Създаване на поръчка за покупка

В PANTHEON процесът на покупка включва създаване на поръчка за покупка въз основа на поръчки за продажба или данни за наличности (минимум, максимум и оптимум), автоматично създаване на поръчки за покупка въз основа на минали продажби, наблюдение на частични покупки, анализиране на търсенето и други дейности.

Поръчки могат да бъдат направени за материали и стоки, както и за услуги. При създаване на поръчка за покупка наличността в избрания склад не се увеличава, тъй като този документ е само за информация.

Тази глава представя пример за това как да се създаде нова поръчка за покупка в PANTHEON.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Пат Пърчейс, ръководител на отдел покупки в Tecta, иска да създаде документ за поръчка за покупка за доставчика Tent Goods EE, Ltd. Той иска да създаде документа от вече създадена поръчка за продажба. Това се прави по следния начин: Избор на тип документ Създаване на документ за поръчка за покупка от поръчка за продажба Проверка на данните в заглавката на поръчката за покупка Проверка на редовете с артикули в поръчката за покупка Проверка на стойностите на поръчката за покупка и добавяне на бележка Печат на поръчката за покупка Изпращане на поръчката за покупка към eDocumentation

1. Избор на тип документ

За да започне създаването на нова поръчка за покупка, отговорното лице първо трябва да избере подходящия документ за поръчка за покупка тип документ.

За тази цел отговорното лице отваря менюто Поръчки | Поръчки за покупка и избира 0200 - Поръчка за покупка от списъка с типове документи.

СЪВЕТ Поръчките за покупка на производствени материали се създават от график. За пример за създаване на поръчки за покупка от график, вижте главата Създаване на поръчки за покупка от график.

2. Създаване на документ за поръчка за покупка от поръчка за продажба

Отговорното лице иска да създаде поръчка за покупка от поръчка за продажба.

За тази цел отговорното лице отваря менюто Поръчки за покупка | Създаване на поръчки за покупка и избира таба От поръчки за продажба.

Отговорното лице иска да поръча стоки от доставчика Tent Goods EE, Ltd, затова името "Tent" се въвежда в полето Основен доставчик. Желаният доставчик след това се избира от падащия списък.

В секцията Типове документи, отговорното лице избира само типа документ 0100 - Поръчка за продажба.

В полето Тип документ на секцията Създаване на поръчки за покупка, типът документ 0200 - Поръчка за покупка се избира.

В секцията, където се определя ограничителният критерий за поръчките за продажба по Статус , отговорното лице маркира отметката 1 - Създадена.

След избора на ограничителните параметри, отговорното лице натиска бутона Намери и се показват редовете с артикули на желаната поръчка за продажба, за която стоките ще бъдат закупени от доставчика.

Натискането на бутона Създай създава нов документ за поръчка за покупка със същите редове с артикули.

Табът Създадени поръчки се отваря с новата поръчка за покупка.

Двойно кликване върху документа отваря новосъздадената поръчка за покупка.

СЪВЕТ Има два допълнителни метода за създаване на поръчки за покупка. И двата са разположени в лентата с инструменти на документа. Можете да създадете поръчка за покупка, като натиснете бутона Създай в Поръчка за покупка. Вторият метод е да добавите редове с артикули от поръчката за продажба към съществуваща Поръчка за покупка с помощта на бутона Добави.

3. Проверка на данните в заглавката на поръчката за покупка

Данните за Доставчик и Превозвач от избраната поръчка за продажба са прехвърлени към новосъздадената поръчка за покупка.

Останалите данни в заглавката на документа се прехвърлят автоматично от Регистър на субекти .

Отговорното лице проверява данните и въвежда Дата и Свързан документ. В този случай се въвеждат датата 3.5.2022 и номерът 1234 на свързания документ.

След това отговорното лице проверява редовете с артикули.

4. Проверка на редовете с артикули в поръчката за покупка

От поръчката за продажба желаните артикули, количества и склад са прехвърлени към Редовена поръчката за покупка, както е показано на изображението по-долу.

Цените за поръчаните артикули, конкретно цените на доставчика, които могат да бъдат достъпни в таба Калкулация/ценообразуване, се прехвърлят от Регистър на артикули .

След това отговорното лице проверява данните, преглежда стойността на поръчката и добавя бележка.

СЪВЕТ Свързаните документи са изброени в таба Връзки. За повече информация относно връзките вижте главата Връзки.

5. Проверка на стойностите на поръчката за продажба и добавяне на бележка

В лентата със стойности отговорното лице проверява стойността Сума на поръчката, стойността на ДДС и стойността на потенциалната Отстъпка.

В този случай отговорното лице вижда, че стойността на поръчката за покупка е подходяща. След това отговорното лице добавя бележка към поръчката, която се въвежда ръчно в празното поле Бележка на документа.

Бележката също се показва в отчета за поръчката.

6. Печат на поръчката за покупка

За лесно визуализиране на създадената поръчка за покупка отговорното лице я отпечатва.

Това се прави чрез натискане на бутона Поръчка в лентата със стойности.

Тъй като отговорното лице иска да отпечата специфичен тип отчет за поръчката за покупка, то натиска десния бутон на мишката върху гореспоменатия бутон и избира типа 096 - Печат на поръчка от списъка.

Това отваря предварителен преглед на желания отчет за документа за поръчката. Чрез натискане на бутона в лентата с инструменти (Печат), отговорното лице отпечатва документа за преглед.

7. Изпращане на поръчката за покупка към eDocumentation

Отговорното лице иска да изпрати поръчката за покупка към eDocumentation и към доставчика за потвърждение.

На създадената поръчка отговорното лице натиска бутона в лентата с инструменти (Импорт/експорт на данни) и избира опцията от менюто Експорт на документ като eDocument.

Отваря се прозорецът Експорт на документ като eDocument .

В полето Тип Eslog на заглавката на документа, Eslog 2.0 се избира от падащия списък.

По подразбиране отметките за изпращане на документа за поръчка към eDocumentation, експортиране на документа в PDF формат и експортиране на XML и плик, необходими за изпращане на поръчката чрез bizBox, са маркирани.

Отговорното лице натиска бутона Създай за да експортира документа за поръчка за покупка към документацията.

Отваря се прозорецът Документи , показващ новосъздадения документ. В таба Файлове, създадените документи са показани.

Отговорното лице иска да изпрати поръчката към доставчика за потвърждение чрез bizBox.

В лентата с инструменти на Документи отговорното лице натиска бутона (Импорт/експорт на данни) и избира опцията от менюто Изпрати към bizBox.

Това завършва процеса на създаване на документ за поръчка за покупка.