Siehe Vorauszahlungen für eine allgemeine Beschreibung des Schließens von Vorauszahlungen.

Immer wenn Forderungen und Verbindlichkeiten nach Abteilungen und/oder Kostenstellen gebucht werden (siehe Einstellungen in Administrationspanel | Einstellungen | Programmparameter | Finanzen | Allgemein), möchten wir normalerweise die gebuchten Posten nach Abteilungen und Kostenstellen schließen. Anders ausgedrückt, wenn eine Abteilung und Kostenstelle in einem offenen Posten angegeben sind, sollten Sie diese auch bei der Zahlung des offenen Postens angeben.

• erneut gebuchter offener Posten, wenn er durch Vorauszahlung geschlossen wird
• erneut gebuchte Vorauszahlung nach Erhalt der Vorauszahlung oder Vorschüsse, die durch den offenen Posten geschlossen wurden

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Zeile nicht nur hinsichtlich des Kontos, des Themas und des verknüpften Dokuments, sondern auch für die Abteilung und Kostenstelle geschlossen wird. Das Konto, das Thema und das verknüpfte Dokument sowie zusätzlich auch die Abteilung und Kostenstelle werden in der gebuchten Vorauszahlung beibehalten.

Überprüfen Sie das Schließen offener Posten nach Abteilungen und Kostenstellen in Administrationspanel | Einstellungen | Programmparameter | Finanzen | Allgemein.

Nachdem Sie das Schließen offener Posten nach Abteilungen und Kostenstellen in Administrationspanel | Programmparameter | Finanzen | Allgemein überprüft haben, wird die Liste der offenen Dokumente (das heißt, eine Liste der offenen Posten sowie Liste der zum Schließen markierten Zeilen) geändert, sodass Abteilung und Kostenstelle in den Zeilen angegeben sind. Abteilung und Kostenstelle werden in der Zeile verwendet, in der die geschlossene Vorauszahlung erfasst wird.

Parameterstatus	Kriterien, die bei der Suche nach dem Betrag des offenen Postens und beim Schließen verwendet werden
	Konto, Thema, verknüpftes Dokument, Währung (Schließen des Gesamtbetrags der Zeile gemäß den zuvor genannten drei Kriterien)
	Konto, Thema, verknüpftes Dokument, Währung, Abteilung, Kostenstelle (Schließen des Gesamtbetrags der Zeile gemäß den zuvor genannten fünf Kriterien)

Schließen von Vorauszahlungen nach Abteilungen und Kostenstellen

a) Abteilung und Kostenstelle sind im offenen Posten und in der Vorauszahlung gleich

Markieren Sie die folgenden zwei Zeilen in der Liste:

Ein Buchungssatz wird erstellt, wenn die Vorauszahlung geschlossen wird:

Nach dem Schließen der Vorauszahlung sind sowohl die Zeile auf Konto 1200 als auch die auf Konto 2300 nach Abteilung und Kostenstelle geschlossen. Der Gesamtbetrag der offenen Posten (das heißt, Forderungen zusammen mit Vorauszahlungen) nach Abteilungen und Kostenstellen wird somit ausgeglichen.

a) Unterschiedliche Abteilung und Kostenstelle im offenen Posten und in der Vorauszahlung

Markieren Sie die folgenden zwei Zeilen in der Liste:

Eine Zeile auf diese Weise zu schließen würde bedeuten, dass die Probebilanz nicht nach Abteilungen und Kostenstellen ausgeglichen wäre. Dies kann verhindert werden, indem zuerst Abteilung und Kostenstelle eingegeben werden. Fahren Sie fort, indem Sie erneut auf Auswählen klicken. Natürlich können Sie die Daten anschließend hinzufügen.

Eine solche Buchung ist erlaubt. Dennoch werden Sie über die Diskrepanz mit der folgenden IRIS Nachricht informiert (siehe 4849 Vorauszahlung und Forderung/Verbindlichkeit gehören nicht zur gleichen Abteilung und Kostenstelle!).

Beim Versuch, einen Buchungssatz zu erstellen, wird dies auf folgende Weise erfolgen:

Nach dem Schließen der Vorauszahlung sind sowohl die Zeile auf Konto 1200 als auch die auf Konto 2300 nach Abteilung und Kostenstelle geschlossen. Die Probebilanz nach Abteilungen und Kostenstellen wird nicht ausgeglichen.