Erstellen eines Einkaufsauftrags
In PANTHEON umfasst der Einkaufsprozess das Erstellen eines Einkaufsauftrags basierend auf Verkaufsaufträgen oder Bestandsdaten (Minimum, Maximum und Optimum), das automatische Erstellen von Einkaufsaufträgen basierend auf vergangenen Verkäufen, das Überwachen von Teilkäufen, das Analysieren der Nachfrage und andere Aktivitäten.
Aufträge können für Materialien und Waren sowie für Dienstleistungen erteilt werden. Beim Erstellen eines Einkaufsauftrags erhöht sich der Bestand im ausgewählten Lager nicht, da dieses Dokument nur zur Information dient.
Dieses Kapitel präsentiert ein Beispiel, wie man einen neuen Einkaufsauftrag in PANTHEON erstellt.
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FALLZUSAMMENFASSUNG
Pat Purchase, Leiter Einkauf bei Tecta, möchte ein Einkaufsauftragsdokument für den Lieferanten Tent Goods EE, Ltd. erstellen. Er möchte das Dokument aus einem bereits erstellten Verkaufsauftrag erstellen. Dies geschieht wie folgt:
- Auswahl des Dokumenttyps
- Erstellen eines Einkaufsauftragsdokuments aus einem Verkaufsauftrag
- Überprüfen der Daten im Einkaufsauftragkopf
- Überprüfen der Artikelzeilen im Einkaufsauftrag
- Überprüfen der Einkaufsauftragwerte und Hinzufügen einer Notiz
- Drucken des Einkaufsauftrags
- Versenden des Einkaufsauftrags an eDocumentation
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1. Auswahl des Dokumenttyps
Um einen neuen Einkaufsauftrag zu erstellen, muss die verantwortliche Person zunächst den entsprechenden einkaufsauftrag Dokumenttyp auswählen.
Zu diesem Zweck öffnet die verantwortliche Person das Menü Aufträge | Einkaufsaufträge und wählt 0200 - Einkaufsauftrag aus der Liste der Dokumenttypen aus.
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HINWEIS
Einkaufsaufträge für Fertigungsmaterialien werden aus einem Plan erstellt. Für ein Beispiel zum Erstellen von Einkaufsaufträgen aus einem Plan siehe das Kapitel Einkaufsaufträge aus einem Plan erstellen.
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2. Erstellen eines Einkaufsauftragsdokuments aus einem Verkaufsauftrag
Die verantwortliche Person möchte einen Einkaufsauftrag aus einem Verkaufsauftrag erstellen.
Zu diesem Zweck öffnet die verantwortliche Person das Menü Einkaufsaufträge | Einkaufsaufträge erstellen und wählt die Registerkarte Aus Verkaufsaufträgen.
Die verantwortliche Person möchte Waren vom Lieferanten Tent Goods EE, Ltd, bestellen, daher wird der Name "Tent" in das Feld Primärlieferanteingetragen. Der gewünschte Lieferant wird dann aus der Dropdown-Liste ausgewählt.
Im Abschnitt Dokumenttypenwählt die verantwortliche Person nur den Dokumenttyp 0100 - Verkaufsauftrag.
Im Feld Dokumenttyp des Abschnitts Einkaufsaufträge erstellenwird der Dokumenttyp 0200 - Einkaufsauftrag ausgewählt.
Im Abschnitt, in dem das begrenzende Kriterium für Verkaufsaufträge nach Status definiert ist, überprüft die verantwortliche Person das Kontrollkästchen 1 - Erstellt.
Nach Auswahl der begrenzenden Parameter klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Finden und die Artikelzeilen des gewünschten Verkaufsauftrags, für den die Waren vom Lieferanten gekauft werden, werden angezeigt.
Ein Klick auf die Schaltfläche Erstellen erstellt ein neues Einkaufsauftragsdokument mit denselben Artikelzeilen.
Die Registerkarte Erstellte Aufträge öffnet sich mit dem neuen Einkaufsauftrag.
Ein Doppelklick auf das Dokument öffnet den neu erstellten Einkaufsauftrag.
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HINWEIS
Es gibt zwei zusätzliche Methoden zum Erstellen von Einkaufsaufträgen. Beide befinden sich in der Dokumentenwerkzeugleiste. Sie können einen Einkaufsauftrag erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der Einkaufsauftragklicken. Die zweite Methode besteht darin, Artikelzeilen aus dem Verkaufsauftrag zu einem bestehenden Einkaufsauftrag hinzuzufügen, indem Sie die Schaltfläche Hinzufügenverwenden.
