Za splošen opis postopka zapiranja avansov glej Avansi.

Kadar terjatve in obveznosti knjižimo po oddelkih in/ali stroškovnih nosilcih (glej nastavitve v Parametri | Denar | Osnovni podatki), običajno želimo tako knjižene postavke tudi zapirati po oddelkih in stroškovnih nosilcih. Povedano drugače: če je v odprti postavki naveden sklic na oddelek in stroškovni nosilec, naj bosta ta dva podatka navedena tudi v

• protiknjižbah odprte postavke glede na podatke iz odprte postavke, kadar jo zapiramo z avansom
• protiknjižbi avansa glede na podatke, vknjižene pri prejemu/plačilu avansa, kadar le-tega zapiramo z neko odprto postavko

Na ta način omogočimo, da je postavka zaprta ne le glede na konto, partnerja in vezni dokument, pač pa dodatno še glede na oddelek in stroškovni nosilec. Prav tako vknjiženi avans ohrani podatke o kontu, partnerju in veznem dokumentu, dodatno pa še podatek o oddelku in stroškovnem nosilcu.

V ta namen v Parametrih | Denar | Osnovni podatki obkljukamo preklopnik "Zapiranje odprtih postavk po oddelkih in stroškovnih nosilcih".

Če smo torej v Parametrih | Denar | Osnovni podatki obkljukali preklopnik "Zapiranje odprtih postavk po oddelkih in stroškovnih nosilcih", se seznam odprtih dokumentov (pozicij za zapiranje) spremeni v toliko, da se navede še podatek o oddelku in stroškovnem nosilcu iz postavke za zapiranje. Podatek o oddelku in stroškovnem nosilcu iz postavke za zapiranje se seveda uporabi pri zapisovanju pozicije za knjiženje zapiranja avansa.

status parametra	kriterij za iskanje vrednosti odprte postavke in zapiranje postavke
	konto, partner, vezni dokument, valuta (zapiramo sumarno vrednost postavke glede na naštete tri kriterije)
	konto, partner, vezni dokument, valuta, oddelek, stroškovni nosilec (zapiramo sumarno vrednost postavke glede na naštetih pet kriterijev)

Primer zapiranja avansov po oddelkih in stroškovnih nosilcih

a) Oddelek in stroškovni nosilec sta na avansu in odprti postavki enaka

V seznamu pozicij za zapiranje označimo naslednji postavki:

Zapiranje avansa kreira temeljnico:

Po zapiranju avansa sta tako postavka na kontu 1200 kot postavka na kontu 2300 zaprti glede na oddelek in stroškovni nosilec. Skupni saldo odprtih postavk (torej terjatve vključno z avansi) po oddelkih in stroškovnih nosilcih iz te operacije je izravnan.

b) Oddelek in stroškovni nosilec se na avansu in odprti postavki razlikujeta

V seznamu pozicij za zapiranje označimo naslednji postavki:

Če pozicijo na tak način zapremo, bruto bilanca po oddelkih in stroškovnih nosilcih iz te operacije ne bo izravnana. Če je ta podatek bistven, to lahko preprečimo tako, da v knjižbo avansa najprej dodamo podatek o oddelku in stroškovnem nosilcu, nato pa ponovno zberemo podatke za zapiranje avansov. Seveda lahko na knjižbo te podatke dodamo tudi naknadno.

Vendar pa nam program take knjižbe ne prepreči, temveč nas nanjo opozori z IRIS sporočilom, ki omogoča izvedbo knjiženja ali pa prekinitev postopka (glej 4849 Avans in terjatev/obveznost se ne glasita ne isti oddelek in stroškovni nosilec!).

Če izberemo kreiranje temeljnice, bo le-ta kreirana takole:

Po zapiranju avansa sta tako postavka na kontu 1200 kot postavka na kontu 2300 zaprti glede na oddelek in stroškovni nosilec. Bruto bilanca po oddelkih in stroškovnih nosilcih iz te operacije pa ne bo izravnana.