează pe tab-ul Înregistrare cu clic dreapta. Dacă această setare este activată, datele din tabelul temporar al datelor bancare sunt incluse în afișarea datelor pe tab-ul Înregistrare.
Completează TRR lipsă la înregistrare
Setarea se activează pe tab-ul Înregistrare cu clic dreapta. Dacă această opțiune este activată, programul, la înregistrarea extrasului, adaugă TRR din tab-ul Date bancare subiectului selectat pe tab-ul Înregistrare, dacă acest TRR nu a fost introdus încă pentru subiect.