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3. Überprüfen der Daten im Einkaufsauftragkopf
Die Daten zu Lieferant und Transporteur aus dem ausgewählten Verkaufsauftrag wurden in den neu erstellten Einkaufsauftrag übertragen.
Die verbleibenden Daten im Dokumentkopf werden automatisch aus dem Fächer übertragen.
Die verantwortliche Person überprüft die Daten und trägt das Datum und das Verknüpfte Dokumentein. In diesem Fall werden das Datum 3.5.2022 und die Nummer 1234 des verknüpften Dokuments eingetragen.
Die verantwortliche Person überprüft dann die Artikelzeilen.
4. Überprüfen der Artikelzeilen im Einkaufsauftrag
Aus dem Verkaufsauftrag wurden die gewünschten Artikel, Mengen und das Lager in die Zeilendes Einkaufsauftrags übertragen, wie im Bild unten gezeigt.
Die Preise für die bestellten Artikel, insbesondere die Preise des Lieferanten, die im Tab Kostenrechnung/Preiseeingesehen werden können, werden aus dem Artikel register übertragen.
Die verantwortliche Person überprüft dann die Daten, überprüft den Wert des Auftrags und fügt eine Notiz hinzu.
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HINWEIS
Verknüpfte Dokumente sind im Tab Linksaufgelistet. Für weitere Informationen zu Links siehe das Kapitel Links.
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5. Überprüfen der Verkaufsauftragwerte und Hinzufügen einer Notiz
In der Wertleiste überprüft die verantwortliche Person den Summe Wert des Auftrags, den Wert der USt und den Wert des potenziellen Rabatt.
In diesem Fall sieht die verantwortliche Person, dass der Wert des Einkaufsauftrags angemessen ist. Dann fügt die verantwortliche Person eine Notiz zum Auftrag hinzu, die manuell im leeren Feld Notiz im Dokument eingegeben wird.
Die Notiz wird auch im Auftragsbericht angezeigt.
6. Drucken des Einkaufsauftrags
Um den erstellten Einkaufsauftrag leicht zu visualisieren, druckt die verantwortliche Person ihn aus.
Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche Auftrag in der Wertleiste.
Da die verantwortliche Person einen bestimmten Typ von Einkaufsauftragsbericht drucken möchte, klickt die verantwortliche Person mit der rechten Maustaste auf die obige Schaltfläche und wählt den Typ 096 - Druckauftrag aus der Liste aus.
Dies öffnet eine Vorschau des gewünschten Berichts für das Auftragsdokument. Durch Klicken auf die Schaltfläche in der Werkzeugleiste 
(Drucken)druckt die verantwortliche Person das Dokument zur Überprüfung aus.
7. Versenden des Einkaufsauftrags an eDocumentation
Die verantwortliche Person möchte den Einkaufsauftrag an die eDocumentation und an den Lieferanten zur Bestätigung senden.
Auf dem erstellten Auftrag klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche in der Werkzeugleiste 
(Daten importieren/exportieren) und wählt die Menüoption Dokument als eDokument exportieren.
Das Fenster Dokument als eDokument exportieren öffnet sich.
Im Feld Eslog-Typ des Dokumentkopfes, Eslog 2.0 wird aus der Dropdown-Liste ausgewählt.
Standardmäßig sind die Kontrollkästchen für das Versenden des Auftragsdokuments an die eDocumentation, das Exportieren des Dokuments im PDF-Format und das Exportieren der für den Versand des Auftrags über bizBox erforderlichen XML und des Umschlags aktiviert.
Die verantwortliche Person klickt auf die Schaltfläche Erstellen , um das Einkaufsauftragsdokument an die Dokumentation zu exportieren.
Das Fenster Dokumente öffnet sich und zeigt das neu erstellte Dokument an. Im Tab Dateienwerden die erstellten Dokumente angezeigt.
Die verantwortliche Person möchte den Auftrag zur Bestätigung an den Lieferanten über bizBox senden.
In der Dokumentenwerkzeugleiste klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche (Daten importieren/exportieren) und wählt die Menüoption An bizBox senden.
Damit ist der Prozess zum Erstellen eines Einkaufsauftragsdokuments abgeschlossen.